個人で仕事を抱えてはいけない。全ての仕事をオープンにしよう！

こんにちは。笑顔あふれる社会を築く！
感情コントロール専門家の杉山修です。
感情・言葉・態度・表情をベースとして自らが変化する支援を行ってます。

今回は新任管理職からの質問を取り上げていきます。

【質問】
３０代後半の男性。
７月１日付けで管理職に昇進しました。昇進と共に新しい部門に配属となり
部下が６人います。
１ヶ月が過ぎ、部門の業務は把握できてきましたが６人が各々、チームとし
てではなく、個人で仕事をしています。従って、様子を見る限り連携して
仕事を進める気配はありません。
管理職として私の業務も前任者から引き継いでいますが、複数のタスクを
一人で抱えている状況です。今後、組織として仕事を進めるための方法が
あれば教えてください。

【回答】
業務の属人化していることに対し、同様の質問を多く受けています。
昇進して異動されたのであれば、さらに以前の人間関係も含め、見えて
ないことも多いかと思います。

管理職は部下の業務を全て把握することを心がけましょう。
そのうえで
「個人で仕事を抱えないで全て仕事をオープンにしよう！」
という方針をあなた自身が部下に示すことです。

上司が変わったタイミングが絶好のチャンスです！
先延ばししてしまうとタイミングを逸してしまうでしょう。

■ 属人化から標準化へ５つのステップ
ここでは過去に私が同様のケースに遭遇した際に、行ったステップを
お伝えします。

＜STEP１＞１on１面談を行う
一人ひとりと面談し、業務内容、業務目標、日々の進捗管理、関係部門
外部関係者等、家族状況等を対話を通じて把握しましょう！
業務の棚卸をすることを伝える。目的は部門としての生産性向上を図る
ため。そのうえで各人の立場、役割を明確にし、業務の平準化を図る。

＜STEP２＞メンバーの業務の棚卸
棚卸シートを作成し、部下に作成を依頼する。フォーマットは業務内容に
よりますが、一般的なフォーマットは
・項目（大項目、中項目、小項目）
・業務内容
・業務負荷率（担当業務全体を１００としたらどのくらいの比率か）
１on１面談のヒアリングをもとに、必要項目を付加します。

＜STEP３＞棚卸シートをもとに１on１面談を行いマニュアル化を指示
ここは手間を惜しまず、部下と再度、１on１面談を実施しましょう。
棚卸シートをもとに重要性、緊急性を把握する。
業務内容について標準（マニュアル）化を進めていくことを伝える。
ここで部下に理解を得られないと全体に影響してしまう。十分に時間を
かけて話をしましょう。

＜STEP４＞チームづくり
誰と誰がチームとして業務を進めていくか、面談結果をもとに上司が決め
て部下に伝える。具体的にいつまでに教育を進めていくかチーム（ペア）
で計画立案を指示し、実行に移す

＜STEP５＞フォローアップ
上司とチームメンバーと共に教育の進捗状況を把握すると共に、課題が
あれば助言を行う。

以上、５つのステップで試みてみてください。

一番大切なことは「属人化させない」ことです。
なぜなら組織として仕事をしているからです。初めが肝心です。
もう一度、自分の中で進め方を整理し実行に移してください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。