社内の人に何かを聞かれた時、考えるべき大切な３つの事

会社で仕事をしていると、誰かに何かを聞かれる機会が多々あると思います。

例えば、
「XX様から外線でお電話が入っていますが繋げても宜しいですか？」
「この書類を郵送しても宜しいですか？」
「提案書に使用する画像はこちらで用意した方が宜しいですか？」
といった内容を始めとする様々な質問事項です。

相手の言葉通りの解釈で返答を行ったが為に、後から再度質問され二度手間になったり、思いもよらない面倒な事に巻き込まれたりといった経験はありませんか？

それはもしかすると、以下３つの観点が不足しているから。なのかもしれません。

１、相手が何を求めているか、期待しているか
２、聞かれている内容に過不足はないか
３、返答によって誰が得をして誰が損をするか

瞬時に状況を把握し、相手に返答を行うのは多少経験を必要としますが、これらを踏まえたコミュニケーションが出来ると、周りから一目置かれるのは間違いありません。では、ひとつずつ解説させて頂きたいと思います。

１、相手が何を求めているか、期待しているか

「XX様から外線でお電話が入っていますが繋げても宜しいですか？」と、総務部門から内線がかかってきた場合、相手は「はい。繋げてもいいですよ」の一言を期待している事が多いです。なぜなら、電話の取次ぎが完了したらすぐに別の仕事へ取り掛かれるからです。
ですが、「売り込みの営業電話だから、担当者は外出して今日は戻ってこないと言って下さい」なんて返答したら、取り次いでくれた相手がそのセリフを電話先の営業マンに言わないといけない。だけでなく、お断りの嫌な役回りも担わないといけない羽目になります。もしかすると、電話先の営業マンが怖い人で、断った瞬間に捨て台詞で怒鳴られるかもしれませんし、それで電話を受けた総務の人は心がひどく傷つくかもしれません。その上、時期的に年度末（３月後半）であった場合、忙しい最中に余計な仕事を差し込まれた総務の人は、ハズレくじを引いてしまった様な気分になるでしょう。その気分は間接的に電話を取り次いだ相手に向けられる事は容易に想像が可能です。
自分が面倒だから、手間をかけたくないからといった理由で、お断りの返答を総務部門に押し付けるのは止めましょう。なぜなら相手は「はい。いいですよ」の一言だけを待っているのですから。

２、聞かれている内容に過不足はないか

「この書類を郵送しても宜しいですか？」と聞かれて「はい。いいですよ」と返答したい所ですが、この場合は色々と問題があります。上記の電話取次パターンでは「はい。いいですよ」が正解です。しかし、こちらのパターンでは正解まであと一歩という所でしょうか。その理由は、書類を実際に郵送する時の情報も一緒に付与し返答を行う必要があるからです。例えば、郵送する場合にレターパックなのか定形外郵便なのか、普通郵便なのか速達なのか、いつまでに先方へ到着する必要があるのか、そして送り先の情報も必要になりますね。これらの情報を一緒に伝えないと、後から五月雨式に何度も聞き返されて、ちょっと面倒な感じになります。その仕事が完結するまでのイメージを頭の中で組み立て、仕事を遂行するために何の情報が欠落しているのか想像しつつ、相手に伝えるのが良いと思われます。そうする事でお互いの仕事が早く完了し、定時で退社できる可能性が高まるからです。

３、返答によって誰が得をして誰が損をするか

「提案書に使用する画像はこちらで用意した方が宜しいですか？」と聞かれ「はい。宜しくお願いします」と答えるのが一番楽です。なぜなら、提案書に合う画像を探し、それが著作権を侵害していないか調べる作業は案外手間のかかるものだからです。それを相手がやってくれるのであればラッキー極まりないですが、毎回それに甘えていると相手との信頼関係が怪しくなってくる可能性もあります。
なぜなら、誰かがやらないといけない仕事を一体誰がやるか？を極論すると仕事の押し付け合いだからです。毎回相手に押し付け続けていると相手も良い気分ではありませんよね。例えば、相手に画像を選定するセンスがあって、その技術は到底真似できる様なものでは無かった場合、相手の仕事が無くて暇を持て余していた場合は相手に任せた方が断然良いのですが、そうでなければ、たまには作業をこちらで引き取ったり、お礼に美味しいお菓子をあげたり、褒めてあげたりといったフォローが必要になります。相手に押し付けるか、自分が巻き取るか、そこには静かな駆け引きが存在するのです。何か特別な理由がない場合は、こちらで対応した方が良さそうです。

今回は社内の人から何かを聞かれた場合の例を３つご紹介しましたが、仕事をしていると実に様々なパターンのやりとりが発生します。しかし、どのパターンにも共通して言えるのは、いかに相手を思いやって仕事を進めるかという事。自分が楽する事を優先せず相手にメリットのある返答が出来れば、きっと相手との信頼関係が強くなり、まわりまわって自分の仕事がやり易くなるはずですから・・・