Dynalistを使った週次レビュー3 Doneの整理

この記事はわたくしセムが主宰するUdemyアウトライナー講座の受講生に向けて書かれたものですが、アウトライナーに興味のある方であればどなたでもお楽しみいただける内容となっています。

こんにちは、セムです。
複業会社員をやっておりまして、仕事のタスクはDynalistを使って管理しています。この記事ではわたしが毎週行っている週次レビューの手順について事細かく記録して整理してみました。アウトライナー・Dynalistでのタスク管理に興味がある人に、お楽しみいただける内容となっています。

週次レビューのステップ

STEP 1. リスト構成とレビュー準備
STEP 2. TodoとDoneを分ける
STEP 3 . Done(やったこと)の整理→実績の確認によって達成感を得る
STEP 4. Todo(やること)の整理→1週間の見通しを立てる

なお、本テーマは連載記事となっています。この記事では「STEP 3 Doneの整理」についての内容をお届けします。

STEP2の作業によってTodoとDoneが分かれて、Doneだけにフォーカスできる状態を作ることができたかと思います。ここからはDoneの整理に入ります。これをやることにより、実績を確認して、達成感を得ることができるようになります。

さ、それではいきますね。

3-1.完了タスクを目標カテゴリ(毎週固定)に別に分ける

カテゴリは職務/プロダクトジャンル別に設定します。数は最大3つくらいまでがベストです。毎週同じ基準で完了タスクを分類していくことで、カテゴリ別の進み具合を知ることができ、達成感につながります。

わたしの場合、OKRのOと連動させており、新規顧客獲得(BD)・既存顧客のスケールアップ(カスタマーサクセス)・その他(他部署サポートやSQLの勉強)という感じで運用しています。

3-2.未来に残す必要がないタスクの削除

ルーティンタスクのうち、未来に残す必要がないものはここで削除します。ここに当てはまるものの多くは、いわゆるルーティンワークと呼ばれる繰り返し作業です。(精算作業や会議の予定・経費申請など)

ここで言う「未来に残す必要がない」というのは、翌年度の年俸交渉(または評価査定)に必要な資料を準備する際に、経費申請の作業やったっけ、みたいな内容はいらんよね、という意味です。

毎月発生し、かつ「すでにやった/まだやってない」の完了有無が重要なタスクの管理はGoogleリマインダーのほうが得意です。

3-3.完了タスクの書き換え(ここがキモ)

分類が終わったら、未来の自分が見たときに理解できる形にタスクを書き換えておきます。というのも今の自分は周辺コンテキストを理解しているから簡単なメモですぐに思い出せるかもしれません。しかししばらく時間が経つとメモをみただけではさっぱり思い出せなくなります。未来の自分が理解できるよう、【上司に報告するくらいの解像度】でメモを残しておきます。

書き換えの例:
Aさんにメール
→00社のAさんに進捗確認のためフォローアップメール送信

3-4.カテゴリ別に1行サマリーを残す

各カテゴリの下に入っている書き換え済みの内容を見ながら項目のメモ欄(Shift+Enterでメモに切替)に1行サマリーを書きます。

サマリーのポイントは2つあります。
・1行を超えないように書く(長すぎる文は読む気をなくす)
・下位項目を見なくてもその週に何をしたのかが分かる程度に要約する

ここでも途中でいろんなタスクなどを思いついたらとりあえずメモしてTodoに移動させます。思いつきをそのまま頭の中で管理すると集中力が落ちるので、さっさと書いてしかるべき場所に放り込んでおきましょう。(GTDのinbox発想。書き出すと整理するを分ける)

3-5.その週の1行サマリーを残す

・下位項目をすべて閉じ、カテゴリーだけを表示させる
・カテゴリーの要約を見ながら、その週のサマリーを1行で残す

ここまで終わると、最終的にはこのような構造のリストが完成します。

ここまでで先週のレビューは完了です。お疲れ様でした。
次は今週のタスクを整理して、見通しを立てていきましょう。

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