業者様連絡ツール　自分時間増えた【50】

はい、施工管理見習いのしゅんです

今日はよし悪しはございまが自分がしている業者さんとの連絡確認調整の仕方についてきてまいりたいと思います。
これを書く理由は、新人時代の自分は電話ばかりしていて、職人さんの時間奪いまた、自分の時間も多く失ってしまい結果、
残業や仕事がおしてしまったり、連絡が遅くなってしまっていたからです。

でわ、自分が連絡ツールとして使用しているのが下記のツールです。
・電話
・メール
・LINE
・メッセージ
なるべく早く連絡を返せるよう、自分は基本全ての連絡をスーマートフォンで送るように癖つけしております。資料の添付や文字の打ちやすさの多少の良し悪しはございますが、本当に長文の時はパソコン利用します。

次にどのように使い分けてるかです。
・電話
緊急要する時、本当今知りたい、確認したいという時のみしようしております。

・メール
アーカイブややりとりの記録を残したい時に使用しております。あと、大きいデータやパソコンで長文を打つ時などに使用しております。

・LINE
基本は職人さんとの施工確認後写真確認や
現場で起きたわからない事や相談したい事をを写真やビデオで対応に使用しております。また、PDFの添付も出来るため簡易的な内容の資料を送る事も可能です。
圧倒的な認知度と使用率の高さからとても重宝しています。

・メッセージ
こちらは基本、LINEを使用していない方や電話番号し知らない方に文章で連絡したい時に使用します。電話番号だけ知っていればメール出来るのでとても連絡先を知るハードルが低いです。また、資料等を送りたい場合、メッセージから本名のメルアドを聞けます。

以上が使いわけです。

とても使い分けが多くて逆に手間そうですが、意外となれると手間でなく、またそれぞれのツールのいいところがありますのでとてもいいです。これを実践するようになってから、基本は緊急の事意外は業者様の
方も電話をしない関係となりましたので、だいぶ自分の集中時間が取れるようになったのと、どこからでも送れますので、帰らないとメール出来ない、確認出来ないとのやりとりが基本なくなりました。
また、文章化する為、1回考えて落ち着くため逆に自分がわかっていない事を見つめ直すことが出来ます。
何より、基本アーカイブ・記録が残るため後から手配・やりとりの確認ができます。
また、リアルタイムで画像や映像でコミニュケーションが取れるため、電話よりも認識の共通が図れております。また、自分は手配関係の乗り込み日、確認連絡を2週間前・1週前・3日前にメールで送るようのしたりもしております。

ただ、便利ツールですが会社情報扱う事もあるため情報については選別して扱う事、また、年代や認識や考え方もあるため、適選な連絡ツールでやりとりする事を気をつけおります。

どんな仕事もみんな一生懸命がんばってくれます。しかし、手配漏れや認識違いによるもったいない失敗等が起きることもあります。ですので、連絡ツール上手く利用してみんなで目標への共有共通の認識とスピードを上げれるよう意識しました。

以上、自分が業者様連絡調整連絡ツールの
使い方でした。

よし、今日も頑張るぞー🥳

PS
連絡ツールは記録・やりとりを残して、誰かを責める根拠の使うのでなく問題を共有して解決するための協力ツールだと思っております。