(第4回) 【仕事術】 タイムトラベルごっこと備忘録メール

昨日から夏休み明けの仕事始めの方もいると思いますが、今日は私が実施している簡単な仕事術をお伝えします。

頻繁に実施している業務ならいいのですが、年1程度で実施している業務になると、前回どうやったか忘れがちになってしまいます。
基準書や手順書に書くほどでは無いちょっとしたコツや、この人に聞くと良い/事前にネゴっておくと良い、みたいなノウハウってありませんか？

そこで

①来年の同じ時期の少し前にOutlookのスケジューラーを設定しておく。
②未来の自分(と一緒に仕事をしたメンバー宛)に、次回のための備忘録メールを送る。

のどちらかをやっています。

①は「何日に仕事の依頼が来て、〆切がいつだった」も書いておくと来年、事前に心に余裕が出て、小心者の私にも焦らずに対応ができました。

また、仕事を依頼してくる人(上司等)に
「今年もそろそろこの業務の準備はしておいた方が良いですか？」
とそれとなくリマインドしておくと、できる人アピールにもなります。
(本当は依頼遅れによる自分の対応期間を確保したいだけですが…)

②については、自分はメールを業務毎にフォルダを分けているので、毎年その業務が発生したらフォルダの去年の時期を見直して、
「過去の自分が未来(今)の自分のために、助言を残してくれてるわー。偉いわー」と自分で自分を褒めながら、SFタイムトラベルごっこ感覚を楽しんでいます。

コツは、

• いかにも他人宛っぽく書くこと(→来年読んだときに、知らない自分からっぽくなってワクワクする)

• 題名に【備忘録】と入れること(→検索で引っかかりやすくする)

です。

いよいよ来月で上期も終わり、下期の準備や、早ければ来年の下ごしらえをする時期になるので、焦らないように一緒に頑張っていきましょう♪