No.522｜業務スピードを上げるためには

2024年6月9日 No.522　
当ブログは、ビジネスパーソンに向け、日々働く中で得た気づきについて発信します。
ーーーーー

■
仕事をするうえでトレードオフになることとして、「品質」と「スピード」があります。

両方ともベストを尽くしたいものですが、いずれかを選ぶとなると、どちらの方が望ましいでしょうか。

■
当然、職業や職種・求められる役割によって異なりますが、少なくともホワイトカラーは、原則「スピード」が大事だと考えています。

■
例えば、即レスが大事だとも言われます。

これは仕事ができる方の鉄則だと言われますよね。
即レスしないと忘れてしまうし、もう一度思い出して後で処理するのが二度手間になるということが理由です。

スピードを上げざるを得ないという方が正解でしょう。

■
しかし、なかなかこのスピードを上げるということができないケースが多い。
例えば、何らかの資料をつくる時でも、図表やグラフをきれいにすることに気を遣い、本質的なメッセージやそもそもその資料で伝えたいことを磨くことに時間を取れていないケースが往々にしてあるような気がしています。

メールにしたってそうです。
変に伝えたいこととは違うことにこだわり、あっという間に時間が経過していたということもあったりします。

■
では、どうすれば、スピードを高めることができるのか。

3つポイントがあると思っています。
そして、その順番が大事です。

1つ目は現状の自分の働き方よりもすごい人を見るということ。
ベンチマークやメンターとなる人を見つけてその人の働き方に刺激を受けるわけですね。
これは、本よりも生身の方が望ましいです。
本だと別の世界の人だという感じがしますが、目の前の人がってなるとまた感じ方が変わってきます。

■
そして、2つ目としてアウトプットの提供スピードをとにかく上げること。
また、その提供スピードも単に締切までに間に合わせるといったことではなく、半分ほどの締切で完成させるくらいの締切を設定することが大事かもしれないなと思います。

負荷を高めていくことでスピードも上がってきますので、単位時間の処理スピードを上げないといけなくする。

つまり、大胆な期限を区切って「忙しくしてみる」ことが一つの方法かと思っています。

■
そして、3つ目としてきちんと見直しを行うこと。

忙しくしてみた結果、仕事が単に雑になっているだけでは良くありませんが、思考の密度が濃くなるようになっているか、ある程度の質を担保しながら提供スピードは高くなっているかのチェックは必要です。

■
結局、忙しくて自分が処理しないといけない状態になるからこそ、タイムマネジメントを考えるようになるわけで、暇な状態だからタイムマネジメントを考えない。

大胆な目標設定をして、それを解消するためにどうすればよいか、を考えることでイノベーションが起こってきます。

■
ただ、一つ目がないとこれら2つ目以降も役に立たないので、肝心かなめはベンチマークが大事です。

皆様はスピードを品質について、どのように考えながら仕事をされていますでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。
本日も「即断・即決・即実行」「平均ではなく異常をやり続ける」「わからないからすべてやる」「巧遅拙速」「大量思考・大量行動」でいきます！

●本日のまとめ

・スピードを高めて仕事をするには、①ベンチマークやメンターの働き方から刺激を受けること、②スピードを速めるための環境をづくり、③実施してみた結果を検証・調整することが大事だが、何より、この順番がポイントである。