【心の余裕を作り出す】カンバン方式によるタスク管理のコツ
クライアントの広告運用を任されていた当時、数週間から１ヶ月ごとに施策を打っていかなければならなかった。スプレッドシート作ったタスク管理表で管理していたのだが、１つ大きな不満があった。
そう、進捗分かりにくい問題である。
複数案件が走っていると、タスクをすべて覚えてなどいられない。やはり確認したときに各タスクの進捗や締め切りがパッと見で分かりやすいことは何より重要だった。
本記事は、「今だったらこうするのにな」を詰め込んだコンテンツである。誰かの参考になれば嬉しい。
カンバン方式は継続的に改善するときに採用
カンバン方式はソフトウェア開発などでよく使われるタスク管理方式で、高速でPDCAを回したいときによく採用される。
特にWEBサービスなどはユーザーの利用状況を見ながら、短いスパンで新しい機能のリリースや改善が行われるため、要件が途中で変わる可能性がある。カンバン方式はそのような状況に適した方式だ。
逆に計画やスケジュールがしっかり決まっている場合、ガントチャートの方がおススメだ。なぜなら、「いつ」「誰が」「何を」やるかの全体像が分かりやすいからだ。
カンバン方式のメリット
進捗の見える化
私がカンバン方式を利用する最大の理由は正直これだ。タスクの進捗度合いが分かりやすいことこの上ない。
未着手→進行中→完了と右へタスクを移していくだけなので、操作も直感的だし、タスクが進んでいることが目に見えて分かるため、達成感も感じやすい。
ボトルネックの解消
決まった業務フローがあるなら、業務効率の改善にも利用することができる。
例えば、デザイン工程にタスクが溜まっており、それを解消できれば全体がよりスムーズに流れるといったことがパッと見で分かる。
つまり課題を特定しやすいため、ツール導入などの対応が取りやすいのだ。プロジェクトが安定すると言い換えてもいいだろう。
変化に強い
タスクの追加や優先順位の変更も簡単だ。
もし新たな施策や機能のリリースが必要であれば、次回のPDCAサイクルで対応するなど、柔軟に対応することができる。
カンバン方式でタスクを管理するコツ
01 何をリリースするか決める
正直なところ、この工程が一番難しい。
1~4週間で達成可能な成果物を決定する。プロダクトなら新しい機能だし、マーケテイングなら新しいキャンペーンやコンテンツなどもあり得る。自分以外の誰かが利用するものをリリースする。
よくありがちなのが、何をリリース（または改善）すべきなのか分からないというパターン。解決策はビジネスデータや顧客像を把握すること。何も無いところからアイデアは勝手に湧いてこないからだ。
例えば、WEBサイトのお問い合わせ率が極端に悪い場合、実際にユーザー行動を自分で辿ってみたりする。すると文章やボタンの位置など、何かしら改善点が見つかるはずだ。
逆に改善したい箇所はあるが、どう改善すれば良いか分からない場合、上手く行っている事例を参考するとアイデアが湧きやすい。AIに壁打ち相手になってもらうのもいいだろう。
最後に上司や会社の了承を得て、リリース目標を確定させる。その際、どの数字の改善が期待できるのかも決めておこう。数字を最初に把握するのはそのためだ。リリース自体が目的化してしまうことも本当によくある。
02 タスクの洗い出し
次にリリース目標を達成するために必要なタスクを全て列挙する。タスクは1日以内で完了できる規模が理想だ。
おススメはフローチャートを使うこと。依存関係（Aが終わらないとBに着手できない関係）や優先順位がつけやすくなる。
03 優先順位と期限の決定
タスクの進捗を可視化するため、カンバンボード上に期限を明記していく。タスクは優先順位が高いものから並べよう。
初めてのタスクだと完了にどれだけ時間がかかるか分からないことがよくある。その場合、AIに質問して仮置きでいいので入れておくと良いだろう。
１日の終わりにタスクの期限の調整する。そもそも修正のない計画など存在しないので安心して欲しい。
04 タスクを処理する
ここまで来たらあとはやるだけだ。
例えば、「未着手」「進行中」「確認中」「完了」のカンバンボードを用意して、順に処理していく。
コツはマルチタスクを抑制すること。そもそも人の脳はシングルタスクでしか処理できない。効率が落ちてしまうので、複数タスクの同時処理はやめよう。
これを仕組みで解決する方法がWIP（Work In Progress）制限だ。WIP制限とは同時進行中のタスク数を制限すること。（経験則的に）2~3くらいに設定するのが集中力を維持するのにちょうど良い。
あとは進捗に合わせてタスクを左から右へ引っ張っていき、新しいタスクは完了したタスクの分だけ着手していく。
05 業務フローの振り返り
カンバン方式はワークフローの歩留まりが何処にあるか分かりやすい。数週間に一度、業務のボトルネックを洗い出して改善しよう。
【ボトルネックの解決策（例）】
・他の人に手伝ってもらう
・よく使う情報はまとめる
・ツールを活用する
カンバン方式でタスク管理をやってみよう
カンバン方式でタスク管理をしようと思ったそこのあなた、次に気になるのはおススメのタスク管理アプリではないだろうか？
正直なところ、Trelloやmonday.comなどカンバン方式があることを謳っているツールならどれでも問題ない。私はNotionを使っている。
タスク管理以外にもプロジェクト管理やWikiなど汎用的に使えるし、個人で使うなら大抵の機能が無料で利用できるためだ。
日本市場の利用者が増えることで、日本向けの機能が優先的に開発されるようになることを期待してこの記事を書いてみた。気になる方はぜひ使ってみて欲しい。
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