＃27 夏休みの部活動欠席連絡が簡単・効率的に！Microsoft FormsとPower Automateが支える新たな連絡システム

　夏休みに入り、今年も多くの学校で部活動が行われていることと思います。しかし、夏季休業中であっても欠席連絡や遅刻の連絡は教職員にとって一苦労です。そこで、私たちの学校では、Microsoft FormsとPower Automateを活用した新たな連絡システムを構築しました。このシステムにより、教職員は全ての欠席や遅刻の状況を簡単に把握でき、保護者も朝の忙しい時間に連絡する必要がなくなりました。
　今回は、上記のシステムがもたらすメリットやFormsの回答をPower Automateを使って自動投稿させるためのフロー構築についてご紹介いたします。

１　全職員の把握力向上と業務効率化

　この新システムの一番の利点は、煩雑な手続きを自動化することで、全職員が子供たちの欠席や遅刻情報をリアルタイムで把握できることです。Microsoft Formsを使って生徒や保護者が欠席の連絡を行うと、Power Automateが自動的にフローを作動させ、その情報をTeamsの出欠席チャネルに自動投稿します。これにより、教職員は手作業での情報収集や確認作業から解放され、より迅速かつ正確な情報を得ることができます。

２　保護者への利便性と円滑なコミュニケーション

　また、この新システムは保護者にも大きなメリットをもたらしています。朝の忙しい時間帯に電話で連絡する必要がなくなったため、保護者は事前に欠席の連絡をすることができます。これにより、保護者の負担が軽減されるだけでなく、教職員とのコミュニケーションもスムーズに行えるようになりました。

３　夏休みからの導入で実現される効果と期待

　この新たな学校連携システムの導入により、朝の電話の数が減り、業務の負担も軽減されます。教職員は子供たちの出席状況に迅速に対応でき、保護者との円滑なコミュニケーションも実現できます。さらに、子供たちも自分の欠席連絡が確実に届くことを安心して感じることでしょう。

４　フローの構築方法

　具体的な構築手順は以下の通りです。
①フォームの作成
　Microsoft Formsを用いて、欠席や遅刻の情報を収集するフォームを作成します（図１）。

図１　フォームの作成

②トリガーの設定
　Power Automateを開始し、新しい回答が送信されたときにトリガーを設定します（図２）。

図２　トリガーの設定

③情報の抽出
　フォームからの回答を受け取り、Teamsへ自動投稿させるために必要な情報を抽出します。また、抽出した情報を予め指定したフォーマットに整形し、対象のチャネルに投稿されるよう設定します。（図３）
（例：欠席者の氏名、部活動名、欠席日、理由など）

図３　Teamsへ自動投稿フローの構築

Formsでの回答が行われると、Teamsの指定したチャネルへの自動投稿される

　これにより、教職員は手作業での情報管理や連絡が不要となり、より効率的な学校運営が可能となります。

５　おわりに

　今年から、新しい部活動欠席連絡システムを導入しました。このシステムは、欠席連絡の効率化を図るだけでなく、保護者も朝の忙しい時間に連絡する必要がなくなり、また連絡の遅れや情報の漏れなどの問題も解消されるなど、多くのメリットがあります。
　今後も、授業改善や働き方改革に向けて、効果的な活用方法を模索していきたいと考えています。
　子どもたちの深い学びの実現、教員の働き方改革の推進に向けて、ともに頑張りましょう。