パソコンを使った業務の効率化について

パソコンを使用して生産活動や在宅利用をしている就労系サービス事業所も多いと思います。
そこで私自身が使っている方法やツールなどをご紹介したいと思います。

ポイントは「視線の動きの最小化」「情報の強調又は制限、切り分け」「画面切り替え、マウスの持ち替えを最小限にする」と考えています✨

①マルチモニターにする

・モニターごとに作業を切り替えられる（構造化）

・必要な情報を表示しながら作業ができる（短期記憶に有効）

・ZOOM中などでも資料を確認できる

②テンキーを使う

・右手マウス、左手テンキーなどにより、持ち替えが不要になる

・ノートパソコンなどテンキーがない場合は外付けも検討

③キャプチャーソフトを使う

私が使っているのは、「Rapture（おにぎり）」という画面キャプチャソフトです。
ちなみにWin＋shift＋Sでも一部キャプチャーは可能です。

・入力作業などで、視線の動きを最小限にできる

・常に最前面のため、サイズさえ調整できれば好きな場所における

・画面の切り替えが不要になる

・キャプチャーをコピーして、LINEなどで共有する

④画面を動画で撮影し動画マニュアル化する。

私が使っているのは、「AG-デスクトップレコーダー」というソフトです。

・普通にスマホで撮影してもOK

⑤PDFソフトを使いやすいものにする

私が使っているのは、「PDF-Xchange Editor」というソフトです。

・テキストボックスツールを有効に使う

・スナップショットを上手に使う（画像を加工して、PDFをさらにPDF化するなど）

・強調表示（テキストのマーカー機能）を活用する

⑥テキスト比較ツールを使用する。

私が使っているのはdifffというサイトです。
新旧の文書を比較できますので、文書の変更箇所が確認できます。

⑦ファイル名、フォルダ名の付け方を統一する

例えば個人ごとのフォルダなどは「（や）山田　太郎」というような名前にしておくと探しやすいです。
ファイル名は１種のタグと考えると良いかと思います。

⑧作業中に画面に付箋をはる。

必要な情報の位置が固定されている場合などは有効です。

⑨PDFをエクセルに変換する。

私が使っているのは、iLovePDFというサイトです。

・PDF⇒エクセル変換
・PDF⇒ワード変換

などいろいろ可能です。

⑩多機能マウスを使う。

・コピー、ペーストを割り当てる（入力作業で有効）

⑪IMEではなくgoogle日本語入力を活用する

・予測変換が優秀

・単語登録をインポート、エクスポートして共有

・よく使う文章を登録（例、「あ」で「ありがとうございます」、「よ」で「よろしくお願いいたします」など）

⑫クラウド、遠隔操作ソフト、ビジネスチャットツール（LINE、Chatworkなど）の活用

ちなみに私はmicrosoft365（One Drive１TB付き）とteamviewerの有料版を使用しています。

⑬音声入力ソフトの活用

google音声入力が優秀✨それを利用したSokki Voiceというソフトもいいですよ😊

思いつくものを羅列しただけですが、評判が良ければ次はエクセル編でも😊

他にもございましたら、コメントおねがいします❗

ちなみに私がFBで投稿する場合などは改行の場合は「.」を入れているんですが、これも読みやすくする工夫なんですよねー😁