転職したての新人に効く! アウトライナーDynalistを活用したボトムアップ型の情報整理術

こんにちは、セム(@ssem1622)です。

新年度を迎え、進学や就職、転職などで「新人」デビューする方が多くなる時期ですね。この記事では、大量の未知の情報を処理する必要に迫られている新人のみなさまに役立つ【アウトライナーを使ったボトムアップ型の情報整理術】をお伝えします。

新人にこそアウトライナーが必要

就職でも転職でも、新人の頃は多くの情報をインプットして処理しなければなりません。膨大な情報をまとめていくうちにぼんやりと全体像が見えてくる、そんなボトムアップ型の情報整理を実現するメモツールとして、アウトライナーはとても便利なツールです。

新人は話を聞く時にメモが欠かせません。そのメモ取りを実現するツールはアナログでもデジタルでもいろいろありますが、紙やEvernoteなどに書くと無意識のうちに書きながら整理を始めてしまいがちです。しかしこれだと、整理するという部分に頭のリソースを持っていかれてしまい、話を聞くときの集中力が落ちてしまうという問題が起こります。

その解決策としてメモツールをアウトライナーに変え、情報を集める作業(インプット)と整理する作業(自分のためのアウトプット)を分ける。これにより、聞くときは聞くことに、整理するときは整理に、とそれぞれの作業に集中しやすくなります。

ちなみにアウトライナーソフトはいろんなものがありますが、Dynalistというクラウドアウトライナーがおすすめです。Dynalistの大きな特長として、フォルダ分けがあります。仕事とプライベートなど、活用シーンをきっちり分けたい方に向いています。

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ボトムアップ式に情報を整理するメリット

ボトムアップ式に情報を整理?といっても最初はピンと来ないかもしれません。ざっくりまとめちゃうと、まずは情報をとりあえず書き出して、あとから構造化して整理するというものです。

ボトムアップ式情報整理の最大のメリットは「分からない」に対するストレスを減らせることです。大量の未知の情報に囲まれるというのは大きなストレスを伴うものです。ですが、よくわかんないうちはまとめなくていいと思える環境を整えておくことで気はずいぶんと軽くなります。

まずは情報を集める、整理はあとから。

やり方は簡単で、最初のうちは手に入れた情報をとりあえずアウトライナーに放り込むだけです。ビジネスモデルやサービスの仕組み、担当者情報、コピー機の使い方までジャンルを問わず、とりあえず情報を一つの場所に放り込みます。

最初のうちはとにかく情報を集める、それに集中します。そしてある程度たまってきたところで分類・階層づけ(構造化)・並べ替えという作業を通じて整理します。これによりだんだんと全体像(枝>木＞林＞森＞山)が見えてくるというしくみです。分かんないうちから整理しても、結局分かんないまま。だったらある程度見えてくるまでは情報を寝かす、という考え方です。

Tips: 質問タグを使う

ある程度情報がたまってきたところで情報を整理していくわけですが、まとめていく中で「これはあとで聞いておこう」と思う質問が浮かんだ場合には #質問 タグをつけておきます。

あとからそのハッシュタグのリンクをクリックすると同じタグがついているものだけが一覧表示されるので、質問したいことだけをまとめて見ることができます。そして解決したらそのタグは外します。これにより、質問できるチャンスに質問だけを取り出せるので聞きたいときに質問だけが呼び出せて何気に便利です。

まとめ：全体像が見えにくい時にはボトムアップが効果的

ボトムアップ式に情報を整理?といっても最初はピンと来ないかもしれません。ざっくりまとめちゃうと、まずは情報をとりあえず一箇所に集めて、あとから構造化して整理するというものです。この、インプットとアウトプットのプロセスを分け、情報量と周辺知識がたまってきたところで整理をすることに大きな意味があります。

このアプローチはまだ全体像が見えていないときに効果的です。というのも、最初のよくわかっていない段階でカテゴリを作ってそこに情報を整理しても、結局その分類基準自体が変わることが多くて役に立たないからです。それだったら最初はカテゴリ分けとかせずに、ぼんやりとでも見えてきたところで整理しようという考え方です。

最初は分からなくて当たり前。アウトライナーを使って、手探りの日々を楽しく乗り越えましょう!