TodoistとTogglを使った、TaskchuteもどきとGTDもどき　第1回（概要説明編）

TodoistとTogglを使って、「タスク管理・プロジェクト管理」「タイムトラッキング」「GTD」をやってみたら、思いのほか上手くいったという話。

タスク管理とタイムトラッキング

タスク管理やってますか？
やり方は色々ですが、これは何らかの形でやっている人が多いのではないかと思います。
それ専用のサービスまで利用しないとしても、手書きのメモでToDoリストを作るとか、スマホのアプリを使うとか。

タイムトラッキングやってますか？
これはタスク管理に比べるとやっている人がかなり少なくなるのではないかと思います。
タスク管理は、しないとうっかり忘れて大変なことになったりしますが、タイムトラッキングをしなくてもその類のデメリットはありません。
やればメリットがあるけど、やらないことについて目に見えるデメリットはないので、重要性が伝わりづらいものだと思います。

そこでタイムトラッキングをしたことがないという方のために簡単に説明すると、自分が何にどれだけ時間を使っているかを詳細に記録するということです。
可視化することにどのような意味があるかについては、レコーディングダイエットをご存知の方であれば、その食事を時間に置き換えるとイメージがわきやすいかと思います（詳細は後述します）。

私にとっての最高の人生改善ツールTaskchute2

大橋悦夫さんという方が開発された、Taskchute（タスクシュート）というツールがあり、私はこれを使わせていただくことで業務・生活が大幅に改善されました。
これはタスク管理とタイムトラッキングをまとめてやってしまえる素晴らしいツールなのです（それだけのツールではないのですが）。
無料でTaskchute、有料でTaskchute2というExcelシートがダウンロードできます。私はTaskchute2を数年間利用してきました。

ただ私にとっては一つだけ悩ましい点がありました。マクロを使用したExcelシートで動作しているため、PCが使える環境でないと記録ができないのです。
そのため、PCが使えないときはスマホやメモに記録を取り、後でまとめて転記する必要がありました。

その転記の時間も、もちろんTaskchuteを使って何分かかったかの記録しています。
最後に記録をしてから次にPCを使える環境までの間が空いていると、記録をつけることに5分前後かかっていることも少なくありません。
これが1日に2度あれば10分。1週間に5日が業務日とすると1週間に50分。1年間を約50週間とすれば年間約250分です。

それでも記録をつけることのメリットの方が勝るので、「記録をつけない」という選択肢は私にはありません。
しかし記録をつける方法や、使用ツールの見直しは常にしていきたいところです。

「PCがないと使えない」という問題については、クラウド上で使用できるものであれば解決できます。
しかし１つのツールだけでしっくりくるものが見つからなかったため、今回は複数のツールを組み合わせて運用を試みました。

タスク管理＆プロジェクト管理のツール

前述のTaskchuteに出会うまでの間、実は様々なタスク管理のツールを試してきました。
Todoistも数年前に一時期使っていたツールではあるのですが、クラウド上で利用できるツールの一つということで、あらためて使ってみることにしました。

他のタスク管理ツールと比べてのTodoistの特徴は、タスク追加をする際の入力のしやすさにあると思っています。
例えば、入力欄に「記事を書く 毎日」と入力してみます。これだけで「"記事を書く"というデイリータスクを作る」という処理がされます。
さらに「記事を書く 毎日 #note @PC」という風に入力してみます。
こうすると、「"note"というプロジェクトの中に、"記事を書く"というデイリータスクを作り、"PC"というタグをつける」という処理をしてくれます。
これは便利！

私はTodoistのタグ機能を、GTDでいうコンテキストのように使っており、「事務所」「自宅」「PC」「電話」といったタグをつけ、その場面でできるタスクを処理するようにしています。
例えば、「買い物」タグがついたタスクの一覧は百貨店や100均などに立ち寄った際に確認し、ついでに済ませることができる買い物はないかを確認します。
「電話」タグは駅から10分程度歩く際にチェックし、その時間に済ませられる程度の内容のものがあれば、歩きながら電話を済ませてしまいます。
事務所にある資料を見ながらでないと電話で話ができないものについては「事務所」タグがついているので、事務所にいるときに処理するということになります。

タイムトラッキングの重要性

しかしTodoistにはタイムトラッキングの機能がありません。
タイムトラッキングツールを使ったことがない方のために簡単に説明すると、自分が何にどれだけ時間を使っているかを可視化するためのものです。
可視化することにどのような意味があるかについて、冒頭で書いたレコーディングダイエットに例えて書いてみます。

レコーディングダイエットは、記録をつけることで、実際にどれだけカロリーを摂取しているかを知り、それによってダイエットに成功するというものです。
記録をつけることがなぜダイエットに繋がるのかというと、否が応でも自分の食生活について詳細に知ることになるためと言われています。
時間の使い方に置き換えると、「いかに無駄な時間があるか」または「大事なことに思ったより時間を割けていないか」を思い知ることで、日々の業務・暮らしを見直すことができるのです。

また副次的な効果として「甘いものを食べたいが、食べたと記録するのが嫌（面倒）だから、食べるのを我慢しよう」と思う場面が出てくるというものがあります。
時間の使い方に置き換えると、「ちょっとSNSを見たいけど、その記録をするのは嫌だ」と、思いとどまることができるということになります。

私が選んだタイムトラッキングツール

私はTogglというタイムトラッキングツールを使っています。
これを使って記録をつけるとプロジェクトごと・クライアントごとに1週間・1か月の間に使った時間をグラフ化することもできます。
それを元に週次や月次のレビューを行うことで、行動改善・業務改善のための気づきを促すことができるのです。

Togglを選んだ理由は、Todoistと連携できるタイムトラッキングツールの中で、連携の方法が最もしっくりきたためです。
Chromeの拡張による連携なので、アプリからの使用がメインであれば、他の選択肢もありそうです。

いったん締めます

長くなってきました。概要の説明はできたと思うので、いったんここで終わります。
細かいツールの運用方法などについては、次回以降に書きたいと思います。

「TaskchuteとGTDの理念を、上手く実践できるツールはないか」
と自分なりに色々試した上で、いったんこの形に落ち着いたというものです。

考え方そのものを知りたいという方は、タスク管理についてはスピードハック研究会の受講、GTDについては関連書籍を一読されることをオススメいたします。

タスク・プロジェクト管理とGTDの考え方を活かし、頭をからっぽにすることで、あなたの頭のメモリをフル活用できるのです。
使うツールはなんでも良いのですが、自分の環境を公開することで、どなたかの役に立ったり、どなたかからご意見をいただけるのではないかと期待しております。

皆様の日々がよりストレスのないものになりますように。