週次レビューは初級？

2021年8月30日 03:33

こんにちは、show_ando です。

  今回のテーマは、「週次レビューは初級？」です。
「全面改訂版はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」（以下 GTD 本と略）では新旧ともに、週次レビューの重要さが強調されています。

わたしは、GTD のプロジェクトや「気になること」はすべて OmniFocus のプロジェクトにリストとしてまとめており、一時期、このプロジェクト数が 800 以上になりました。ここまでくると、週次レビューの負荷が大きくなり、システムが破綻しかけました。

これにどう対応し、現状の経過を共有します。
GTD システムの構築と運用の各段階では、時間配分（プロジェクトの作成時間とレビュー時間）が違うことを学びました。

プロジェクト数が膨らんだ理由

GTD を始めたときは、Inbox に気になることをどんどん書き出し、それをOmniFocus のプロジェクトにまとめることに主眼を置いていました。
この段階では、週次レビューを実施していなかったため、プロジェクトの数が膨らんでいったわけです。

週次レビューするくらいなら、気になること、プロジェクトの整備に時間を割きたかったのが理由です。

週次レビューが終わらない

そして週次レビューを始めたとき、はたと困ったわけです。800以上のプロジェクトの週次レビューは、ゆうに2時間以上かかっていたと思います。
このため何度か破綻しそうになり、週次レビューすること自体に疑問が湧いてきました。

週次レビューにかける時間をいかに減らすか

この打開策のプロジェクトを OmniFocus に一つ追加しました。

プロジェクトの数とレビュー時間を減らすために何をするか、そのアクションをブレストし、階層化してまとめました。
最終的に、プロジェクト数の半減と、レビュー間隔の変更を実施しました。今回は後者を説明します（前者はいまだ取り組み中です）。

レビューの間隔を変更する

GTD システムを維持するために、レビュー間隔を変更したことが有効でした。

OmniFocus のプロジェクトのレビュー間隔は毎週がデフォルトです。このレビュー間隔を以下のように設定しました。

毎週、隔週、三週、毎月、隔月、三ヶ月、半年、毎年、
そして、日次（週次以下）も決めました。

プロジェクトをレビュー間隔で分類する

わたしのOmniFocus のプロジェクト階層は、以下の記事で共有しました。

まずレビュー間隔でプロジェクトを整理するために、OmniFocus のプロジェクト階層にレビュー間隔別のフォルダを作成しました（日次、月次、三ヶ月、半年、一年）。

１．このレビュー間隔別フォルダに該当プロジェクトを移動し、プロジェクトのレビュー間隔を変更
２．これらのフォルダに移動しない大半のプロジェクトは、週次レビュー時に変更
　２－１　レビュー間隔を、毎週／隔週／三週のどれかに変更
　２－２　翌週の週次レビュー時にレビュー総数を確認し、レビュー間隔を変更するプロジェクトをレビュー時に選定し変更

こうして週次レビューの負荷を調整しました。

週次レビューが稼働していくと、類似するテーマのプロジェクトも見つけやすくなりプロジェクトの集約が進みました。これは本来の週次レビューの効果と思います。

またレビュー間隔フォルダに移動したプロジェクトを、また元のフォルダに戻したものもありました。これはレビューしながら調整していきました。

週次レビューとは

GTD 本の週次レビューに触れている箇所、例えば p.85 には以下のように記載されています。

大事なのは、適切な間隔で人生や仕事の全体像を幅広く見渡し、具体的な行動を確認できるようにすることである。ほとんどの人にとって GTD の成否のカギを握るのが、この「更新する」のステップだ。週に一度は、現在抱えているプロジェクトや「気になること」のすべてを見直し、更新していく必要がある。

プロジェクトの更新／保守頻度としてのレビュー

GTD システムの運用段階に入った今では、この「適切な間隔ですべてを見直し更新すること」の「すべて」とは、プロジェクト総数というよりも、今回レビューするプロジェクトすべてに変わっていきました。

レビュー間隔を、プロジェクトを更新／保守したい頻度で設定しています。（現状は日次レビューで約 60、週次レビューで約200プロジェクト）