Smart書記の文字起こし・音声収録で引き合いをいただく場面をまとめてみた

こんにちは。
Smart書記運営事務局です。

新会社であるエピックベース株式会社がSmart書記事業を譲受したのは、2020年3月ですが、Smart書記自体は提供開始から約2年間経過しています。

これまで1,000社近い導入に関する問い合わせをいただいてきましたが、どのような場面での利用要望があったのかまとめてみました。

Smart書記のサービス概要についてはコチラをご参照ください。

文字起こしに重きをおくのか、音声に重きをおくのか

Smart書記の使われ方としては、大きく２つあります。

１つは収録した音声を文字起こししたものを、議事録のたたきや発言録として利用するパターンです。多くの会議などが、テープレコーダーなどで収録を行い、それを文字起こしして議事録や発言録を作成しています。

Smart書記を利用すると、会議などの音声から文字起こしが作成されます。そのため記録ベースでの簡易な発言録はSmart書記で自動生成されるもので足りますし、正確に議事録や発言録をする際は音声だけでなく、書き起こした文書も参考に作成できるため、スピーディな記録作成が可能になります。

もう１つは音声自体の記録を目的としたパターンです。文字に書き起こした場合、どうしても発言のニュアンスや流れが見えづらくなってしまうことがあります。Smart書記ではこのような場合に、音声で確認することができます。また音声から文字起こしもされているので、文字起こしの該当の部分を選択することで、指定部分だけの音声再生もかんたんに行うことができます。（下写真参照）

この点踏まえ、どんなシーンでの導入要望があるか、以下にてまとめていきます。

とにかく要望の多い「会議」での利用

お問い合わせの中でもっとも多いのは「会議」での利用要望になります。
議事録や発言録の作成は会議中に多少作成するものの、会議終了後に時間をかけてまとめるケースが多いようです。会議が１時間だとしても、それに加えて３０分、多い場合だと会議の時間以上を費やして議事録などの作成を行っていることもあります。
また納期が急ぎのケースも多く、実際に議事録を作成される方にはとても負担が大きいと私たちも実感しています。

なお「会議」と一言にいっても、法的な制約のある「取締役会」やそれに準ずる「経営会議」、定例での部内会議やプロジェクトのブレストなど、ご利用のシーンは非常に多岐に渡ります。

特にここ数ヶ月ではコロナウィルスの影響で、ビデオ会議などでの利用要望も大きく増えています。

またSmart書記は多言語対応（翻訳）もしているため、多国籍のスタッフが在籍している企業や海外の拠点などとのビデオ会議でもご利用いただいています。（以下ご利用イメージ）

会議体や業種、または会社のステージなどによって、記録形態が大きく異なるのも会議での利用要望の興味深いところです。

インタビュアーと取材対象の２者で行う「取材・インタビュー」

「取材・インタビュー」のご利用要望は問い合わせも多く、そしてSmart書記としてもとてもマッチしているシーンの１つです。

書籍などを扱う出版社やライターさんについては、今でもテープレコーダーで収録してその後に文字起こしを行うと聞くケースも多く、時間の削減にとても期待いただいています。

加えて昨今では、企業がオウンドメディアと呼ばれる自社メディアを持つことも増えているので、事業会社の企画部門や広報担当の方からの引き合いも増えています。

会見場の音響設備でも大丈夫！　「記者会見・決算発表」

「記者会見・決算発表」も発表者と質問者がきれいに分かれる利用シーンになります。この場合は、発表される発表者と質問される方がSmart書記を利用されるようになります。会見場のマイクや音響機器にも接続できるので、普段の会見や発表などとそれほど使い方を変えずに利用できるのがポイントです。

実際にSmart書記のお客様である、徳島県庁さまでは、知事の定例会見をSmart書記を活用して、オンタイムでHPで公開するなど情報開示の迅速化をされています。

実は納品物の多い「リサーチ」

企業がおこなう「リサーチ」もSmart書記が活躍できるシーンの１つになります。リサーチの場合、事業会社からも、リサーチ専門会社からも引き合いがあるシーンになります。

リサーチの場合、１対１で行うデプスインタビューや複数名で座談会形式で行うグループインタビューなど、発言録を作成しなければいけないシーンが多く発生します。リサーチの場合、他にもサマリーや報告書など、納品するものが多いため、発言録がかんたんに作成できるのはとても重宝されます。

また実際には現地でリサーチを見ていただくケースも多いのですが、都合が合わずに見れない場合でも、収録音源などを聞いてどんな内容でリサーチが行われているか事後で確認できるというのもポイントです。

利用シーンがどんどん広がりを見せる「商談・面談」

「商談」については、サービス開始当初から引き合いをいただいてる利用要望でした。一方でこの利用シーンもどんどん広がっているように感じています。

以前は企業対企業の営業商談の引き合いが中心でしたが、最近だと一般消費者向けの商談の記録ニーズも増しているように思います。特に住宅の購入や自動車の購入などライフイベントに関わる重要かつ出費の大きいケースでのご利用意向が増えてきています。

コロナの影響で一般消費者と企業でもビデオ商談を行うケースも出てきたので、商談での活用シーンはさらに広がりを見せると思います。

また派遣会社の派遣スタッフ面談や人材紹介会社の求職者面談など、「面談」への引き合いも商談同様によく見られます。この点もビデオ面談の広がりがさらに進むので、より伸びていくことを期待しています！

ご利用シーンでの活用の仕方からご相談にのります！

かんたんにご利用要望をいただくケースをまとめてみましたが、まだまだSmart書記の活用の幅はあると私たちは考えています。

私たちSmart書記運営事務局では、使いたい利用シーンでどうやれば今までの作業が楽になるか、またどのような使い方のパターンがあるかも個別にご相談を伺っています。

ぜひご興味をお持ちいただいた際は、お気軽にお問い合わせをいただければと思います。
14日間の無料トライアルも実施しておりますので、以下からぜひご連絡ください！

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