JC論：良い会議・良いJC：会議の運営

良い会議には良い運営が必要です。資料配布、設営、議事進行、片付けの各パートがうまく回らないと会議は良いものになりません。特に総務委員会等の会議担当委員会を中心に書きます。

資料配布

JCの議案は膨大にあるので、会議中だけで見きれるものではありませんし、会議中に資料の読み込みの時間を取るわけにも行きません。資料の事前配布は会議を円滑に進行するためにも非常に重要です。予め決められた提出期限を上程者が守り、会議担当委員会は配布期限を守らなければなりません。

これはできるだけITをうまく活用してください。日本JCでは以前は7日前に上程のタイトルを記載した上程表、5日前に議案の上程、3日前に配布というスケジュールで動いていました。しかし、新アジェンダシステムになったことで、各委員会の上程が直接配布につながるようになり、この日数を縮め、総務委員会の負担を減らすことができています。

担当委員会は、配布だけでなく体裁面の問題がないかチェックするようにしてください。「リンクが飛んでない」「体裁が完全に崩れている」といったような、会議の進行の妨げになる要素を取り除く必要があります。

設営

設営において重要なのは、まず①スケジュールを立てて、②チェックリストを作り、③作業を分担することです。会議設営は一人でできるものではありませんし、会議開始までに完成しなければ大きな迷惑をかけることになります。設営担当委員会にとって、この３つをきちんと行うことが重要です。

次に重要なのは、机の並べ方と席配置です。例年ほぼ同じで踏襲すれば良いということもあるでしょうが、時には参加者が変わるイレギュラーもあります。また、場所が変われば同じ席配置ができないこともあります。事前の確認と当日の速やかな設営が必要です。また、オブザーブを認める場合にはどこにオブザーブが何人ぐらい座るのかをよく考えてください。これは時期によって大きく変わることがあるので要注意です。追加が考えられる場合は、予備の机や椅子を確認する必要があります。

また、会議に必要なマイクや小物が揃っているか、配布物を配る準備はできているか、プレゼンなどを行う場合はその準備はできているか、チェックリストを充実させていく必要があります。

議事進行

議事進行にも担当委員会は大きな役割を果たします。議事進行は役員が行うとしても、議事進行のシナリオ作りをすることもあります。シナリオ作りにあたっては各参加者の状況を把握し、起きるべきことが取りこぼしのないようにする必要があります。

また、会議中も議事録のためのノート取りはもちろん、資料配布、マイク運び、ドアクローズ、休憩時の音楽再生や整理など意外とやることは多いものです。会議中にも気をぬくことはできません。これも起きるべきことを予想し、シナリオを作成するなどして準備しておくことが肝要です。

片付け

片付けも非常に重要です。ゴミを捨て、会場を元どおりに戻すことは当然のことですが、「元どおり」というのも会場が変われば変わってくるので、事前の準備が必要です。

さらに言えば、やはりJCなら「来たときよりも美しく」ということを考える必要があります。机や椅子を軽く拭いてみる、次に使う時に取り出しやすいように並べる、汚損しているものは取り替える、など、元に戻したから終わりというのではなく、プラスアルファを求める姿勢が重要です。

次は

読みやすい議案

目次はイントロダクションにあります。