フルリモートワークで約1年間。リモートワークのデメリットを解消する３つの"しかけ"とは？

皆様、リモートワークという働き方はどうでしょうか？

「やっぱり仲間と同じ空間の方がなぁ……」
「通勤電車もないし最高だよ！！！！！」
「リアルが良いけど、リモート賛成派の社員も多くて…」

新型コロナウィルスによって、私たちの働き方は大きく変化しました。

リモートワークにもメリット・デメリットはそれぞれございますが、
より効果的な使い方、良い付き合い方があるならば、それに越したことはありません。

そこで今回、
弊社がオフィス契約を解除し、約1年間のフルリモートワークで見出した、
効果的な方法を今一度まとめました！

リモートワークで
・気軽なコミュニケーションの増やす
・マネジメント負荷を少なくする
・生産性を上げる
といった部分で効果的だったものをご紹介させていただきます！

（手前味噌ですが、弊社のリモートワーク下での組織作りのノウハウはNHKさんや日経さんなんかにも取り上げていただきました……！）

1. 経営者様が悩む【リモートワークのデメリット】

経営者様とお話させていただいて、よく聞くお悩みはやはりこういったものです。

【リモートワークのデメリット】
・気軽に声がかけられない
・誰がどこで何をしているか分からない
・マネジメントしづらい
・生産性が上がらない

どれもリアルのオフィスと違い、目の前に人がいないからこそ起きているものばかり。

オフィスなら「ちょっといいですか？」と声をかけられた…。
他の人が何をしているのか視覚的に分かった。
目の前に部下がいるから教えやすい。部下の異変にも気づくことが出来る
他の人が頑張っているから、もうひと頑張り。
こういったリアルだと当たり前のことが、リモートワークでは当たり前でなくなりますよね。

それでも「フルリモートワークでいける！！」と弊社の全社員が確信し、オフィス契約を解除するにいたりました。
いったい白潟総研ではどうやってこの課題を解消し、リモートワークのメリットの部分、甘い蜜を吸ってきたのか？
本日は実際にやってみてとても効果の高かった、３つの“しかけ”をご紹介します。

2. 無料ツールを用いたバーチャルオフィス

「気軽な声掛けが出来ない…」
「誰がどこで何をしているのか分からない…」

こういった課題の解決におすすめなのが、
『Discord』という無料ツールを用いてバーチャルオフィスを設計することです！

【Discordとは？】
Discordは無料でチャットやグループ通話、動画コミュニケーションが可能なツールです。

このツール初めて聞いたという方も多いと思いのではないでしょうか？
実はこれ…元々ゲーマー向けに作られたツールなんです。

ゲーマーってオンライン上でチームやギルドなんかを作って、離れている仲間とコミュニケーションを取りながら、何時間もぶっ続けでプレイしますよね…。
ゲーマーってある意味、最強のフルリモートワーカーなのかもしれません…笑

Discordは、そんなオンラインゲーマー達が、離れていてもコミュニティを作れるように設計されたツールなので、ビジネスでもうまく運用すると離れているメンバー同士がコミュニケーションを取りやすく、組織力を高めていくことなんかも出来てしまうのです。

【Discordで出来ること】
・「○○さん、今ちょっといいですか？」の声掛けが実現
・誰がどこにいて、何をしているのか一目でわかる
・１クリックで部屋を移動して1秒でMTGが開始できる
・偶発的な雑談が生まれやすい

運用方法を工夫すれば、リモートワークでの課題である、コミュニケーション量の低下や、社員同士の繋がりの低減を回避することが可能です。

【運用方法】
「ふ～ん。うまく使えばメリットがあるのね…。それは分ったけど、どんな使い方をすればいいんだ？」

はい。どう使うのか？といったところが気になると思います。
ただ、しっかりと運用の仕方をご紹介するとそれだけでnote1本書けてしまうので、よろしければこちらのnoteを見てみて下さい！
https://note.com/ishikawa_ssoken/n/n251f6f255330

白潟総研で実際に使っている運用ルールやポイントについて画像付きでまとめてあります！

3. 部下のモチベーションを下げない【5分1on1】

次が部下のマネジメントについてです。

リアルオフィスでは部下の働きぶりや態度を直接見ることが出来ますよね。

そうすると…
「あいつ頑張っているな。調子よさそうだな。」とか、
「モチベーションが下がってそうだけど、大丈夫か…？」
といったことが分かるかと思います。

ただリモートワークではそれが出来ない……。
気が付いたら部下のモチベーションは…だだ下がり…
そこから上げていくのがとてもチャレンジ。。
なんてお話もよくお聞きます。

そこでおすすめしているものが『5分1on1』という“しかけ”です。

【5分1on1とは】
5分1on1とは上司が部下のモチベーションを下げないために、1日1回以上実施する1対1のMTGのことと弊社では定義しています。

【5分1on1のメリット】
リモートワークという上司と部下が離れている状況では、部下の異変にはなかなか気づきにくいものです。
5分1on1は、そんな部下の異変をチェックする役割を果たします。
いわゆる部下の状況を把握するセンサーのような働きです！

章の冒頭にも少し書きましたが、
弊社では、リモートワークにおいてモチベーションを上げることを考える前に、
まずは下げないことが重要だと考えています。
なぜなら、リモート下でモチベーションが下がってしまうと、そこから上げるのはリアル以上に困難だからです。

そうならないためにも、離れている部下のモチベーション低下のサイン、
異変を素早く察知する必要があります。
ぜひ5分1on1で部下のサインを察知できるようにしてみてください。

【5分1on1の進め方】
①部下の「睡眠・食生活・体調」を質問でチェックする(~１分)
↓
②部下の元気の度合いを、会話をしながら確認する(~１分)
↓
③部下の気になること、困っていること、課題を聴く(～３分)
たとえば、自宅での仕事環境について、仕事上つまずいていること、プライベートなことなども含みます。

「え、こんなことでいいの？」

と思われたかもしれません。
はい。こんなことでいいんです。
ポイントは毎回同じことを同じ順番で聞くことにあります！

これは結構バカにできなくて、毎回同じことを聞いていくので、部下のちょっとした変化が分かるようになってきます。

たとえば…。
いつも「元気です！」と言っている部下が、今日は「はい、大丈夫です」って言い方をしている。
そうすると「あれ？もしかして何かあったのかな？」みたいに察知することが出来ます。
いつも同じことを聞いていくからこそ、変化を察知できるということです。

そして、悩みを聞いていたら、結構重いテーマの話になってきたぞ…という場合もあるかと思います。
そうなったときは、また別に時間を取って「じっくり話を聴く」「悩みを解消してあげる」という風に切り替えてみて下さい。

あくまで5分1on1は、
じっくり話すべきこと、部下が悩んでいることを見逃さない！そのための発見器というイメージです。

4. 生産性が30％向上した【半日PDCA】

実際に白潟総研で活用し、生産性が128％に向上した“しかけ”が『半日PDCA』です。
これは新人・若手の成長の土台を作ることも出来るのでおすすめです。

【半日PDCAとは？】
半日PDCAとは、午前中と午後それぞれで3つのゴールを設定し、半日ごとにPDCAサイクルを回す仕組みのことです。

だいたい1時間に1個のゴールを設計するイメージで、朝のうちに午前中のゴールを計画(Plan)
半日は目の前の3つのゴールに向かって集中！(Do)
午前中終わりにゴールの達成状況を確認し(Check)
改善点や継続点を洗い出して午後のゴールを設定(Act → Plan)

といったイメージで、半日でPDCAサイクルを回し午後も同様に取り組んでいきます。

【半日PDCAのメリット】
・目の前のゴールに集中出来る
・部下自身が仕事の優先順位を自力で考え計画する力がつく
・部下が成長していくための土台を作れる

これは実際に弊社の内定者・新人・若手でも効果が絶大でした！
中堅やベテラン社員が思っている以上に、リモートワークでは若手は何をすればいいか分からないのです…。
色々な仕事や業務が頭の中をちらつく、でもその都度誰かに聞くことも出来ない…。しかも自分を律する力もまだまだ備わっていない。
その結果、仕事に集中出来ない、生産性が下がってしまうということがとても多いです。

半日PDCAをうまく活用することで、彼らが闘牛のように目の前のことだけに猛進できるようになります。これは私の実体験です笑

【半日PDCAのポイント】
①1時間に1回、半日で３つのゴール設定

結論から言うと、半日のゴールは３つがおすすめです。

肝となるのは人間の集中の時間と短期記憶の数です。

〇集中力の持続時間について
→人間の一般的な集中力は45分であり、45分~60分に一度休憩をはさむと生産性が向上すると言われている。
〇短期記憶について
→人が短期的に覚えていられる物事の個数は３～５個と言われている。

なので、
〇ゴールが１つ２つの場合：
→そもそも1つの仕事が長くなりすぎてしまい、集中力が持続しない
〇ゴールが４つ以上の場合：
→意識するべきことが多すぎてそもそも覚えていられない

つまり、ゴールは1時間に1回くらいのイメージで、3つ設定することがおすすめとなります！

これは実際にやってみると、
ゴールが設定されていることで、「この1時間でこれをやりきるぞ！」とほどよい緊張感が生まれるので、緊張感が薄れがちなリモートワークでは相性がいいと感じました！

②部下自身が半日のゴールを考える
毎回のゴール案は基本的に部下に考えさせることが大切です。
部下からのゴール案をもとに、上司と部下で意見交換をして、ティーチングやコーチングを交えながら半日のゴールを最終決定するといった流れです。

はじめは、とんちんかんなゴール案が出てくる場合が多いですが、
だんだんとまともなゴール設定が出来るようになってきます。

半日PDCAは生産性を上げるための施策ですが、
実は、部下が自力で考え計画を立てるためのトレーニングにもなっています。

③継続すること、改善することを考えさせる
ゴールに向かって集中できた！達成状況の○×をつけて、終わり！
これではとっても、もったいないです……。

半日ごとに達成状況を確認するMTGでは、
・うまくいったなら、うまくいった理由はなんだったのか？
・失敗したなら、どう改善すればいいのか？
を部下に考えてきてもらうようにしてみて下さい。

そうすることで、自力で改善し振り返りをおこなう力を養えます。

誰もが実感している通り、成長には毎日の振り返りが欠かせません。
その振り返る力を着実に身に着けていくためにも、改善点や継続点についてしっかり考えさせるまでをセットにすることをお勧めしています。

リモートワークに関わらず、部下が自律自走できるようになるほど心強いものはないですよね。
半日PDCAの活用で、生産性が高まるだけでなく、部下が自律自走できるようになっていきます！

5. 最後に

ここまでお読みいただきありがとうございました！

「もっとリモートワークに関してノウハウが欲しい！」という方は、ぜひこれらのnoteをご覧ください。リモートワークに関してまとめたnoteの一覧です。
https://note.com/ishikawa_ssoken/m/m91f4dd6b45bd

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