期限を切らない仕事は永遠に終わらない
自分が何かの作業をするとき、部下に作業を任せるとき、期限を設定していますか？
あるリーダーのチームはいつもプロジェクトが遅延していました。私が状況を確認してみると、割り込み作業や、突発的に発生したタスクに対しての期限設定がされていませんでした。
結果、それらのタスクが間延びして、当初予定していた作業が「いつから開始できるのか」すらよく分からないという事態に陥っていたのです。
そこで今回は期限設定についてです。
1. 期限設定が無いと仕事は延びる
パーキンソンの法則というものがあります。
第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する
ここで着目するのは第1法則の方ですが、例えば「3日で出来る作業も5日の期限を与えられれば、2日の前倒しで終わることは無く、必ず5日かかる」というものです。
他の例え話では「どんなに大きな冷蔵庫を買っても、必ず満杯になる」なんて言ったりしますね。
それを踏まえると、仕事に期限が無い場合、その仕事は延々と間延びしていくことになります。
2. 期限設定が遅延を防ぐ
期限設定をすれば100％遅延しないといっている訳ではありませんが、遅延防止策の初手です。
パーキンソンの第1法則を考慮するのであれば、期限設定は絶対です。というか、そもそも期限設定をせずに仕事をしていること自体がありえないとは思うのですが・・・。
ですので、期限設定は絶対で、そのうえで重要なことは以下だと思います。
・期限を毎日確認する
・期限を適切に設定する
・期限をちょっと早めに設定する
・タスクごとに細かく期限設定する
期限を確認しないのであれば、期限を意識すらしなくなります。無理のある期限設定をしてしまえば、その期限に意味は無くなります。期限を意識しても、結局はデッドラインに合わせて後ろに纏めて作業してしまうので、少し前倒しにします。
そして、タスクごとに細かくというのは「夏休みの宿題」のように大きなタスクにしてしまうと、夏休み最終日に国語も算数も自由研究もまとめて作業が降りかかることになります。
それを防止するために「国語の宿題はいつ」「算数の宿題はいつ」のようにすることで、後ろ倒しになるタスクのボリュームを削減できるのかと思います。
3. 再計画と期限設定を忘れずに
当たり前のことしか言っていないんですが、これが出来ていない人は意外と多いです。
感覚としては最初はちゃんと計画をして期限設定をするんでしょうけど、プロジェクトでの割り込みや突発的な作業が発生したときに「再計画する」という意識が欠けている人が多いのかなって思います。
そして、これはその人の特性で、子供のころからの習慣なのではないかという気がします。テストで一夜漬けをしていた人はこういう傾向になるのではないかと思います。（私調べ）
子供のころから体に染みついた習慣ですので、私の周りを見ているとなかなか改善できないようですが、当たり前のことは当たり前にする意識を持って、改善を図りましょう。期限設定は絶対です。
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