生産力を飛躍する仕事術⑳

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仕事を抱え込み過ぎない

無理をして仕事を抱え込むような状況には、２つのパターンがあります。

理性的に考えてみて、自分がこなすことができる量をはるかに超えているような仕事を抱え込んでしまうというのが１つのパターンです。

もう１つは、自分の能力をはるかに超えたクオリティの仕事を抱え込んでしまうことです。 どちらの場合にしても、エネルギーがかかり過ぎてしまってフラストレーションが溜まり、失望してしまう結果に終わってしまいがちです。

そのようなときには、生産力まで低下してしまうような結果に終わ るでしょう。 自分の仕事について、自分の能力以上の量や質を求められるような仕事を抱え込みすぎていないかということを、一度見直してみましょう。

また、急な割り込みの仕事ばかりで、自分の仕事が進まないという人はいませんか？ 自分がより重要な仕事をこなすためにも、この状況は改善しなけれ ばなりません。

割り込まれる仕事がたまに単発でというならまだ大丈夫かもしれませんが、次から次へと仕事を頼まれてしまってキリがないと感じて いる人もいるでしょう。

仕事ができると思われている人であれば、その分なおさら、いろいろな人が頼ってくるものです。 あなたの状況を考えずに、自分の仕事を最優先で割り込ませてくる人もいるかもしれません。 そのような人は、どんな職場にもいるはずです。 そこで、そのような仕事を断るのではなく、無理な割り込み仕事を頼まれないような状況にしていくためのテクニックを紹介しましょう。

１． 現在抱えている仕事のリストを公開する割り込み仕事でよくあるトラブルの典型的なパターンは、頼まれる側には余裕がないにもかかわらず、頼む側はこれぐらいす ぐやってもらえるだろうと気軽に思っていることです。

たとえ１つ１つは気軽な仕事だったとしても、たくさん重なる と結構な作業量になるものです。 このような頼まれる側と頼む側のギャップを解消していくためには、今、自分がどれくらいの仕事を抱えていて、どれくらいの時間で完成するつもりなのかについて公開してしまいましょう。

これで、割り込み仕事を頼む相手側にも、あなたの状況が伝わりやすくなるはずです。 自分がやっている仕事のすべてを公開するのは、多少恥ずかし いと思うかもしれません。

しかし、公開しなければそれぞれの仕事があいまいになってしまい、仕事の優先度がわかりにくくなり、割り込み仕事が増え る原因にもなるのです。

一度公開してしまえば気も楽になりますし、公開することで他の人にも無駄な作業がないか確認してもらえる可能性もあるのです。

２． その週にやる予定の作業を上司に宣言する 割り込み仕事を依頼してきそうな相手に対して、自分の作業を事前に宣言しましょう。 直属の上司以外にも、よく仕事を頼まれるような先輩やチーム のメンバーにも宣言しましょう。

そうすることで、相手にも毎週の自分の状況を理解してもらう ことができます。 そして、割り込み仕事を依頼されたときにも、どの作業を犠牲にするのか、もしくは他の人に担当してもらうのかという相談 もしやすくなるでしょう。

３． ただし「忙しい」とは言い過ぎないようにするここで注意してほしいのは、このテクニックはあなたが仕事をやらないようにするために紹介しているのではないという点です。

よく「忙しい」と言うことがまるで口癖のようになってしまっている人がいますが、これは言い過ぎると逆効果になってしまいます。

頼まれた仕事に対して、今忙しいからと内容も聞かずに断ってしまっていたら、最終的には誰もあなたに頼らなくなるでしょう。 そして、作業の要領が悪い人間とみなされてしまい、会社や部署にとって不要な人間であると評価されてしまうかもしれません。

仕事のリストの公開や実施する作業の宣言は、あくまでもあな たが会社や組織のために、より重要な仕事をこなしていくためのテクニックです。 もし現時点で大量の作業を抱えていたとしても、会社の状況に よってはその仕事よりも優先度の高い仕事を緊急に処理しなけ ればいけないときもあるでしょう。

状況が変化したことによって、不要になる作業もあるかもしれません。 優先度の判断を自分自身で１００％完璧にできるのであれば心配はないでしょうが、通常、優先度を決めるのは上司であり、 先輩であり、組織なのです。

その上司たちの判断を支援するぐらいのつもりで、仕事のリストを公開するようにしましょう。 同僚の信頼を得て、次々に仕事を依頼されるのは決して悪いことではありません。

ただ、あまり頼られすぎて本当にやらなければいけない仕事がおろそかにならないように、上手くこのテクニックを活用してください。 みなさんの身のまわりでも、仕事を抱え込んで、仕事中毒になっている人がいるのではないでしょうか。

このような人たちは、職場を離れてもなお仕事を引きずってしまい ます。 そうなると長時間の勤務が終わった後でもなお、常に何か仕事上でもっとやるべきことがあるのではないかと感じてしまうものなのです。

またどんな仕事をしていても、常に自分が手を出さなければどれ１つ満足いく結果にはならないのではないかとも思ってしまいがちです。 もしも、みなさんの中にこのようなタイプの人がいるのであれば、 今すぐにでもこういった中毒症状に対処していく必要があるでしょう。

自分の責任の範囲内のものすべてに対して、自分の力で誠実に完成していかなければならないと感じているうちは、過剰な仕事負担を抱えることになってしまい、その結果、生産力というのは落ちていきます。

つまり、自分が思っているものとは逆の結果が出てしまうということです。 常に仕事を抱え込み過ぎているような状態を続けていると、疲弊してしまい、燃えつきてしまって、健康被害まで起こることになります。

このような状態に陥ってしまった場合には、仕事をしていく上で重要な集中力や的確な判断力といったものが低下してしまいます。 そのために、かえってあり得ないような間違いが起こってしまうこともあり、大切なことを忘れてしまうというようなことも多くなるのです。

そして、自分がやりたいと思っているだけの仕事量をこなすこともできなくなってしまいます。 仕事を抱え過ぎることはすぐにやめましょう。 そして、自分が持っている時間と能力とを理性的に捉えるようにしましょう。

たとえあばたが極めて重要な仕事に取り掛かっているからといっても、毎日２４時間のすべてを仕事に費やすなどということはやめてください。 そんなことで、すべての仕事がうまくまわっていくなどということは決してありません。

十分な睡眠を取る必要がありますし、食事も運動も特別な活動も、 仕事を全うすることができる状態を作るためには必要な要素なのです。

ですから、自分の能力を超えてしまうような仕事をやろうとして過重負担になってしまったとしたら、その結果は逆効果になってしまうのです。 十分に適性がない場合には、仕事を上手にまわしていくことはできません。

自分ができないとわかっているものを抱え込んでしまうよりも、適性がある誰かに頼んでやってもらうことが得策です。

自分の仕事に幻滅してしまうようなことは、あってはいけないことです。

仕事の抱え込み過ぎを避け、適切に仕事の分担をしていれば自分１ 人で行うよりもよほど生産力が上がります。