運用に意識を向けた業務評価の重要性

私が普段考えていることを原稿用紙1枚分くらいで、ChatGPTにつぶやいたところ記事を書いていただきました。この記事はその内容を少し加筆したものです。

業務の評価は、ルーティンワークをこなす能力だけでなく、運用の根本を理解し、適切な対応ができる能力を持つ人を評価すべきです。
しかしながら、現実には評価者である管理職が、運用の重要性を意識できていないケースが少なくありません。
この問題は、組織に大きな悪影響を及ぼし、優秀な人材の離職につながる可能性があります。この記事では、運用に意識を向けた業務評価の重要性と、それによって生じる利点について考えてみましょう。

1. 運用とは何かを理解する

運用は、業務の効率性や品質を確保するために欠かせない要素であり、目標達成のための手続きです。
運用には、ルーティンワークをこなすだけでなく、柔軟な対応や問題解決能力が求められます。管理職は運用がどのように構築されるかを理解し、その重要性を認識する必要があります。
ルーティンワークをこなすだけの人と物事の根本を理解して運用をしている人の違いを理解する必要があるということです。

2. 運用に意識を向けた業務評価の利点

運用に意識を向けた業務評価には以下のような利点があります。

⑴組織の効率性向上

運用の根本を理解し、適切な方法で業務を行う人材を評価することで、組織の効率性が向上します。問題が発生した際にも素早く対応できるため、生産性や品質の向上が期待できます。

⑵柔軟性と創造性の促進

運用に意識を向けた評価は、従業員の柔軟性や創造性を引き出す効果があります。単なるルーティンワークのみにとらわれず、問題解決や改善策の提案など、より高度な業務に取り組むことができます。

⑶リスク管理と対応力の向上

運用に意識を向けた業務評価は、リスク管理と対応力の向上にも寄与します。運用に関する知識や理解がある人材は、予測できない状況や変化にも素早く対応できるため、組織全体のリスクを軽減することができます。また、適切な運用手法やベストプラクティスを把握しているため、問題や障害が発生した際にも効果的な対策を講じることができます。

3. 業務評価の方法

運用に意識を向けた業務評価を行うためには、以下の方法や具体例があります。

⑴運用能力の評価基準の設定

組織内で運用に求められる能力やスキルを明確にし、それに基づいて評価基準を設定します。例えば、問題解決能力や柔軟性、適応力などが評価項目となるでしょう。

⑵運用に関するトレーニングや教育プログラムの提供

従業員に対して、運用に関するトレーニングや教育プログラムを提供することで、運用の理解と能力の向上を促します。例えば、運用手法やリスク管理の基礎を学ぶセミナーやワークショップを開催するなどの取り組みがあります。特に公務員は、OJT偏重のため、こういったトレーニングは、持続可能な組織運用上必要です。

⑶成果と過程の両方を評価する

業績評価やパフォーマンス評価では、単に成果だけでなく、運用の過程や取り組み方も評価に反映させる必要があります。適切な運用手法やリスク管理の実践、問題解決の過程などを評価の一部とすることで、運用に意識を向けた業務評価を実現します。

⑷結論

運用に意識を向けた業務評価は、組織の効率性向上、柔軟性と創造性の促進、リスク管理と対応力の向上といった利点をもたらします。管理職は運用の重要性を理解し、従業員の運用能力を適切に評価することで、組織全体の成果や持続が期待できます。

４．業務評価の具体例

私がこれまでに関係してきた業務のうち、運用に意識を向けた業務評価の重要性を実感する具体例を挙げてみましょう。

⑴消費税申告書の例

私は現在経理担当で、12年前も経理担当でした。
消費税申告書の作成は、ツールなどにより、ルーティンワーク化された業務の一つです。しかし、税制改正などによって申告書の内容や書き方が変わることがあります。運用に意識を向けた業務評価では、従業員が自力で申告書を作成できるかどうかだけでなく、最新の情報や法令の変更に対応できる能力も評価対象となります。
これによって、組織は常に最新の要件に合致した申告書を提出し、税務上の問題を避けることができます。

⑵ITシステムの運用の例

ITシステムの運用も、ルーティンワークだけでなく、柔軟な対応や問題解決能力が求められます。運用に意識を向けた業務評価では、システムの障害やセキュリティの脅威に対する対応能力や、システムの最適化や改善提案の能力も評価の対象となります。これによって、組織はシステムの安定性とセキュリティを確保し、業務の円滑な遂行を支えることができます。

⑶プロジェクト管理の例

プロジェクトの運営には、計画策定や進捗管理、リスク管理などの運用が欠かせません。運用に意識を向けた業務評価では、プロジェクトマネージャーが適切な運用手法を選択し、スムーズなプロジェクトの進行を実現できる能力が評価されます。これによって、組織はプロジェクトの目標達成や予算管理を効果的に行い、プロジェクトの成功に貢献することができます。

⑷まとめ

運用に意識を向けた業務評価は、日常のルーティンワークだけでなく、適応力や柔軟性、問題解決能力などを含めた総合的な能力を評価することで、組織の効率性や品質の向上、リスク管理、柔軟性の促進などの利点をもたらします。

５．結論

運用に意識を向けた業務評価は単なるルーティンワークの評価だけでなく、運用の根本を理解し、適切な対応ができる能力を持つ人材を評価することが重要です。管理職は運用の重要性を認識し、運用に関するトレーニングや教育プログラムを提供することで従業員の能力向上を支援しましょう。
組織全体で運用に意識を向けた業務評価を実施することで、より効率的かつ柔軟な業務遂行が可能となり、組織の競争力を向上させることができます。