「やらないタスク」を洗い出そう

新人、ベテランに関わらず仕事って多いですよね。忙しすぎで「よくわからないけど忙しい」ということになっていませんか？それはタスクが整理されていない証拠です。

タスクが整理されていなければ忙しくなります。なぜなら、そこには「やらなくていいタスク」が混じっているからです。そこで今回は方に向けて「やらないタスクを洗い出す方法」についてです。

■ タスクを可視化する

冒頭でも述べましたが「よくわからないけど忙しい」という人はタスクを整理できていません。その場合はタスクの可視化と優先順位づけから始める必要があります。やり方は以下です。

・1日のタスクを付箋で可能な限り細かく書き出す
・それぞれのタスクの時間を見積もる
・タスクを優先順位順に並び替える

”付箋で”と記載しましたが、これは付箋でペタペタ貼り替えて並び替えをすると効率が良いからです。テンパっているときはアナログなやり方が一番効率的です。

並び替えた結果、自分のキャパを超えたタスクもあるはずです。次にやるべきはキャパに収める作業です。

■ やらなくていいタスクを洗い出すコツ

私の経験上「やらなくても良いタスク」の優先順位が高くなっている人が相当数います。そこで私が「やらなくて良いタスクもあるんじゃないの？」と言うと必ず「全部必要だ！」と返されます。

そこで私は洗い出されたタスクを指差して以下の質問をします。

このタスクをやらないと誰が困りますか？

その回答を聞いていると意外と困る人がいなかったりします。自分が単純に不安に思っていただけだったとか、このタスクはやるものだと思い込んでいたとか。「やらないと誰が困るか？」を明確にするのは、やらないタスクを洗い出す一つのコツです。

■ タスクの重さを軽くするコツ

結果的に必要なタスクばかりだったら、例えば以下の観点で洗い出したタスクをチェックしてみてください。

・他の人に振れるタスクはありませんか？
・メールで連絡しておけば終わるようなタスクはありませんか？
・それは会議の場を設けてやらなければならないことですか？
　つまり、資料の回覧だけで終わらせるタスクはありませんか？

このように代替手段を取ることで負荷を軽減させられるケースがあります。「タスクを捨てられないなら軽くする」という発想でチェックしてみましょう。

■ タスクが可視化されるからタスクは減らせる

このようにタスクを整理できるのは、そのタスクがどういうものなのか、どれだけあるのかがわかるからです。つまり、「よくわからないけど忙しい」とテンパっている状況にあるなら、まずは一度手を止めてタスクの整理から始める方が、トータルで見たときには負荷は下げられると思います。