利用規約を変更したいときはどうすればいいのか【変更のお知らせメール文例】
利用規約（定型約款）は、サービス開始後でも合理的な範囲でなら、相手の合意をとらなくても「変更」することができます。（利用規約という名前であっても、定型約款に該当しない場合も考えられますが、それはまた別の話になります。）
定型約款は変更できる
通常の契約は、締結後に勝手に変更することはできず、変更するにはまた合意をとって新たに変更契約の締結をしなければなりません。
しかし定型約款の場合にもこれをやろうとすると、大変に手間であり、現実的ではありません。
そこで、民法第５４８条の４第１項の規定を使うことで、合理的な範囲内でなら個別の合意を得ずに変更することができます。
民法第５４８条の４第１項（条文）
1 定型約款準備者は、次に掲げる場合には、定型約款の変更をすることにより、変更後の定型約款の条項について合意があったものとみなし、個別に相手方と合意をすることなく契約の内容を変更することができる。
一 定型約款の変更が、相手方の一般の利益に適合するとき。
二 定型約款の変更が、契約をした目的に反せず、かつ、変更の必要性、変更後の内容の相当性、この条の規定により定型約款の変更をすることがある旨の定めの有無及びその内容その他の変更に係る次条に照らして合理的なものであるとき。
2 定型約款準備者は、前項の規定による定型約款の変更をするときは、そお効力発生時期を定め、かつ、定型約款を変更する旨及び変更後の定型約款の内容並びにその効力発生時期をインターネットの利用その他の適切な方法により周知しなければならない。
3 第1項第2号の規定による定型約款の変更は、前項の効力発生時期が到来するまでに同項の規定による周知をしなければ、その効力を生じない。
4 第548条の2第2項の規定は、第1項の規定による定型約款の変更については、適用しない。
変更が認められるためには？
とはいえどんな変更でも認められるわけではなく、要件を満たすものでなければなりません。そこで条文によると、個別に相手方と合意をすることなく契約の内容を変更できる（利用規約を変更できる）のは、
①定型約款の変更が相手方の一般の利益に適合するとき（第１号）
又は
②変更が契約の目的に反せず、かつ変更の必要性、変更後の内容の相当性、変更条項の有無及びその内容その他変更に係る事情に照らして合理的なものであるとき（第２号）
とされていることがわかります。
値下げする場合
①の、相手方の一般の利益に適合するとき（第１号）とは、サービスを受けるユーザの誰かが得をするのではなく、ユーザ全体にとってメリットのあるような変更のことです。
つまり、簡単にいえば値下げとか、サービスを新たに付け加えるような場合のことをいいます。こういう利用規約の変更は、特に個別の合意を取ることなく変更できます。
合理性を根拠とする変更
②の、変更が契約の目的に反せず、かつ変更の必要性、変更後の内容の相当性、変更条項の有無及びその内容その他変更に係る事情に照らして合理的なものであるとき（第２号）とは、ようするに、合理的な変更だったら変更していいけど、そうじゃない場合はだめだよということです。
じゃあ、合理的な変更かどうかは、どうやって判断するのでしょうか？ これは実際にどのような変更がどのような契約で行われるかによるので、ケースバイケースです。
ただ、「合理性あり」とされる例として
・変更を望まない相手方に契約の解除権が付与されていること
・変更の対象や要件等を具体的に定めてあり、かつ信義則に反して相手方の利益を一方的に害するとは解されない変更条項が存在していること
があり、逆に「合理性がない」例としては、
・変更を望まない相手方が解除権を行使するに当たって過大な違約金を支払わなければならないとされていること
が挙げられています（電子商取引及び情報財取引等に関する準則/令和２年８月/経済産業省）。ようするにサービスを利用するユーザにとって、デメリットがなく、不意打ちのようなルール改正ではなく、いやだったら解約できるような選択権がある、それによってなにか不利益をこうむるようなものではない、という常識的な判断で決まってくるといえそうです。
合意は不要でも、効力発生時期を定めて知らせなければならない
もう一つ重要な要件として、利用規約を変更するなら、いつから規約の変更の効力が発生するかを定め、利用者に対して周知しなければなりません。いくら個別の合意は不要といっても、民法の規定により、周知は必要ということになります。
「定型約款を変更する旨及び変更後の定型約款の内容並びにその効力発生時期をインターネットの利用その他適切な方法により周知する義務」が課されているからです（民法第５４８条の４第２項）。
具体的には、事業者のホームページに掲載して公開するほか、念のため個別のユーザにメールをする方法が考えられます。例えば以下のような文言のメールを配信することになろうかと思います。
利用規約変更のお知らせのメール文例
「利用規約変更のお知らせ」
※本メールは重要なお知らせのため、配信を希望していないお客様にもお送りしております。
平素より○○○○サービスをご利用いただき、ありがとうございます。
このたび、20○○年○○ 月○○ 日付で「○○○○サービス利用規約」を一部変更させていただきます。
主な変更点
○○○○の取扱いの変更
○○○○の対応のための変更
各項目について、くわしくは以下をご確認ください。
1.○○○○の取扱いの変更
・・・・といたしました。
■これまでの規約該当部分
・・・・・
▼これから（規約変更日以降）の規約該当部分
・・・・
くわしくは、変更後の○○○○サービス利用規約第○○条をご確認ください。
2.○○○○への対応のための変更
・・・・と修正いたしました。
上記のほか、これまでの運用事項の明文化や細微な文言の修正をおこなっております。
変更の具体的内容については、下記の改定後利用規約をご確認ください。
▼改定後○○○○サービス利用規約
（URL）
▼本件に関する問い合わせ先
（URL）
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
利用規約を変更する際、少しでも参考になれば幸いです。
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