プロジェクトを進める意識に関するメモ

1 プロジェクトを進める３つの意識

① メインのステークホルダーとサブのステークホルダーは誰か

• ステークホルダーとその目標を確認する時間をとる

• ステークホルダーとはプロジェクトに時間とリソースを使う人のこと

• メインのステークホルダーとは、プロジェクトの成果を利用して新しい決定をする人

• サブのステークホルダーとは、プロジェクトリーダーやチームメンバー

② 誰がデータを管理しているか

• 誰がデータを管理をしているのか理解すると生産的な時間を使うことができる

③ どこに助けを求めればいいのか

2 明確なコミュニケーション

① 聞き手はだれか
② 彼らがすでに知っていることこは何か
③ 彼らが知るべきことは何か
④ どうすれば効果的に伝えられるか

3 重要なメール

①声に出して読み、意味・誤字脱字の確認
②長すぎるメールは良くない
③チームメンバーが何を知る必要があるのか考えた要点を押さえた構成
④丁寧にかつ簡潔に
⑤ 24～48時間以内の返信

４ 早い段階で期待値を設定する

① プロジェクトを始めるにあたり、プロジェクトの様々なフェーズとおおよその開始日、大まかなスケジュールを送る

• 少しだけ期待値を示す

• ステークホルダーの多くは、データで何をするどう入手する、クリーニングする、背後のストーリーを組み立てるか知らない

• そのため、データにストーリーを語らせるようにするべき

• データはストーリーを語るが限界があり100%ではない

• しかし、仮説に対する裏付ける証拠としてデータを使うことで説得力がある。

② 問題があり時間が追加でかかるプロジェクトのマイルストーンが遅れる場合、早く伝える
③ プロジェクトのどの段階でも現実的な期待値を設定する
④ プロジェクト、リソース、制限の中で実現可能なことのバランスをとるため、現実的かつ客観的に明確に伝える
⑤ステークホルダーがタイムラインを理解し、目標達成に自信を持つ
スピードは時として正確さの妨げになるため、現実的な作業範囲を設定する必要がある。

• ステークホルダーの期待の明確化

• 合意に基づく期待値

• 依頼には単純に即答せずに検討

6 ミーティングのベストプラクティス

チームミーティングは信頼とチームワークを築くのに有効

• 一緒に仕事をする人と交流する機会

• 自分の位置づけの確認

• 共通認識による目標、目的、問題への助け合い

• 準備して臨む

• 必要なものは持参

• 自分の仕事に関わる最新情報を提供する準備

• メモやプレゼンテーションの準備

• 何を話すのか、質問の対応

• 会議の意思決定に必要なメンバーが含まれているか

• 開催を待つためだけに進捗を遅らせない

• 会議は10人以下で行う

• 時間通りに始められるように準備

• 事前のアジェンダの送付

• 時間通りに参加

注意点

• 会議後は他の参加者に遠慮なく声かけ

• 質問できなかったことをフォロー

• 会議後でも質問を受け付けることを伝える

• 出席者全員と関わる

• 議事録を取る

• 質問をする

7 新しいチームへの参加

何を期待されているのか明確になったとき最高の仕事ができるようになる

8 対立から協力

対立の原因は、期待値及びコミュニケーションの不一致

①問題の再定義 何が悪かったのか話し合う
②他に考慮すべき重要なことがあるか ステークホルダー、メンバーの懸念点の共有
③依頼のコンテキストの理解 最終的な目標はなにか データで何を語ろうとしているのか 全体像はどうなっているのか

× この時間では無理です
〇 喜んで協力します。しかし、あなたがデータで何をしたいのかをもっと理解して、必要な時間をかけて進めたいです。