8083文字！言葉ダイエット（内容まとめ）
この文章はネタバレを含んでいるため、理解いただける方のみ閲覧ください
”ビジネスにおいて、人は書きすぎてしまう”
人に伝わる文章には、「書くこと」以上に「消すこと」が重要である
【理由】ビジネス文章はなぜ長くなるのか
①「読んでもらえる前提でいるから」
→まず、相手は自分の文章を読みたくないという前提を理解する
②「あなたが真面目で能力が高いから」
→人に多くを伝える＝わかりやすいではない
一つの文章に書く内容は、一つに絞ること
=”一文一意”
これを徹底することで、ロジックのある文章
つまり、意味の繋がった理解しやすい文章を作ることができる
では、理想的な文章量とは？
→一文あたり、40〜60文字を目指して削っていく
抽象的な表現により、意味がわかりにくくなる
具体例その1：不要な修飾語
修飾語は、物事をかっこよく見せることができるが、書き手と読み手で解釈の違いが生まれてしまいやすい
そのため、小説のように読み手の想像力をかきたてることを目的とする場合は非常に効果的
しかし、ビジネス文章において、解釈の違いは命取りになる
だから、解釈がブレようのない、具体的な言葉だけを使うことが大切！
具体例その2：カタカナ語
カタカナ語は、専門的な言葉やそれっぽい文章を簡単に作ることができるため、多用されがちであるが、かえってわかりにくさを助長してしまう、自己満足になりやすい言葉
そのため、極力、日本語の表現に置き換えた具体的な言葉を用いる！
具体例その3：前提の共有が長い
人と話をする上で、前提となる状況を共有し目線を合わせることは非常に大切。しかし、その内容が長くなってしまっては意味がない
大事なのは共有した上で、「自分はどう思うのか、何ができるのか」を伝えること！
だから、前提条件は、読み返して長すぎないよう最小限にする必要がある
↓
抽象的なことは、読み手のイメージを掻き立て、中身への興味を促す見出しに用いると良い
そして、肝心となる内容を具体的に記述することで、読み手の欲求に答えることができ、文章としてもわかりやすくなる
思い切って省いてみる
前後の文脈から、主語が明らかな場合は、思い切って省略してみる！
日本語の特徴として、主語がなくても、文脈から推測することができる。それにより違和感なく、意味が通りそうであれば省く
→日本語らしい、テンポのある文章にすることができる
重言に気をつける
・違和感を感じる
・顧客体験の体験価値
・衝撃的なインパクト
・記念品としてプレゼントを用意
→すべて、前後の単語の意味が重複している
わかりにくい文章では、こういった罠にハマってしまいやすい
ムダな敬語は使用しない
・自分が嫌われないことより、トラブル解決を優先する
・丁寧すぎる文章は、かえって印象が悪くする
・伝えにくい文章こそ、単刀直入に
相手に嫌われないようにと配慮しているつもりだろうが、遠回しで、はっきりしない文章になりやすい
伝えにくい内容こそ、短く読みやすい文章にすることが相手への礼儀となる
相手に断る場合も、NGとなった理由と今後について丁寧に説明すること！
Ex)「させていただきました」
→『主張はしたいけど、嫌われたくない』という心理が働いている
表現を統一する
同じ内容には必ず同じ言葉を用いる
→表現の統一
例えば、
仕事を新しく始めるタイミングで関係者全員で単語の解釈を統一する
※だからといって同じ言葉を何度も繰り返すのはナンセンス！
あっという間に読み手は飽きてしまうので、三回以上は繰り返さずに言い換える
結局、表現がぶれてしまうのは、わかっているようでわかっていないテーマについて書くとき！
言葉の効力にまかせてしまい、イメージでそれっぽいことしか書けていない
→まずは、テーマが何なのかを明確にすることが大切！
こそあど＆接続語の連発禁止
「その」「この」の連発は、読み手に幼稚な印象を与えてしまう
→前の文とのつながりが不安だから！
◎接続語を減らすためのテクニック
「体言止め」を使いこなす
Ex)電気自動車は、ガソリン自動車に代わるものとして注目されています。そこでは〜
↓
ガソリン自動車に代わるものとして注目されている電気自動車。そこでは〜
体言止めを用いると、ややカジュアルながらリズミカルで読みやすい文章になる！
その他ポイント
・記号を揃える
「」、『』、””など、記号の使い方がいい加減な文章は、読んでいて気持ちが悪い
→事前に記号使用のルールを決めておく！
Ex)商品名は『』、他の固有名詞は「」など
・文末は揃えない
△〜ました。〜ました。
○〜ました。〜です。
→同じ文末が続いてしまうと、リズム感がなく単調になるので、文末を違う言葉にしてみる！
・迷ったら新聞を参考にする
新聞の文章は校閲者により、文法的な誤りがないか徹底的にチェックされる
記号の使い方や文書の書き方に迷ったときには、参考にすると良い
※きれいで洗練された文章を書く際には参考になるが、読み手をひきつけ読みやすい文章の手本には適していない
あくまで文法的な正しさを求める場合に参考にする！
ここまでのまとめ
【前提】
「相手は自分の文章を読みたくない」
→読んでくれない前提で、できるだけ読みやすい文章を心がける
①ひとつの文には、ひとつの内容だけを書く
②1文は40〜60文字以内
③抽象論禁止
→修飾語、カタカナ語は最小限に！
④繰り返し禁止
→重言には特に注意！
⑤ムダな敬語禁止
→嫌われないことより、読みやすさを優先する！
⑥表現を統一する
→同じ内容には、同じ単語を使う！
⑦こそあど＆接続語の連発禁止
→体言止めを使って、リズミカルな文章を！
相手に読んでもらえるメールの作り方
→読みやすいメールの構造をマスターする
ポイント①メール単体で完結させる
一通のメールに必要な全情報を入れておくようにする
ポイント②短期情報は「本文」に、長期情報は「添付ファイル」に記載する
メール本文はすぐに読み流されてしまうのに対し、添付ファイルは多くがダウンロードして保存されるため
【ここでの定義】
短期情報は、一回読めば不要になる文章
長期情報は、何回も参照する文章
Ex)
・「次回打ち合わせの時間」
→スケジューラーに入力すれば不要になるので「短期」
・「全体スケジュール」
→プロジェクトが終わるまで見返すことになるので「長期」
件名や添付ファイルは極力短くする
件名や添付ファイル名は「文章」ではなく「情報」
敬語や丁寧語は使用せず、情報として端的に書く
Ex１)
件名：昨日お送りさせていただいたお打ち合わせの議事録につきまして訂正させていただきます。
↓
件名：12月18日の議事録の修正について
└①相手がすぐに読むとは限らないため、時間は具体的に記載
②情報のため、敬語や丁寧語は使用しない
Ex２)
ファイル名：イノベーションアドバタイジング高田様宛_令和元年12月18日議事録_桜庭追記.doc
↓
ファイル名：議事録_20191218.doc
↓
ファイル名：I社_議事録_20191218_桜庭rev.doc
└①クライアント名を先頭にすれば管理しやすい
②略語使用で短く内容を伝えることができる
大事なことほど前半に持ってくる
相手が読む状況はわからない。
主題を読み飛ばされないように、前半に記載する
メールにおける文章以外のポイント
・宛先を追加/削除するときには必ず明記する
→情報漏洩につながりかねないため
・正しい敬語より即レス
→忙しい相手ほど、簡単な内容でいいので即レスを心がける
考える時間が必要な場合は「後ほど返信します」と記載する
メール文面打ち直しレビュー
【流れ】
まず、原本を見ながら自分で修正したものを記載
その後、回答例を見ながら改善すべきポイントを考察する
件名：初回連絡）出戸大学の荒木です
本文：
オムニ社 団さま
先日の出戸大学での公演内容が素晴らしく、参考にさせていただきたいと考えています。
貴社を志望する理由は2点あり、
・セキュリティビジネスの強みに将来性を感じていること
・専攻しているAI研究を用いて貢献できると考えていること
です。
つきましては、12月15日〜19日の12時以降でOB訪問をさせていただけないでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願い致します。
ダメなポイント
・件名が明らかでない
パッと見て、内容がわからない
→修正後）OB訪問のお願い
また、自己紹介や突然のメールの申し入れは本文内に記載する
→修正後）
突然のメール失礼いたします。
出戸大学の荒木と申します。
・感謝を述べて好印象を与える
加えて、この場合、両者の接点は出戸大学のみであり、OB訪問を快く受け入れてもらうためにも、感謝の意と接点、そして相手がOB訪問相手に適している理由を伝える必要がある。
→修正後）
先日、大学で団様が公演をされた際、出席しておりました。
└両者の接点を伝える
素晴らしい公園を本当にありがとうございました。
└感謝の意を伝える
お話を聞くまで、セキュリティ事業には
人間の直感や経験が不可欠だと思っていました。
└前提の共有
テクノロジーを利用した貴社の実績に、衝撃を受けました。
└相手が与えた良い影響を伝える
・相手の状況を考慮し、お願いをする身分を考えた文章を作る
いきなり、本題にいくと、「忙しいのに無礼なやつだ」と思われかねない
お願いをするからこそ、本題の部分は丁寧に記述する
加えて、具体的にどのようなことを求めているのかを追伸程度に記載するとよい
→修正後）
もし差し支えなければ、OB訪問にてより詳しいお話を
聞かせていただけないでしょうか？
（私、就活活動でも貴社を志望しており、アドバイスをいただけると幸いです）
└相手に求める、具体的なアクションを伝えることで判断の手間を省く
・日程はあくまで相手に合わせる
こちらに都合のいい日程を提示すると、「自分勝手なやつだ」と思われかねない
この場合は、まず相手に合わせるという誠意を見せる
→修正後）
もしお時間いただけるのであれば、
都合の良い日時をご教示いただければと思います。
・丁寧語は正しく用いる
→修正後）
お忙しいところ申し訳ありません。
よろしくご検討のほど、お願い申し上げます。
伝わるプレゼンスライド&レビュー
【流れ】
まず、元スライドを見ながら自分で修正したものを記載
その後、回答例を見ながら改善すべきポイントを考察するか
【原本スライド】
①
【自分】
レシピサイト メガレシピ普及キャンペーンのご提案
「ご提案」
プレゼンの場という時点で、提案ということはわかっているので省略可能
「レシピサイト」
周知の事実であるため、わざわざ書く必要なし→省略
アイデアのスライドで、季節の弁当を周知を目的としていると記載しているので、タイトルスライドでも、中身をある程度想定できるように内容を盛り込んだほうが良い
「キャンペーン」→「企画」に言い換え
↓
①
メガレシピ「季節の手作り弁当」
ソーシャルメディア企画
②
【自分】
目的：手作り弁当の普及
一年を通して季節ごとで弁当のテーマを変え、
お客様参加型キャンペーンを実施する
目的は口頭で説明したほうが良いのか？
・前提を明らかにするために、目的に関しては明記しても良いと思う
・ソーシャルメディアということで、ユーザー参加という前提は周知してるものと考える？
・上の文だと結局、何を行なうキャンペーンなのかわからないので具体的な内容を盛り込む
「約一ヶ月ごと」→「毎月」
「季節」「シーズナリティ」→「季節の手作り弁当」へ
↓
②
アイデア
季節のお弁当レシピを提案するキャンペーンを、
毎月、通年で実施します。
③
【自分】
拡大方法：ソーシャルメディアでレシピを広めていく
インスタ映えする弁当や、140文字でまとめた簡単なレシピを掲載する
・内容を要約したタイトルを設定→「お弁当レシピの発表方法」
・方法を先に提示し、それぞれの使い分けについて説明する
・InstagramとTwitterの特徴に応じた使い分けの明記により、
運用メリットを訴える？
↓
③
お弁当レシピの発表方法
メガレシピ公式InstagramとTwitterを活用。
Instagramでは
インスタ映えするお弁当写真を中心に投稿します。
Twitterでは
写真に加えてレシピの詳細を文字情報で伝えます。
④
【自分】
思わずフォローしたくなるようなアカウント運用
お客様のレシピを積極的にシェアしていくことで、キャンペーンに対する貢献を実感してもらう
・③と同様に、スライドの内容を要約したタイトルを作成
・「ロイヤリティ」「モチベーションの向上」
→「ロイヤリティを高める」で統一
・文字数を減らすため、「引用」は省略
・「キャンペーンで投稿されるユーザーのレシピ投稿」
→「メガレシピのユーザーによるお弁当投稿」へ言い換え
・上記のコピーだと、目的はキャンペーンに対する貢献を実感し
てもらうことになる
→原本より、目的はブランドロイヤリティを高めつつ、
フォロワーを増やすこと
目的を読み取って、それにあったコピーを作成する
↓
④
フォロワー対策
メガレシピのユーザーによるお弁当投稿があった時は、
公式アカウントからシェアやリツイート。
ユーザーとの交流を通して、フォロワーを増やし、
ロイヤリティを高めることが可能です。
人が面白いと感じるものは？
ビジネスにおいて、おもしろいとされるものはロジックが通っているものとされているが、それだけでは人は読んでくれない
多くの人にとって面白いと感じるものは、新たな「発見」があるもの
例えば、
「亀のコピーを書きなさい」と言われた場合、
「マイペースでいきましょう。」では、周知の事実すぎておもしろくない
しかし、
・「世界最高齢の亀は、186歳。」
・「5月23日は、世界亀の日。」
・「カメの性別は、卵の中にいたときの温度で決まる。」
であれば、「えっ！そうなの？」と驚きを与えられる
これが「おもしろい」に繋がる「発見」であり、提供すべき要素
→結局、読み手が知らなそうな事実が「発見」を与えることができる
主観的発見と客観的発見？
発見は、大きく2つに分類することができる
主観的発見：人の気持ちの中にある表現
客観的発見：外の世界にあるもの、読み手の知らない事実
主観的発見
Ex)
・「父が涙もろいことは、テレビが教えてくれた。」
・「集中にはきっかけがいる。」
→どちらも「言われてみれば、確かにそうだな」と共感できるもの
基本的に経験の中から探していく
客観的発見
Ex)
・「人間だけが、時速900キロで熟睡できる」
日常でできること
・日常接するすべてのものに発見がないか観察してみる
・ビジネス本や新聞・ニュースでも、読んでいて「おもしろいな」と思ったものは自分が文章を書く
発見に至るまでの4ステップ
１．「広げる」
２．「分ける」
３．「選ぶ」
４．「仕上げる」
１．「広げる」
まずは、たくさんコピーを書く
おもしろい/おもしろくないを考えずに、とにかく数を書く
↓
それぞれに対して
・もっと具体的にできないか
・主語を第三者や当事者に変えることはできないか
と考えていくことによって、アイデアの数を増やしていく
Ex)「慰謝料が大変です。」
→何がどう大変なのかイメージしにくいので、もっと具体的な数字に！
↓
「不倫で離婚した場合、慰謝料の相場は200万〜300万。」
具体的なイメージはできるが、淡々としすぎていて刺さらない
＝自分ごととして、捉えにくい
↓
「慰謝料300万円と聞いても、不倫しますか？」
かなり具体的な客観的発見かつ語りかけで、読み手が当事者になりやすい
アイデアを「広げる」段階において大事なのは、とにかく書くこと！
おもしろいアイデア１個を生み出すために、それ以外のつまらないアイデア100個を出すつもりで書く
最初から、ホームランを狙うんじゃなくて、書いていく中でコツや自分の中でハマるポイントを見つけながら感覚を掴んでいく
とにかく打席に立って数をこなさないと良いものは出てこない
迷っている暇があるなら、一つでも二つでも書く方が良い！
２．「分ける」
１．「広げる」にて列挙したコピーを切り口別に分けていく
↓
俯瞰して、おもしろくなりそうな切り口や考えても無駄になりそうな切り口などを検証する
Ex)
ステップ１）「不倫を予防するコピー」として11本あげた
ステップ２）［失うものの大きさ］［後ろめたさ］［やめる難しさ］の3つに分けた
→すべて不倫後の切り口になっている
ステップ３）不倫前のコピーを書いていく
再び、「広げる」→「分ける」の手順で列挙していく
３．「選ぶ」
二つの段階で列挙したコピーを、ターゲットや目的に合わせて選んでいく
４．「仕上げる」
言い方を変えてみて、意味が強くならないか考えてみる
Ex)
「メールの誤送信で不倫がバレる人は多い」
↓
「メールで誤送信したことがあるのなら、不倫はしないほうが良い」
自分事として捉えやすい表現に変えることで、他人事の枠を外している
場面別に応じたポイント
【自己紹介】
・「具体的」なことだけを書く
・経験は、情景が浮かぶように「描写」する
・経験から得た「発見」を書く
【事実を述べる】
メールや報告書、対外的なPRにおいて参考になるのは「技術広告」
・いきなり本題に入らず、読み手を引きつける「導入」を用意する
・最初に示したテーマを最後に「再提示」すると、文章がドラマチックになる
・「全体」と「部分」を整理して書き分ける
→ごちゃまぜになってしまうと、読み手が混乱してわかりにくくなる
【提案】
結論を明記することは、提案で最も大事なこと
これさえ覚えてもらえば充分という一文を必ず提案に入れる
参考：「日本は、義理チョコをやめよう」GODIVA
https://withnews.jp/article/f0180205001qq000000000000000W00o10101qq000016741A
読みやすい文章にするには、いきなり書き出さずに、まず大雑把な構成をまとめると良い
Ex)
GODIVAなら
第一幕：世の中は、こうなっている
第二幕：私達は、こう思う
第三幕：あなたには、こうしてほしい
・結論を一文にまとめて明記する
・ロジックを持つ
・データを引用する
・「たとえ」でわかりやすくする
【正論】
正しいことを伝えたい時、「これは正しいです」と文章にするんじゃなくて、自分が正しいと信じる事実を書けばいい
・正しさを文字で強調しない
・自分が正しいと信じる事実を書く
・「ユーモア」を入れる
最後に
読みやすい文章を書きたいなら、読みやすい文章にたくさん触れていくことが大切！
結局、いちばん大切なポイントは、
とにかくいっぱい書いてマネをすること！
なんでもうまくなるための最短経路は、上手い人のマネをすること！
書くコピーの種類に応じて、参照する元ネタを明確に決めると良い！
・日頃から読みやすい文章に触れる
・読みやすい文章のマネをする
・元ネタをストックする
感想
学生時代から「君の書く文章は、長くてわかりにくい」と言われることが多かった。
書くこと自体はそれほど嫌いではなかったが、そういう言葉をもらうたびに、少しずつ「書くこと」に対して苦手意識を持つようになっていった。
また、会話の際にも「結局、何が言いたいの？」と聞かれることも多く、意見を述べることへの抵抗も生まれていった。
両者ともに、「何を伝えたいのか」「何のために書いているのか」という行動の目的がなかったのだと思う。
この本を読んだのは、不要な言葉を削ることで伝えたいことをはっきりさせることができると考えたからである。
何事を目的意識を持つことで作業効率が上がる
最近読んだ本で書いてあったが、この『言葉ダイエット』を通じて、「何のため？」をより強く認識できるようになったのではないかと思う。
言葉に意識を向けはじめたのはまだまだ最近だが、やるかやらないかの違いは必ず生まれてくると日々感じる。
5年10年とかかるかもしれないが、一つ一つの積み重ねを大切にしていきたいと思う。
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