フォーマットが指定されている書類をアウトライナーで作成する

こんにちは、アウトライナーをこよなく愛するセム(@ssem1622)です。

毎年1Qは年次評価があるのですが、今年も評価の基準となるシートをせっせと作成しています。この文書は1年間を評価し、次年度の収入に関わる重要な書類になるので自然と気合も入るものです。

年次評価シートはあらかじめ人事からこの項目を、この数を上限として記入して提出、というようにあらかじめフォーマットが指定されています。この書類を作成する際にもアウトライナーをゴリゴリ使っていますので、今回はその流れについてご紹介していきたいと思います。

フリーライティングからはじめる

まずはフリーライティングから始めます。
この書類を通じて相手に何をしてもらいたいのか、なぜこれをやるのかをつらつらと書き連ねます。もし先送りを繰り返している書類であれば、なんでやりたくないのかを書いてみるのもありです。書いているうちにエンジンがかかってきます。音声入力もおすすめです。

一見遠回りのようですが、最初にフリーライティングを行って自分が言いたいことを浮かび上がらせておくことで、作業全体に一本の軸ができるのでアイデアのブレを最小限にできます。その結果、全体の作業時間が短くなるのです。

1か所に集める

今回はフォーマットが指定されているので、まずはその情報を全部抜き出してアウトライナーにコピペします。何を、どの順番でいくつ書けばいいのか、いちいち別の場所を参照しなくてもいいように必要な関連情報をここに書き出します。「ここに来ればすべての情報がそろっている」と安心できる環境を作りましょう。

前に作った年次レビューも呼んでおきましょう。

これで仮の目次案ができました。さぁここからがアウトライナー思考のはじまりです。

そうだ、一番下に「未使用」項目を立てておくのをお忘れなく。これがあとからいい仕事をしてくれます。

こねくり回す

先程作った仮の目次案を組み替えたり、要約したり、書き足したり、消したり…。自由に動かしてアイデアをまとめていきます。
なお、フォーマットが指定されているので第2階層は動かさないようにしましょう。第3階層以降はいくらでも動かしてOKです。

いい案を思いついたけど、ぴたっと入る場所がない…そんな時はとりあえず「未使用」に放り込んでおきましょう。

アウトライナーとテキストエディタ間を行き来する

ある程度数がそろい、形になったら作成画面に移動します。
どうせ構成通りのアウトプットにはならないので、ここであまり完璧を目指す必要はありません。

ここまでできたら、Export>テキストエディタ>作成画面に貼り付けを繰り返して、実際の書類を完成させていきます。途中、順序を修正する場合はアウトライナーに戻るといいでしょう。

この時大事なのが、文字を1文字でも減らす努力をすることです。テキストエディタを間にはさむ理由がまさにこれです。相手は読むのに労力がかかります。その労力をちょっとでも減らすことで、「読みやすかった」という読後感につながり、結果として高評価につながります。

どうせ構成通りにはならない

上でも述べた内容ですが、悲しいかな、実際のアウトプットは構成どおりにはなりません。また、構成通りに書かなくちゃ、と意気込む必要もないのです。

わたしも最初の頃はアウトライナーで考えた構成どおりに仕上がらないことに苛立ちを感じていました。ですが、いろんなアウトライナー関連の本や記事を読む中で、別に違ってもいいんだということに気づいたのです。それからはずいぶん気が楽になりました。

もし次回同じ書類を作るのなら、ダンドリストを作ろう

冒頭でも述べたとおり、今回は年次評価シートを作成しています。ということは来年もこの会社にいることになれば、来年もまたこの時期に同じ作業を行うことになります。これが事前にわかっているのであれば、1年後の自分に向けて作業の手順を残したメモを贈りましょう。

今回の作業で参照したページや情報などがあればメモしておくと来年の自分が喜びます。

わたしなら…1年後の自分に作業時間を教えてあげます。結局今年は3日かかりました。作業前に2時間で終わると思ってた自分をぶっ飛ばしてやりたい…

というわけで今回は年次評価シートの作成を通じた、フォーマットが指定されている書類をアウトライナーで作成する際の流れについてご紹介しました。

結果どうなるか、ワクワクドキドキです。