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基本の「き!」DR編:②成果を出せる準備と体制作り

田中@Storks

オンラインでいつでもどこでも手軽に始められる新たな採用手法、それがダイレクトリクルーティング(以下DR)です。

じゃあ早速、DRツールを契約して、今まで使ってきた資料や、他媒体で使用していた定型文などを流用して・・・ってちょっと待って!!!

”本気”で”メイン手法に”するのであれば入念な事前準備がDRの成果を決めると言っても過言ではありません。今回の記事では私たちStorksが実際に準備でやっていることを振り返りながら、欠かせない準備について、紹介していきます。


0. 大前提:DR(の準備で)大切なこと

ダイレクトリクルーティングとは?と検索したら絶対に出てくる言葉があります。

求職者を口説く

あなたのここが素敵!ここが弊社に必要!とスカウト文で口説くことは大大大前提ですが、スカウト文以外の他の項目まで気を使っていますか?使用DRツール上の情報を見れば企業の様々な情報が完結に把握出来るよう記載することも求職者を口説く上で必要なことです。

また、スカウトしている私たちが反応をつくる必要がある、ということも意識して取り組みましょう。スカウトしておいて、「後は自分で調べて!」なんて不親切もいいところです。

以下の2点を意識しながら、『求職者を口説く』ことがDRで大切な大前提です。

・求職者が自力で企業研究しなくてもDR上で全て完結できるように、記載できる概要項目は簡潔過ぎず丁寧に全て記載する。
・反応がないから、とすぐに見切りを付けず、アプローチ方法の変更や情報の見直しを随時行う。待たない。


1. DR活用のための、アピールポイントの見直し

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先にも述べたとおり、DRではナビ媒体と同様、企業情報・概要を記載できます。様々なツールが出てきており、中には文字だけではなく、プレゼン資料をまとめたPDFや動画をPR資料として記載することもできるものも。使用ツールの特徴を知り、求職者にはどのように見えるのか、を意識して会社アピール方法を見直しましょう

さらにスカウト文をはじめとする、求職者との個別のやりとりができます。メッセージを通して、より個人にあった内容を伝えられるのがDRの強みと言えます。
「我が社はこういう会社です。」とあらかじめターゲットを絞って記載しておくのではなく個人に合わせて様々な伝え方が出来る、多角的に会社を伝える事が出来るよう、改めて広い視野を持って情報を洗い出す必要があります。
採用戦略を念頭に置きつつ、スカウト文で使えそうな情報はあるか今まで使用していた資料等、今一度見直し、必要であればDR用に作り直しましょう


2. 検索項目の決定

次に検索項目の決定です。DRでは学生をデータベースから検索して見つけ出すところから始まります。そのため、どのような学生が欲しいのか、検索項目として決定する必要があります。

実際に使用するDRツールの検索項目や検索結果の求職者プロフィールを確認しながら、採用チーム内で共通認識を作って行きましょう。

DR学生検索項目一覧_21卒

※弊社のDR代行の際に利用している検索項目シート(一部)です。
これを元に、打ち合わせでチームの認識合わせをしています。

欲しい学生の軸は、5つのポイントに着目して決めましょう。

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ここで重要なのは理想パターンにはまらず、現実的な道を選ぶこと。
「この学校に通っていて、この部活動をしていて、これを専攻していて〜」と理想的な学生像を固めてしまうと、最終的にはスカウト出来る求職者が0になってしまいます。

★なぜ理想を追い求めてはいけないの?

自社に興味を持つ応募者を増やすためには、まず間口を広げる事が重要だからです。
スカウトを受け取った時点では、求職者が自社に対する興味は0であることを忘れないでください。私たちが働きかけてどう反応を生み出すか、興味を持ってもらうのか、を意識して取り組む必要があります。また、志望業界・職種は、就職活動する中で変化します。こちらの働きかけで変わることも。

実際にスカウトを通して興味を持ち、行動を起こしてくれるのは、(職種や時期などにも左右されますが)良くて20%程度。まずは、できるだけ多くの学生に声をかける必要があり、そのためにも、この「スカウトできる求職者」の像をできるだけ広めにとっておく必要があるのです。


3. 運用準備

DRについて理解が深まってきましたね!次は運用準備です。


 3-1. DR経由で何人採用する?使用する期間は?DR用採用計画を考える

DRにおいてスカウト承認率は一般的に20%前後と言われています。目標とする内定承諾人数と、必要な選考フェーズ毎の通過率を過去の採用実績を参考に、採用に必要なスカウト数と期間を把握しましょう。

以下は、3名の採用を目指す場合のスカウト数や、各選考フェーズにどれくらいの人数が見込めるかのシミュレーションの一例です。(実際の数は、業界や職種、地域などによって異なります)

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DRサービスによってスカウト数が月毎や契約によって制限される場合や、スカウト種類が複数ある場合があります。運用体制に関わるため、採用計画や予算など照らし合わせながら予め調べておきましょう。

ポイント)DR用の特別選考フローを用意できると、DRの良さをより活かすことができます。志望者がより特別感を感じられることで、企業への親密さを感じたり、志望度の向上につながりやすいためです。


 3-2. DRサービスに最適化した形で資料を作成する

「3-1. DR経由で何人採用する?使用する期間は?DR用採用計画を考える」で見直した資料を元に、企業や事業内容の説明・補足資料などを作成していきます(詳細は使用ツールによって異なります)。

実際に情報作成が終わったら、「実際に求職者からどう見えるのか」を意識して、掲載情報をチェックしましょう。最近はスマホで就職活動を行う求職者が大半を占めています。ファイル形式によっては見え方が変わることもあるので要注意です。

資料作成時のチェックポイント

1. 大きいスクリーンに投影する前提で作成していませんか?
 フォントのサイズは20pt以上を推奨しています。
2. 文字だらけではありませんか?
 画像をたくさん利用して、印象に残る工夫を!
3. 狙い通りの見た目か、実際の資料で確認しましたか?
 パワーポイントの資料とPDFの資料とでは、見え方が異なる場合もあるので要注意!


 3-3. 選考フェーズ毎のテンプレートとスカウト文を作成する

ファーストアクション時のスカウト文に加え、様々なイベントのお知らせ、リマインダなど、選考フェーズが進むごとに必要になる文章のテンプレートの作成も行います。

このとき、個人に向けて必要な部分はカスタマイズ出来る最低限の定型文を作りましょう。興味が0の相手とメッセージのやり取りをするわけですから、誰彼構わず同じ定型文でアプローチするのは駄目です!

★一番大切なことは思いやり

企業情報やスカウト文など、自社をアピールするのに必死になっていませんか?

自社のアピールポイントと、求職者が着目しているポイントは必ずしも一致しているとは言えません。下記の点を踏まえてもう一度作成した情報を見直してみてください。

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伝えたい事を一方的に伝えるのではなく、あくまでも相手を想って作成しましょう。


 3-4. 更に念入りな準備で、一歩先へ

以上が最低限の準備ですが、さらにもう一歩進んだ準備をしたい方は以下のことに挑戦してみるのもおすすめです。

1)先輩社員へのインタビューをしてみる
リアリティのある言葉を伝えるために一番手っ取り早い方法ですね。
求職者がイメージしやすい・親しみを覚えやすい入社3年目以内の若手先輩社員にインタビューしてスカウト文でも使えるような具体的な言葉をもらいましょう。

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2)DRツール無料お試しができるならやる
ツールを知らないと必要な情報もわかりません。
無料お試しできるサービスもあるので「営業がしつこいからちょっと……」なんて言わず登録して実際に使ってみましょう。わからないことはなんでも聞けるくらい担当営業さんと仲良くなっておいて損な事はないです!

また、採用チーム内で複数の担当者がいる場合、実際に試してみることで、細かいタスクの振り分けにも役に立つことがあります。運用のシミュレーションも兼ねて、事前にお試しで運用してみると、後々のトラブルが少なくて済みます。


(補足)スケジュール感

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スカウトの運用自体も工数はかかりますが、この準備や体制作りにも時間がかかるという事は忘れられがちです。どれだけかかるかは企業にもよるので一概には言えませんが、弊社でDR代行を行う場合、以上のようなスカウト準備期間に2-3週間費やしています

提示資料も再度作り直すとなると、とても直ぐにはスタートできません。
可能な限り作り込み、スケジュールと相談しましょう。


まとめ

DRの成功のためには、準備と体制作りに手間をおしまないことが大切です。資料なども、今まで使っていたものを使いまわしたりするのではなく、ツールにあった形で、アピールポイントや欲しい学生の条件の整理を行う必要があります。また、伝える際にも、相手を思いやりながら、より多面的に自社を伝えられるように心がけることが、よりよい成果につながります。ここにどれくらい力を入られるかが、DR成功の鍵とも言えるでしょう。

さて次回は、実際に運営を始めてみてからの話です。よくあるお悩みにはどのようなものがあるのか?また、どうやってそのお悩みは解決できるのか?について考えてみましょう。
お楽しみに!

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田中@Storks
マルチな芸能活動を約10年行い、結婚を機に就職。接客、コールセンターなどを経て「人」との接触を大事にするストークスに魅了され入社。持ち前の好奇心の旺盛さで、入社3ヶ月で500人超えの就活学生と接触、選考会へ導きました。