次のとるべき行動をタテとヨコのタイミングで決める

こんにちは、show_ando です。



デビッド・アレンの GTD 本「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では、 GTD システムの構築に紙面の多くを費やしています。では、システムの構築後はどうなるのだろうか、今回はこの点ついて、体験を交えながら共有します。（今回は、何回も書き換えようやく文章になりました）

タテとヨコのタイミング

以前、行動の「計画と記録」をOmniFocus とたすくまで使い分けていることをこの記事で紹介しました。

今回共有したいことは、たすくまと OmniFocus で、タスクの実行タイミングが同期したときに気づいたことです。

この２つのツールに登録しているタスクの特徴は、以下の点で違います。

「必ず実行する」（たすくま）
「実行する／実行しないかもしれない」（OmniFocus）

たすくまには、今この瞬間に実行するタスクとその実行時間を、一日ごとに記録していきます。このタスクリストには、さまざまな分野のタスクが記録されます。また何回も繰り返して実行するタスクは、リピートタスクにし、タスクの実行時にすることを登録することで、タスクの再現性を高めることができます。

一方、OmniFocus には、実行する予定のタスクに順序や期日をつけて階層化し、長い期間（一日以上）の ToDo リストにしています。このリストにはそのテーマに関連したタスクが並びます。

この２つを実行タイミングで見直すとこんな風に使い分けていると思います。２つのツールのタスクが同期するときは、タテとヨコのタイミングもあうイメージです。

タテのタイミング（たすくま）
　今この瞬間の実行タスクを決める
ヨコのタイミング（OmniFocus）
　実行するタイミングを洗い出して計画／仕込んでおく

大量のリストが並行、待機する日常

すでに OmniFocus に実行予定のタスクを洗い出して ToDo リストを階層化した経緯（OmniFocus のプロジェクトの数が 800 を超えたので週次レビューで半減させた）は、この記事で共有しました。

この OmniFocus プロジェクトには、ToDo リストを階層化して整理している場合もあれば、順序と期日をつけて実施できるようしている場合もあります。

この期日がつけられるタスクとは、以下です。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 （p.93）
　「六つのレベル」の「地面レベル　現在の行動」
ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編（p.237）
　「第12章 将来への見通し 次のとるべき行動（高度0メートル）」

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ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

また期日がつけられないタスクとは、以下です。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
　「Horizon レベル 1～5」
ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編
　「将来への見通し（高度1000～5000メートル）」

この期日がつけられないタスクを除いても、少なくとも数百以上の ToDo リストが、実行予定のタスクとして並行して待機する状態になりました。
つまり、これがヨコのタイミングです。
あとはこれをいつ実行するかという、タテのタイミングとの同期です。

２つのツールのタスクの同期

ここで、この２つのツールのタスクが同期できたポイントは、たすくまの「プロジェクト」をシンプルにしたこと（マンダラ手帳の 8分野に「保守」を加えた9分野）はこの記事で紹介しました。

これは、たすくまが iOS専用アプリのため、なるべくシンプルに管理できるようにしていった結果「たすくまのプロジェクト」を単純化することにしました。これが幸いして、リピートタスクの整理や集約化が進められました。

OmniFocus の側でも、9分野のフォルダを作り、このフォルダに「OmniFocus のプロジェクト」を入れてながら整理していきました。またOmniFocus 3 （タグの導入）になりプロジェクトを大幅に見直しました。

こうして２つのツールのタスクやアクションが同期しやすくなっていきました。具体的には、以下のようなイメージで整備を続けています。

「地面レベル／次のとるべき行動（高度0メートル）」のタスクを
たすくまで実行（タテのタイミング）するとき、
OmniFocus のアクション（ヨコのタイミング）と同期させる

たすくまのリピートタスクの数に比べると、OmniFocus のプロジェクト内のアクションは膨大な数になります。OmniFocus の対応アクションを見つけるのが大変でしたが、9分野のプロジェクトを通して見つけやすくなっていきました。
同期するタスクも、たすくまの負荷を避けるように選んでいます。リピートタスクのチェックリストの項目や、そこから呼び出すアプリとして落とし込むなど、工夫しています。

GTD に取り組む狙い

「Horizon レベル1～5」「将来への見通し（高度1000～5000メートル）」の実践を狙っています。

その準備として、見通しがついている「次のとるべき行動（高度0メートル）」を GTD システムに預け、頭をスッキリできる状態を目指しました。
（結果として一時、約 800 の OmniFocus のプロジェクトを作成しました）

この「次のとるべき行動」は、たすくまとも同期しやすく、整備しやすい環境も整いつつあります。

幸い、GTD のシステムの維持で重要な「レビュー」も、日次のルーチンタスクにして週次の負荷を分散できるよう、たすくまで習慣化しつつあります。

将来は、タテとヨコのタイミングを活用して、望ましい習慣を自在に定着できるといいなと思っています。
現実はそれとは程遠い状況で、OmniFocus で理想を描きながら、たすくまの行動履歴の現実を振り返り、次の一手を考えて、試行錯誤する日々です。

次回のテーマ

今回は作成までに右往左往しましたが、なんとか文章化できました。
そろそろ高度0メートルより上での取り組みや、行動ログ瞑想に関連した内容も共有したいと思います。
整理できた順に共有していきます。

ではまた