Dynalistを使った週次レビュー4 Todoの整理

この記事はわたくしセムが主宰するUdemyアウトライナー講座の受講生に向けて書かれたものですが、アウトライナーに興味のある方であればどなたでもお楽しみいただける内容となっています。

こんにちは、セムです。
副業会社員をやっておりまして、仕事のタスクはDynalistを使って管理しています。この記事ではわたしが毎週行っている週次レビューの手順について事細かく記録して整理してみました。アウトライナー・Dynalistでのタスク管理に興味がある人にぜひ読んでいただければと思います。

週次レビューのステップ

STEP 1. リスト構成とレビュー準備
STEP 2. TodoとDoneを分ける
STEP 3 . Done(やったこと)の整理→実績の確認によって達成感を得る
STEP 4. Todo(やること)の整理→1週間の見通しを立てる

なお、本テーマは連載記事となっています。この記事ではSTEP 4 Todoの整理についての内容をお届けします。

STEP3の作業によってDoneの内容がまとまりました。ここからは新しい週にフォーカスを移し、Todoを整理します。これをやることにより、1週間の見通しを立てることができるようになります。

今週やることだけに絞る

ここでのポイントは、今週やることだけに絞ることです。未来のタスクのうち今週のタスクではなさそうものは潔くリマインダーにセットして、アウトライナーからは消してしまうのが得策です。なぜならDynalistはあまり日付情報の扱いは得意じゃないからです。(特に無料機能のみで使うのなら)

1. Todoの中身(やり残しタスク)を整理し、必要に応じて削除・追加

STEP2で分類したTodoリストの中身を整理していきます。この段階ではまだ日付(デイリータスクリスト)には振り分けません。

Todoを眺め、不要になったタスク、今週やらなくていいものは迷わず消します。
(本当にやるべきことならどうせまた書くことになる。迷ったら消してしまおう。不安ならリマインダーへ。)

2. 新しいTodoタスクの追加

複数のリストや管理ツールを巡回し、今週のタスクを拾っていきます。

・連絡待ちの中身を確認 Push必要であればTodoにタスクとして追加
・カレンダー・リマインダーをチェックし、締切や予定に関するタスクを今週分のTodoに追加
・Project Managementの中から今週やるべきことを持ってくる

※Project Managementという四半期単位での行動リスト(OKRに紐付いたアクションプラン)を別に運用しており、タスクの補充はそこから行っています。

3. Todoの手入れ(ブレイクダウン)

・重鎮タスク(長く居座ってる未完了タスク)
・すぐに動けそうにない行動メモ

こういうのが居座ると自分にストレスを与えてタスク管理が間違いなく破綻するので、必要に応じてブレイクダウンしておきましょう。

なお、ブレイクダウンした後、階層を減らす(レベルアップして下位項目を消す。詳しくはこのUdemyコースで解説)作業をお忘れなく。Todoは階層が深くなるほど、行動に移しにくくなるからです。

ここまでで、Todoリストの中身がまとまってきました。ここからいよいよデイリータスクリストに振り分けていきます。

デイリーリストに振り分ける

STEP2で作成した日付リスト(→デイリータスクリストとして使う)にTodoの中身を振り分けていきます。

・Todo全体を確認後、いつやるかを決めて各日付に振り分ける(コピーして移動)
・Todoからデイリーへの移動は基本的にコピーで行う　Ctrl/Cmdを押しながら移動(Todoの中身は週全体を把握し、完了を示す取り消し線(Ctrl/Cmd+Enter)によってやったぞ感を得るためのものなので残しておく)　
・予定に関わるものはその日に入れる
・優先度が高いものを上に配置
・1日の項目数を6〜7以内におさめ、入らないものは別の日へ移動

水曜以降のプランはゆるゆるがちょうどいい

デイリータスクリストに振り分ける際のコツは水曜日以降をゆるゆるで入れておくことです。ほっといても割り込みタスク等でどうせカツカツになるので、月曜時点ではゆるめにやっておくのがちょうどいいです。これも1年回してみて、ようやく感覚がつかめてきました。

優先順位のすり合わせ

優先順位は人とのすり合わせで変わります。一人で決めたものはほぼほぼ変わると見ていていいでしょう。ですので組織内の進捗報告等で、周りと優先順位をすり合わせておきます。大事だと思ってたことが実は優先順位低かったりなんてのはしょっちゅうですし、周りの状況が変われば自分の優先順位も変わります。

週の最上位項目に1行メモを残す

ようやく最後のステップです!
週の最上位項目に1行メモを残しましょう。1週間後、こうありたいなと思う状態を未来日記としてメモしておきます。 ここでも1行におさまるよう、短く書くのが大事です。

1週間後の自分がこの未来日記の時制だけを変える(やる→やった)状態であれば自分で自分の予定やタスクをコントロールできたという証になります。

この後の流れ

ここまでが週次レビューの流れとなります。Todoの整理およびデイリーリストへの振り分け作業を通じて、今週、いつ何をやるべきかの見通しが立ってきたはずです。あとはこのリストを見ながら仕事を進めていき、また翌週、STEP1からはじめていくという繰り返しです。

このあと、同じ要領でもうひとつ大きなレビューをやっているのですが、それはまた別記事で解説したいと思います。ここではまとまりだけ示しておきますね。
・デイリーリストを7日分集めて、週次レビュー ←今ココ
・週次リストを4回分集めて、月次レビュー

・月次リストを3回分集めて、Quater(四半期)レビュー+OKRとのすりあわせ
・Q次リストを4回分集めて、年次レビュー+職務経歴のアップデート

あとがき

最初は時間がかかりますが(初めのうちは数時間かかる)、徐々に慣れてくると力の抜きどころとかが見えてきて1時間程度でサクッと終わるようになります。同じ作業の時間を短くしていくのは楽しいので、ぜひタイマーを導入して時間を測ってみてください。それにより、さらに達成感が得られること間違いなしです。

自分でもこんなに長くなると思ってませんでしたが、書いてみると意外と細かい手順があるもんだなと思いました。これを書き始めたきっかけはUdemy講座の企画のためなのですが、とりあえずアウトプットやってみようと思って記事化した次第です。(この長文がたったの5分で終わるんだ、動画だと…)

頭の中だとさくっといけるやろーと思ってましたが、意外とそうではないですね。人間の脳は自分を過大評価するようにできているようです。しかしこの「いけるやろ自分〜」と現実とのギャップが未完了タスクを生み出す諸悪の根源なので、書き出し、整理することでその差を埋めていければと日々精進している次第であります。

というわけで4本の連載を最後までお読みいただき、誠にありがとうございます! そして次の更新をお楽しみに!

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