【Notion】シングルデータベースがおすすめだよって話

こんにちは！diddyworksでスポーツと生きれる世界を創ってる齋藤です。

Notion、とても流行ってますよね。
日本語化もリリースされて、これまでIT業界で多く使われてたイメージから徐々にいろんな業界でも使われるプロダクトになってNotionアンバサダーとして嬉しい気持ちです！

どんな話するの？

今回は、マルチデータベースよりシングルデータベースがおすすめって話をしたいと思います。

diddyworksではNotionを導入して約2年ほど立つのですが、1年前ぐらいにマルチデータベースからシングルデータベースに引っ越しました。

情報の分断がおこりやすいデータ構造をシングルデータベースなら横断して管理できそう！と思い実際にやってみたところ、上手くいった実感があったので、Notionを活用するみんなにも共有して最大限活かしてもらえたら嬉しいなと思ってます。

要約

変幻自在のデータビューでデータの価値を高められる
チームや部署を横断した情報管理が可能に
「マルチデータベース → シングルデータベース」の実例紹介

マルチデータベースとは？

マルチデータベースと呼んでいるのは、例えば企業毎の議事録があったときに、企業毎にデータベース（以下DB）を用意していることを言います。
ステータスで管理していないDBですね。

マルチデータベースは、N対N

逆に、シングルデータベースは企業数に関係なく、1つのデータベースで管理するということになります。

シングルデータベースは、1対N

なぜやろうと思ったか

NotionによるNotionの使い方を西さん（@katsu2488 Notion日本1号社員）がイベントで話されているのを聞いて、検討し始めました。

1つのDBに情報を集約することで、「DBの見せ方」を変えて伝わりやすい形を表現したり、シンプルで分かりやすく、データが分散せず全てここにあるという安心感を与えてくれそうと思ったんですよね。

これまでは何かあるたびにデータベースを追加してと運用していたこともあって、たくさんの情報をまとめたデータベースで溢れかえっていました。

定期的に整理はしていても、このままの状態で運用を続けると検索しても欲しい情報にたどり着けないなどの懸念が、、、

ついに考えるときがきたかとNotion沼にハマっていくんですね〜
それが楽しいんですけどね！笑

【マルチDB → シングルDB】 実例紹介

CASE 1：取引先の数だけあった議事録DBを、ひとつに

議事録編

シングルデータベースはとてもシンプルですよね。

データベースのプロパティーに「Select」をひとつ追加するだけで実現できます。

弊社の場合、取引先毎にページを用意しているので、各取引先ページでリンクドデータベースを展開し「会社名」でFilterをかけることでこれまでの使用感と変わらず、データをひとつのDBにまとめることができました。

また、プロパティーにチーム（Dev / BizDev / Recruit）を追加して組織を横断した議事録管理もできます。
チーム毎にDBをつくって管理している方はシングルデータベースを検討してみてはいかがでしょうか！

最初からそうしておけば・・・と、今では思ってますが、
自分なりの使い方を見つけるのもNotionの楽しみだと思います！

CASE 2：バラバラになったイベントレポートを、ひとつに

イベントレポート編

これまではページ上部にテンプレートボタンを配置し、イベント参加する際にテンプレートを展開してレポートをまとめてました。

👇まとめたものを組織・技術などのカテゴリ別に整理する運用でした。

👇シングルデータベースに変えるとこうなります。

何が良いって、まずこのシンプルさ！
フィルターを使えば自分が気になるジャンルのイベントだけ見れるようになります。

また、ボードビューを活用するとこういった表示もできます。
これはシングルデータベースにまとめたからこそできる表示なので、とても便利です。

まとめ

変幻自在のデータビューでデータの価値を高められる
チームや部署を横断した情報管理が可能になる
データをシンプルに管理できて複雑になるのを抑制できる

シングルデータベースを検討してたりマルチデータベース運用してる方、これからDBを活用していく方の参考になればと思います！

シングルデータベースの懸念としては、プロパティー増殖があると思います。プロパティーの粒度で見ると増やしたくなるんですが、DBが持つ役割を明確にして気をつけながら運用していきましょう！

一度シングルデータベースにしてみると、便利さを実感できるはずです！

ではまた〜👋