ビジネスのスプレッドシート活用ですぐに「列」を追加するのは「愚か者」｜カスタマーサクセスの管理術

運用の初期は何かと色々な情報が追加されたり、管理すべき項目が増えるものです。そんな時安易に列追加をしてはいけないのです・・！

管理したい情報が増えたらどうする？

もしあなたが管理しているスプレッドシートで新たに管理すべき項目が増えたらどうしますか？きっと列追加をするかと思います。

列追加をするのはなるべく控える

列が一定数増えてしまうのは致し方のないことです。

しかし、管理する項目が増えるたびに列を追加していては芸がないというものです。そもそもスプレッドシートの500万セル上限問題や、その先の集計・進捗管理を見据えると列追加は必ずしもベストの回答とは言えません。

特に後者の問題については、十分な考慮がないまま列追加をしてしまうと、無駄が多く非常に扱いにくいデータになってしまいます。

その情報は本当に追加をする必要があるのか？

まず、考えるべきは「その列追加は本当に必要なのか？」ということです。

例えば、既存顧客への被リンク架電施策を行なっていたとします。その際管理するのは

A列
1.成功
2.失敗

のような項目になるでしょう。

では次に「架電をしたのか、その件数を把握したい」と上司に言われたとしましょう。そこで

B列
1.接続
2.未接続

という列を追加します。

さらに架電施策で成功としていたのは、実は意思の確認まででしたので、実際に顧客が被リンクを設置してくれたかの管理もしたくなります。

C列
1.設置済み
2.未設置

さらにはその後の進捗を追うための管理項目も欲しい・・てな感じで必要情報ごとに列追加をしていては無限に増えるばかり。

ましてや一目で情報を把握することが非常に難しいわけです。

そこで考えて欲しいのは、この情報って本当に分けて管理する必要があるかということなんです。

業務が一連の流れの中で行われる場合、1列で表現することは多くの場合可能なのです。

業務の最初の手順から考えていきます。この場合はB列の電話の接続から考えます。未接続はどう考えても未接続です。しかし、接続はどうでしょうか。顧客と話せたということは、基本的な答えは「成功」か「失敗」なんです（保留等もあるかもしれませんが今回は単純化するために）。つまり、「接続」というステータスは不要で、「成功」か「失敗」でいいわけですね。

ここまでを整理すると

1.未接続
2.失敗
3.成功

これでA列とB列がまとまりました。

さらに考えてみると、被リンク設置をしてもいいという「成功」の中には、実際に設置を確認した「設置済み」と、まだ設置を確認出来ていない「未設置」があることがわかります。整理してみましょう。

1.未接続
2.失敗
3.未設置
4.設置済み

この項目で最初に3列に分けていた情報が、十分に表現できているのがお分かりになるでしょうか。架電での意思確認ができたかどうかについては「3+4」で確認できますし、架電をした件数を知りたければ「1+2」、というように集計も容易です。

実際にはもう少し複雑化することもあるかと思いますが、多くの場合はこのようにまとめることが可能です。

これらをなるべく無駄なく行うには、「この業務では、最終的に何を管理する必要があるのか」をよく想定することが大事です。言われたことベースにしていくとまとまるものもまとまらなくなるので、こちらから提案をして一番スマートな形を作り上げることが非常に重要になります！