残業０の仕事術②

おはようございます。よしぽんです。

昨日の続きになります。

・営業なので、チャットとメール、電話、対面それぞれの意義を考え、使い分ける

・会議の質を向上させる

・断る勇気を持つ

・カレンダーに今日いつまでに帰るか決めて、明日に仕事を持ち越さない

・システムを変える

④カレンダーに今日いつまでに帰るかを決めて、明日に仕事を持ち越さない

人間は基本的に惰性が大好きな生き物です。わたしも大好きです。そして嫌なものを後回しにします。

そこでカレンダーに今日いつまでに仕事をやるかを決めます。その間は全力を出します。そしてその時間が終わったら、強制的にぶった切ります。

これはマインド改革が重要です。自分も以前は残業を多くやっていました。大体そういう時は、これもやらなきゃあれもやらなきゃと思っています。そしてその根源には「めんどくさいこと」があります。頭を使わないといけない仕事です。そういう仕事のことを考えているから、残業になるのです。

「面倒くさいこと」は時間を決めて一気にやりましょう。そしてあれもやらなきゃではなく、一回家に帰って思考を「発酵させる」のです。

よく夕方あんなに悩んでいたのに、1日経った次の日にやるとすごい楽なことはありませんか？「朝飯前」と言いますが、朝飯前が一番仕事が捗る時間なんです。一旦悩んでいる仕事は、緊急でない限り、帰って寝た方が仕事がはかどります。

「それだと仕事から抜け出せない。」と思われそうですが、それで良いんです。悩みを持ちながら、夜を生活する。そしてゲームや読書、Netflixなんか見ながら、悩みを抱えながら、ヒントを得る。そうすることで、夜寝ている中で「発酵」されて良いアイデアが生まれるようになる。

そう考えます。

⑤システムを変える

よく仕事が終わらないという人に限って、「パソコン弱いんです。」とか「新しいシステムの使い方がわからない」という人がいます。

大体そういう人が、メールや電話などを多用し、紙でFAXをし、ペーパーレス化していないことが多いです。

世の中は、変化しています。ますます便利になっています。日本が生産性が低いのは、日本人が優れていないのではなく、「とりあえずガムシャラに頑張る」というマインドかなと思います。「いかにサボるか」を考えましょう。そのためにシステムごと変えて、自分の仕事を減らすのです。

営業として使えるツールを簡単に記載します。

CRM管理システム➡︎顧客の情報をドライブに入れるのでなく、セールスフォースやKintoneなどの顧客管理システムで全て一元化します。圧倒的に楽です。

CRMツールとは？MA・SFAとの違いやおすすめ16製品を比較！｜ITトレンド

チャットやWEB会議➡︎前回述べました。メールはチャット、電話はWEB会議でやりましょう。メールをいちいち開くのは時間の手間です。メールのCCシステム、なんとかなんないんですかね。個人的に社内でこれからは、ファイルないものはチャット、ファイルあるものはCRM管理につけて、チャッター飛ばすという感じでやっています。

商談もWEB会議をなるべく使う➡︎得意先で導入しているところは、基本的にWEB会議にしましょう。訪問する手間が無くなります。

そのほか、時間がかかるルーティンワークなど、全てシステムを簡便化します。その時に重要なことは、「本質は何か？」を常に考えることだと思います。「本質」をブラさずに、ルーティンの無駄な仕事をそぎ落としていく。そういう感じで、残業を減らしていければと思います。