07_読み手に配慮したビジネス文書で時間を節約

人生に感謝を。シンパクト和 です。

前回の記事

では、「考える」と「文章を書くこと」のつながりと、「文章を書くこと」で得られることをまとめました。

仕事において、読みにくい、主張がわかりにくい文章は避けたいと思いませんか？

今回は、「読み手の時間を大切にする文章の書き方」

を具体的にまとめてみました。

下記を満たす文章を書くために気をつけていることです。
・何を言いたいのかすぐにわかる
・読み返しの必要がほとんどない
・内容が頭にスッと入ってくる

１．結論―理由―根拠―結論で書く。

　一つの文で一つのポイントだけを書くことに気をつけます。
文章を「また」「さらに」「次に」などでつなげず、「～は３つあります」のように、構造を整理して書いた方がよいと思いませんか。

△
安くて、速いので昼食は、吉野家の牛丼を提案します。
この近辺で食事できる場所は～と～です。その中で一番安いです。また、昼休みの時間が12時から13時であることを考えて、速く食事を済ませられれば午後の仕事開始の時間に余裕を持つことができることが魅力です。
さらに、午後のスケジュールがきつく間食を取る余裕がないため、昼食でお腹いっぱいにしておきたいです。
したがって、昼食は吉野家の牛丼を提案します。

◯
昼食は吉野家の牛丼を提案します。
理由は、３つあります。
１つ目は、安いからです。
この近辺で食事ができる場所は～と～です。その中で一番安いです。
２つ目は、出てくるのが速いからです。
お昼時間は12時から13時です。午後の仕事開始時間に余裕をもつために速く食事を済ませられることが魅力です。
３つ目は、お腹いっぱいに食べられるからです。
午後のスケジュールがきついため、間食をとる余裕がありません。お昼にお腹を満たしておきたいです。
したがって、昼食は吉野家の牛丼を提案します。

２．しかし、が、を使わない。

　ビジネス文書では、逆説の接続詞を使わない方がよいです。前置きが長くなるからです。結局言いたいことは、「しかし」の後なので、「しかし」より前はカットしたほうがいいです。最初から一番言いたいことを書いたほうがよいと思いませんか。

△
～の主張は、～の点では正しい。しかし、～を考えていないので採用しない。

◯
～の主張は採用しない。理由は～を考えていないからである。

　物語を書く場合は、「しかし」は必要ですよね。

例）
彼のピッチングは素晴らしかった。春の県大会では２試合連続完封して優勝に貢献し、夏の大会の優勝は確実視されていた。しかし、連投が原因で肩を痛めたため、夏の県大会出場は絶望的になってしまった。

「が」は順接、逆説、単純な接続で使われます。
あえて使用するなら逆説の場合のみです。上記で述べた理由で使用しないほうがいいです。なんでもかんでも「が」がついている文章を見かけたりしませんか。

△
初任給を上げましたが、優秀な人材の応募につながりました。（間違えた順接）

◯
初任給を上げましたので、優秀な人材の応募につながりました。

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先日の打ち合わせの件ですが、部長の承認が下りました。（単純な接続）

◯
先日の打ち合わせの件について、部長の承認が下りました。

３．過度に丁寧な文面を止める。

　読むのに時間がかかる文章を読んでもらうことは、相手への配慮を欠いた行為だと思います。読み手にとっても書き手にとっても時間の無駄だと思いませんか。

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ご多忙のところ大変恐れ入りますが、Aプランの進捗状況についてご相談させていただけますと幸いです。

◯
Aプランの進捗状況を相談させてください。

４．→を使う

　便利なのでとりあえず矢印で整理している文章があります。矢印の意味がわからないので使わない方がよいと思いませんか。

△
共通テストで注意すべき点
→受験番号と氏名を記入したら、指差し確認する。
→最後の５分は見直しの時間にする。
→「やめ」の合図で、鉛筆をすぐにおく。

◯
共通テストで注意すべき点
・受験番号と氏名を記入したら、指差し確認する。
・最後の５分は見直しの時間にする。
・「やめ」の合図で、鉛筆をすぐにおく。

５．余白をとる。

　適度に余白がない文章は頭に入ってきません。文章は相手の頭に入ってこそ価値があるので、余白を取るようにした方がよいと思いませんか。

６． ※、太字、アンダーラインを使わない。

　太字やアンダーラインでの強調がたくさんありすぎて、何が大事かわからない文章があります。強調する点は思い切って１箇所にしぼった方がよいと思いませんか。

７．タイトルで何を言っているかわかるようにする。

　「～について」と言うタイトルでは、タイトルだけを読んで文章の中身を想像できません。タイトルだけで中身が予想できた方がよいと思いませんか。

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歓迎会について

◯
【提案】歓迎会の出し物

その他
ビジネス文書では提案をしたい（自分の考えを伝えたい）

　他者に対して提案を行ってこそ、文章を読んでもらう価値があります。提案とは (1) できたかどうか検証できるもの (2) 数字が入っているもの (3) 責任者が明確であるものを指します。

　他者に読んでもらう文書は、「提案」として渡したいと思っています。

「相手の時間を大切にする」ビジネス文書スキルを磨いて限られた時間を大切にしたい。

シンパクト和でした。

参考：
伊藤羊一「１分で話せ」SBクリエイティブ株式会社，2018年4月
倉島保美「書く技術・伝える技術」株式会社あさ出版，2019年7月