講演者のログインがありません！で焦る前に確認すべき一つのこと

講演者が一般参加者にまぎれている？

ウェビナー運営のあるあるの一つをお話ししたいと思います。ウェビナーの運営をよくやっている方にとっては、よくあることかもしれませが、気づかないと大変焦ることになりますので、そういう思いをしたくない方はぜひ読み進めてください！

講演者と一般参加者は権限が異なる

ウェビナー主催者は、Webex Eventsなどの配信プラットフォーム上で、講演者と一般参加者に別々の会議リンクを発行します。講演者は、資料共有する権限、マイクとカメラをONにする権限が付与され、一般参加者はこれらの権限が付与されません。

講演者の方には、事前に「講演者用会議リンク」をメールで発行して、そこに記載されているリンクから配信プラットフォームにログインいただきます。こうすることによって、講演者の方は、講演者としての権限を持ちつつログインすることが可能になります。この方法は、配信プラットフォーム（Zoom webinar）でも、今のところ大差はないようです。

講演者は時間ギリギリにログインしようとする

さて、講演者の先生方は、一般に忙しいです。「開始30分前からログインできるようにしておくので早めにログインしてくださいね。」と、事務局として、メールやリハーサルで講演者の方に伝えておくのですが、講演者の方のログインは、結構ギリギリになる。

講演者の先生が時間直前になると、慌ててログインしようとするのですが、招待メールが見当たらない…。「まずい。どうやってログインするんだ？」となるわけです。さて、どうすると思いますか？

一般参加者としてログイン

はい、かなりの確率で、イベント告知のウェブページなどから一般参加者としてログインされます！講演者権限でログインしたなら、画面にIDもカメラもすぐに表示されますから、主催者は、すぐにログインに気づくわけです。「〇〇先生は無事にログインしたな」と。

でも、一般参加者としてログインされると、主催者は、一般参加者リストを参照しないと誰がログインしているか分かりません。となると、主催者は、講演者がログインしたことに気づかないわけです！リアル会場で例えれば、一般席に座ってしまったパネリストの存在に気づかず、「先生が来ないよ～」と焦る運営者、みたいな状態です。

一般参加者から講演者へ昇格させる

先日のウェビナーでも、上記のことが発生しました。開始10分前を過ぎてもログインしていただけていない講演者に、私から電話して「先生そろそろログインお願いします。」とお願いしたところ、「分かりました～」と返事をいただき、ほっとしていたところ、なかなかログインがない…。「まだかな～」と思っていたら、案の上、一般参加者に紛れておりましたｗ。

幸い、主催者権限者は、一般参加者を講演者に昇格させることができますので、今回の講演者の方についても、しれっと講演者に昇格させてました。まるで、一般席に座った講演者に「先生、こちらの席です」と、指定席にご案内する感じでしょうか。

ということで、今回の場合は、事なきを得たのですが、「講演者は一般参加者にまぎれていることがある」と知っておくことは、損はありません。送った会議リンクからログインしてくれよ～とは、思いつつ、思い通りにはならないものです。ウェビナー主催者としては、いろいろ経験を積んで、いろいろなパターンのトラブルシューティングをできるようにしておくことが大事です。

では、ビーダゼーン！