ひとり税理士のＤＸ -10. 関与先のＰＣデータの検討-
顧問契約を交わした後、関与先のパソコン内のデータを確認させてもらうようにしています。
なぜなら、紙ベースで資料を収集するより、データで収集した方が会計処理の事務は省力化できるので。
口座やカードのデータ等は、ＡＰＩ連携等により会計ソフトに取り組むことができるようになりましたが、そのほかにも、業界専用ソフトのデータやメールの添付ファイルなど会計処理に使えそうなデータがパソコン内にはたくさんあります。
関与先の方にとって重要でないと思われているデータも、税理士にとっては必要と思うデータもあったりするので、確認するようにしています。
データの保存先の確認
パソコンの中を確認する際は、関与先に十分説明し、了承した上で確認しています（税務調査でも同じことをしていました。）。
手っ取り早くパソコンの利用状況を確認するには、「最近使った項目」を見るのが一番（操作方法は以下のとおり）。
以上の方法で、よく利用していそうな保存場所（最近使った項目のリンク先）等を確認は、その中にある役に立ちそうなファイルを取得するようにしています。
取得する際に注意すべきこと
初心者によくあることですが、ショートカットのファイルをコピーしリンク元のファイルを取得していなかったということがあるので、注意してください。
なお、エクセル等のファイルにデータが入力されていなくて、他のエクセル等のデータをリンクしている場合もあるので、その場合もリンク元のファイルを取得するように注意してください。
また、関与先の使っているソフトが税理士のパソコンにインストールされていないと、そのファイルを開くことができない場合が多いです。
この場合の対処方法として、以下の方法を参考にしてください。
Ｇｏｏｇｌｅドライブで開いてみると
開くことができないファイルでも、Goolgeドライブにアップロードしたら確認できることがあります。
(例) 拡張子がdoというファイル
以前の税理士事務所から引き継いだファイルの中に、拡張子が「do」というファイルがありました。
エクスプローラで開いてみても、
上図のように、どのソフトにも関連付けされていないアイコンに、・・・。
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ファイルをダブルクリックしても、
上図のようにメッセージが表示され、ファイルを開くことができませんでした。
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Googleドライブでこのファイルを開いてみる。
上図のように、ファイルのアイコンはｐｄｆとなっており、ダブルクリックしてみるとも中身が確認できました。
ＭａｃＯＳ用のファイル（Numbers）の場合
Ｍａｃを利用している関与先から提出されたNumbersというMacOSのソフトで作成したファイルも、エクスプローラでは、以下のとおり、開くことができませんでした。
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Googleドライブで開いてみると、
ファイルの中身を確認することができました。
以上、すべてのファイルが確認できるわけではありませんが、税理士が通常利用するファイルは、このGoogleドライブを内容を確認できるようです。
ＤｒｏｐＢｏｘでは
ＤｒｏｐＢｏｘでも、できるかどうか試してみました。
ファイルの中身が確認できました。
ちなみに、有料ソフトのファイルビューアソフトもあるので、上の方法で駄目だったら試してみては・・・。
たまに、拡張子を変更するだけで、ファイルを開くことができる場合があります。拡張子を判別して拡張子を変更するソフトもありますので、それを試してみては・・・（もっと簡単に判別する方法もあるのですが）。