新卒採用マッチングイベント基本の「き！」②成功の決め手、それは事前準備

前回の記事で書いたように、採用イベントでは、今まで出会えなかった学生にも会えるチャンスが広がる一方、それ相応の大変なとこがあります。

（採用イベントとは何かについて、そのメリットとデメリットについてまとめました。まだ未読であればこちらも是非！）

今回は「大変なとこ」を乗り越え、採用イベントをより有効活用するために欠かせない事前準備について考えていきます。

採用イベントだって、One for All, All for One

本題に入る前に...採用イベントはチーム戦です。チームとして一丸となり、同じ目的に突き進み、それぞれが役割を全うしないとゴールまで繋がらないのは、ラグビーだって採用イベントだって同じこと。

でも採用イベントはラグビーと違い、まず最初に目的を共有するという必要があります。また各々の役割についても、改めて認識合わせが必要です。そのために欠かせないのが、入念な事前準備。事前準備こそが、採用イベントの「大変なとこ」を乗り越えるための鍵だと、私たちは考えています。

特に今回は、どんなイベントや企業であっても欠かせない、事前準備で抑えるべきポイントをご紹介していきます。

【イベント全体】イベントの目的、共有できていますか？

1. 目的完遂のため

何よりも、イベントの目的を達成するために、ゴールの共有は欠かせません。

採用イベントの現場では、大量のタスクに追われることも多々あり、採用イベントが終われば、その達成感も一入。その一方で、肝腎要のイベントのゴールを忘れて終わってしまうということも。インターンシップへ参加を促すためにイベントに参加したのに、そのアナウンスを忘れてしまったりという悲劇が、イベントの現場では起こり得ます。

これは、何よりも避けなければいけないことです。そのため、当日のゴールをチームで確実に共有しましょう。例え誰かが失念してしまったとしても、補い合えるような体制づくりをしておくことが大切です。

2. 採用イベント内プログラムの、取り組み方の指針として

また、イベントのゴールは、プログラムごとの方針や方法を考える際にも大切です。例えば、インターンへの参加者増加を目的とした場合、座談会の際に、インターンに関する資料を配布することもあります。

このように、当日チームとして確実に成果を出すためにも、細かい方針ややり方を定めるための下地としても、確実に、参加者の間で目的を共有しておく必要があるのです。

【イベント全体】出会いたい学生のイメージ、共有できていますか？

目的の次に重要なのが、欲しい学生のイメージを共有しておくことです。

採用イベントの中には、参加学生が50名以上になるイベントも。1人で全ての学生をみるのは困難を極めます。そのため、分業体制をとることもありますが、欲しい学生のイメージ共有なしでは、評価の制度が落ちてしまう可能性が高まります。また、学生の数が少ない場合でも、複数の担当者が同じ評価軸で学生をみることで、より精度の高い評価を行うことも可能になるでしょう。

チャンスを最大限活用するため、活躍している若手のタイプや、自社に向いている学生の傾向を洗い出し、欲しい学生のイメージをチーム内で共有するようにしましょう。

【イベント全体】チームの雰囲気作り、できていますか？

学生が企業について学ぶのは、プレゼンや社員とのやりとりだけに限らないことも、忘れてはいけない点です。

プログラムに取り組む姿勢、担当者同士の会話など、ありとあらゆる角度から多くを感じ取っています。そしてこのような「担当者の背中」からも企業のイメージを形成し、判断していきます。

言葉使いや態度などが、思わしくない場合は、学生は確実に離れていきます。普段から互いの信頼関係が重要になってきます。また、好ましくないと思われる言動や態度などは、事前に、お互い指摘しあいましょう。

【資料作成】目的にあった、プレゼン資料や配布資料が準備できていますか？

プレゼンの資料や事前配布資料の作成では、学生に伝えたいことは何か、どう伝わって欲しいかを意識した資料作りを心がけましょう。

どちらの資料でも、自社が伝えたいキーワードや内容を明確に打ち出し、わかりやすい言葉で印象付けることが大切です。特に業界用語は避けましょう。また、イメージを有効活用することも大切です。事例写真や社員の雰囲気が伝わる写真を使いましょう。

また、座談会時にも資料を配布することもあります。例えば、イベントのゴールを自社説明会や、インターン選考への誘導とした場合は、確実に学生にその情報が伝わる資料を用意してもよいでしょう。

【プレゼン】プレゼンで伝えたい内容の共有、できていますか？

プレゼンに関して忘れてはならないのは、採用イベントに来ている学生は全くあなたの会社を知らないかもしれないということです。そのため、採用イベントでのプレゼンで大切なのは、まず興味を持ってもらうということ。

会社説明会で利用している資料をそのまま使うのではなく、イベントように別途用意することをお勧めしています。専門用語などは使わず、誰にでも伝わる内容を目指しましょう。

1. 事前のプレゼン内容共有で、個別対応力アップ

また、就職活動は時期により、学生側の業界知識、仕事観、そして意欲などが異なります。それぞれのフェーズに合わせた訴求点の強弱、話のストーリー、説得材料の徹底ができているか確認し、認識を合わせておきましょう。

担当者全員の共通理解は、個別に学生にアプローチする際の質の向上につながります。伝えるべきポイントを的確に絞ることが可能になり、伝わりやすくなるためです。

2. 確実に届くプレゼンのため、ロープレを活用しましょう

本番のプレゼンでは、確実に時間内に必要な情報を伝えられるようする必要があります。特に初めてイベントに参加する場合、担当者同士で率直に意見を交わし合い、より伝わるプレゼンにできるよう最善を尽くしましょう。

3. 他社から学べるチャンス

更に採用イベントは、他社の採用プレゼンを見られる貴重な機会でもあります。学生の反応が良いキーワードは何か？、他社の訴求点はどんなことか？などなど、他社のプレゼンから学ぶことができます。自社の取り組みの理解を深めておくことで、さらに深い気づきが得られるでしょう。

今後の採用能力向上のためにも、参考になることは積極的に取り入れていく下準備としても、内容の事前共有は大切です。

【座談会】学生から聞かれそうな質問への回答、共有できていますか？

質問に対しての回答も事前に共有しておくことが大切です。

特に学生から質問される可能性が高いものは、徹底して共有しておくのが望ましいです。人によってあまりにも回答が異なる場合、学生を混乱させてしまうこともあるためです。余程の意図がない限りは避けた方がいいでしょう。また、担当者全員が参加する座談会などでは、質問の内容により回答の担当を事前に決めておくのも、スムーズな運営につながります。

想定する質問を活用し、座談会を最大限に活用するために

また座談会で、学生から質問が出ないようであれば、用意した想定質問と答えを発信することで、座談会をアピールタイムとして有効活用することも可能になります。一人一人と直にコミュニケーションを取れる時間を有効活用するためにも、事前共有は必ず行いましょう。

まとめ

さて、最後に、事前準備で抑えておくべき最低限のポイントを、改めてまとめておきます。

◆イベント全体
・イベントの目的、共有できていますか？
・出会いたい学生のイメージ、共有できていますか？
・チームの雰囲気作り、できていますか？
◆資料準備
・目的にあったプレゼン資料や配布資料、準備できていますか？
◆プレゼン
・プレゼンで伝えたい内容の共有、できていますか？
◆座談会
・学生から聞かれそうな質問への回答、共有できていますか？

以上は最低限ですが、これだけおさえておけば、採用イベントに参加したことを後悔するようなことは、ないでしょう。

それでは、充実した採用イベントライフを！