時間管理を含むタスク管理をNotionで実現する方法
タスク管理からドキュメントの作成、お気に入り記事の保存まで、なんでもこなせちゃうNotion。
中でも最近興味を持っているのが、タスク管理の方法です。
Notionを使って行われるタスク管理は、カンバン形式でタスクを扱ったり、ToDoリストのブロックを使って管理する方法をよく見かけます。
しかし、個人的には、単純なタスク管理だけではなく、時間の管理まで一括してNotionでまとめたいんですよね。
そこで本記事では、Notionを活用し、時間管理を含むタスク管理をどう実現するかの方法について書いてみようと思います。
時間管理を含むタスク管理とは？
時間管理を含むタスク管理とは、どういったものでしょうか。
タスク管理と言われてパッと思いつくものは、ToDoリストです。
でもこうしたToDoリストって、そのタスクにどれぐらい時間が必要になるのかを管理できないんですよね。
なぜ時間管理が必要なのか
僕は現在、半分会社員、半分フリーランスみたいな働き方をしているので、仕事の時間配分はかなり重要になります。
一週間のうち、会社員としての仕事は何時間、個人としての仕事は何時間という形で割り振っています。
こうした働き方をしていますから、仕事の作業時間をある程度把握できていないと、
会社員としての仕事に時間が取られすぎて個人の仕事が出来ない！
あるいは個人の仕事に時間が取られすぎて会社の仕事が出来ない！
みたいな状態になってしまいます。
なので僕が求めるタスク管理には、以下のような機能が必要になってきます。
タスクを実行する日付がわかる
タスクをこなすのに必要な時間がわかる
プロジェクトごとにタスクを管理することができる
タスク管理は、実際の作業時間を見返すことも重要
上記のような条件に加え、もう一つ大事にしていることがあります。
それは、タスク完了後、見積もり時間と実際にかかった時間を振り返ることができる機能です。
というのも、タスクの見積もりって甘く考えちゃうことが多いんですよね。
往々にして、想定していた時間よりも時間がかかってしまった…という場合が多いです。
こうした見積の甘さは、
・自分の作業時間を正確に把握できていない
・必要なタスクがきちんとリストアップできていない
ことが主な原因です。
でも、これってやっぱり経験が必要なんですよね。なので、
①作業時間を見積もる
②実際に作業を行う
③予測と実際に掛かった時間の差を見返す
をひたすら繰り返すしかないのかなと思っています。
なので、僕が求めるタスク管理には、実際の作業時間を見返す機能が欲しいのです。
中項目やトータルの合計作業時間も知りたい
更にもう一点、欲しい機能が。それは、各プロジェクトや中項目に、全てのタスクを合計してどれぐらいの作業時間がかかる予定なのか、そして実際にどれぐらいの時間がかかったのかを把握するというものです。
例えば、僕が個人で受けている仕事にはWebsite制作が多いのですが、サイトを作るにあたり、大まかに下記のようなステップでタスクを区切っています。
MTG
リサーチ（類似サイトや業界について下調べ）
素材集め（テキストが画像）
ワイヤーフレーム
デザイン
コーディング
調整
仕上
このときに、MTGやリサーチにどれぐらい時間がかかり、デザインやコーディングにどれぐらい時間がかかったのか、そしてプロジェクトを終えたときに合計何時間かかったのかを把握したいと思っています。
こうしたプロジェクト全体の作業時間を知ることで、以降の似たような規模のサイトを制作する際に、大まかな作業時間を把握することができるのです。
Notion以外の候補について
こうした細かいタスク管理をしようと思ったときに頭をよぎるのが、
「それNotion以外のツールを使った方が早いんじゃね？」
ということ。笑
時間管理ツールには、AsanaやToggl Track、そしてClickupなど、他にも使いやすくて便利なツールが多く存在します。
特にClickupについては、無料でここまで出来るのかというぐらい、めちゃくちゃ魅力的でした。
しかし、それでもNotionで管理したいと思う理由が２つあります。
①ツールを一元化したい
これが何よりも大きな理由ですね。ツールの数を増やせば増やすほど、アプリを行き来しないといけないので面倒くさくなります。
それに、タスク管理はこのアプリを使って、ドキュメント管理はNotionで…とか考えるのも嫌なんですよね。
シンプルに考えられるように、とにかく全てのことをNotionに閉じ込めたい。
②タスクとドキュメントを気軽にリンク付けできる
これも、大きな理由の一つです。Notionで一元管理した場合、あるタスクに関連するドキュメントを簡単にリンクづけたり、関係性を作ったりしやすいんですよね。
もちろん他のアプリでリンクを作って…ということも可能ですが、やはりひとつのアプリで完結したほうが遥かに使いやすい。
細かな時間管理は性格上、できない気がする
理由は２つといいましたが、もう一つありました。それは、自分の性格上、細かな時間管理は恐らくできないだろうということです。
Toggl TrackやClickupでは、ストップウォッチのようにスタートボタンを押し、終わるときにストップボタンを押すことで作業時間を管理できますが、使ってみるとストップウォッチの存在を頻繁に忘れるんですよね…笑
なので、もう少しラフに計測する形でも良いなぁと思い、それならNotionでもいけるじゃん、と思いました。
具体的に時間管理をどう実現するか
さて、ここからはどういう実装をしたかについて書いていきます。
Notionでタスクの時間管理を行うにあたって、大きく分けて以下のようなプロパティを設定しました。
タスク名→データベース設定時の初期プロパティ
プロジェクト名
タグ
日付
時間の見積（分単位）
時間の結果（分単位）
実際に使っているデータベースについては、もっと多くのプロパティを設定したり、タスクももう少し細かく区切っていますが、時間管理に必要なプロパティは大体こんな感じです。
タスクは一つのデータベースにまとめる
原則、全てのタスクは一つのデータベースにまとめておいた方が良いです。カレンダービューやタイムラインビューにした際に、時間管理がしやすくなります。
タスクの見積時間を設定する
数値のプロパティを設定し、見積時間を入力します。
分でも時間でも良いですが、よく使う単位が分刻み（15分30分45分）であるならば、分で考えた方が良いです。
実際に掛かった時間を入力
次に、実際に掛かった時間を入力していきます。
僕は、その日に行うタスクについて、朝イチにタイムラインビューで確認しています。
この時点では、見積時間に入力している時間を割り当て予定を決めていきます。
続いて、実際に作業を行い、タスクが完了した時点で時間を実際に掛かった時間に修正します。
上記画像でいえば、9時半からはじまったMTGが、実際には12時までかかったとします。その場合、タスクの作業時間を12時までに設定します。
作業時間については、関数を使用します。
まず日付のプロパティで”終了日を含む”、”時間を含む”にチェックを入れ、開始時間と終了時間を設定します。
続いて、start関数とend関数でタスクの開始と終了の時間を拾い、dateBetween関数で作業時間を返す、という流れです。
タグについて
タグを設定することで、データベースのグループ機能を使い、タグごとにかかった時間を確認することが出来ます。
つまり、MTGやリサーチにかかった時間、デザインにかかった時間、コーディングにかかった時間など、中項目のタスクごとにかかった時間を把握できるようになるのです。
終わりに
以上のようなプロパティを設定することで、無事プロジェクトの大項目、あるいは中項目の作業時間についても把握できるようになりました。
プロジェクトを開始する前に、把握しているタスクを一通り入力することで、プロジェクト全体の作業時間をざっと把握することも可能です。
まぁ大抵は、予想の時間よりずっとオーバーしてしまうのですが…
Notionは、まだまだ機能が日々アップデートしている状態です。
ここの使い勝手がもう少し変わったらなーとか、リレーション時にフィルターかけれたらなーとか、使用する上で細かい要望は多々生まれてきますが、そうした面を含めて非常に楽しめるツールですので、時間管理を含むタスク管理に興味がある方は、ぜひいろいろな方法でチャレンジしてみてください！