【テンプレあり】同人活動ウルトラシステム手帳をNotionでつくった話(後編)

しかるに

2021年10月9日 19:03

前回のつづき。

自作したテンプレ内にある「EVENT(各イベントのTODO管理や買い物リストなどのまとめページ)」「FANFIC(二次創作の意)(各作品の執筆のTODO管理や参考資料などのまとめページ)」の使い方をご紹介したいと思います！

NotionのテンプレートはこちらからDLできます。昨日(10/8)の時点のテンプレにこまごまと不具合やわかりにくいところが見つかったので修正しました…すみません……！

https://shikaruni.notion.site/shikaruni/647599a60838467b954eb3b88d4c2f10 (文字書きの方向け)

https://shikaruni.notion.site/28d6cf6b395a4f61a6b4e90e70a7f27e (読み専の方向け)

テストDL

今回この記事を書くにあたって、2021年11月28日東京ビッグサイト【COMIC CITY SPARK 16】にサークル参加して新刊を出すという設定で実際の手順をまとめています！

テストで作成している内容も、合わせて見てもらった方が早いと思いますのでこちらからダウンロードできるようにしました！

https://shikaruni.notion.site/8423336beea74cd9a67faa0601ba4a0f

こちらから実際にいろいろな設定を確認してみたり、テストに使ってみたりしてください。

手順が長くなってしまってむずかしそうに感じられるかもしれませんが、順番にやっていけばテンプレを自在に使えるようになると思います…！！

EVENT

テンプレのEVENTにはデモのイベントページがすでに登録されている状態になっています。

「Open as page」をクリックすると全画面表示になります！

こんなページをイベントごとにつくって管理をしていきます。

　- イベントページの作成＆基本情報の入力

TOPページのEVENT欄の下の方にある「+New」をクリック。

するとポップアップで新規イベントページが表示されます。通常のイベントとオンラインのイベントではTODOもちょっと変わってくるし、サークルではなく一般参加するだけのイベントもあるので、簡単に登録ができるようあらかじめサークル参加用と一般参加＆通販待機組用に5種類のテンプレを登録しています(読み専の方向けのテンプレには3種類のみ)。

今回は仮に2021年11月28日の東京ビッグサイト・COMIC CITY SPARK 16にサークル参加するという設定なので、一番上の「サークル参加用の記録テンプレ」を選択します。どのテンプレートを選んでも基本的には同じ手順になります。

するとサークル参加のとき用のTODOが入力された新規ページになるので、このページに入力していきます！

上から順に必要項目を埋めていきます(テンプレ内にも灰色の文字で簡単な使い方を記入してあります)。

申し込みがまだの場合にはリマインダーの設定ができます。2日前の午前9時になったらNotion上に赤い丸の通知が出ます。

時間を設定しなかった場合には「1週間前」のリマインダーが設定できるようになります。

「Add cover」からカバー画像を設定できます。自動的にカバー画像が設定されるので変更する場合には「Change cover」で。ここでは赤ブーさんの画像を入力したいので「Upload」にしました。

「Reposition」で画像の位置を調節。

カバー画像を設定するとTOPの一覧にも反映されます！

　-＜TODO＞の確認

TODO欄にはサークル参加のとき用のTODOが入力されていますが、基本のものなので書店委託など必要なものを追記してください。

「宅配搬入発送」と「手持ち搬入」だけ折りたたみメニューの持ち物リストになっているのでこちらも必要なものがあれば追記をお願いします！

　-＜進捗状況＞の編集＆追加

見た目がわかりやすいように進捗状況の欄を今回のイベント用に編集します。「SCHEDULE」の隣をクリックして表示されるビューの「イベント名」のところをすべて変更します。

1行目の空欄の行の「イベント名 (進捗管理用)」のセルをクリックして今回のイベント名「11/28 COMIC CITY SPARK 16」を新しく入力して「Create」。

タグの色は自動的に決定されるので、ここから色の変更や名前の編集、タグの削除などができます(もう修正済なんですが、ここに【テンプレ】というタグが入っていたら不要なので削除をお願いします)。

表の右上から「Filter(絞り込み)」を開いて、先ほど入力した今回のイベントタグを追加します。「カテゴリ」「Is」「イベント準備」は最初から入っているのでそのままにしてください。ここでは「すべての予定の中でイベント準備カテゴリで、イベント名が11/28 COMIC CITY SPARK 16のものだけ表示する」という設定にしています。

Notionの表(データベース)はすべて同じ仕組みになっているので、項目が増えたときは「+Add a filter」で絞り込み条件を増やすと見やすくなります！

TODOリストから追加したい項目を進捗状況の表にコピペします。くわしい手順はテンプレ内にもリンクを貼っている「TODO一覧追加方法」で確認してみてください。

ここでは「申し込み／事前準備」のリストを追加したので、表の右側にある「イベント準備TODO(進捗管理用)」でも同じタグを選択しています。

※10/29追記：
使用頻度が低く、項目の追加時に入力が煩雑になるため、最新版のテンプレでは進捗管理用タグは削除しています。以前のテンプレご利用で不要な方は表の一番上の行「イベント準備TODO(進捗管理用)」の欄で右クリック→メニュー→削除で丸ごと削除できます。

最後にそれぞれの項目をする予定の日程を「予定」の欄に入力します。赤枠で表示したセルをクリックするとカレンダーが表示されるので、そこに日付を入れることができます。

また、表示ビューをガントチャートに変更すると、入力したデータはそのままガントチャート表示になります。マウスを持っていくと自動的に日程が入り、バーの長さを変えることで期間も簡単に反映されるので、入力する件数が多いときにはこちらの方が便利かもしれません！

予定の日程を入れ終わった様子はこんな感じ！

ここで入力した予定の日程はTOPページのカレンダーにも自動で反映されます！

作業が終わったら「作業期間」に実際に作業した日程を入力して、「済」にチェックを入れておきます。こうすることでFilter(絞り込み)機能を使って、「まだ終わってないTODOだけ表示する」とか「カレンダーに実際にやった作業期間だけ表示する」とかができるようになります。

　-＜頒布＞＜費用＞の編集＆追加

進捗状況のところと同じ要領で、頒布の欄を今回のイベント用に編集していきます。

費用の欄もだいたい同じ手順です。

各イベントページで入力したデータはすべてTOPページにある「頒布管理」「活動費用」に蓄積されるようになっています。各イベントページを確認しなくても、どのイベントでどの本を何冊頒布したか、合計でどれくらいの費用を使っているかなどがわかるようになっています。

　-＜買い物リスト＞＜行きたいところリスト＞の引用

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前回紹介した、同人活動で役に立ちそう！と思った記事やイベント遠征したときに行きたいお店などを全部放り込んでおくBOOKMARKとほしいと思った薄い本の保存場所買い物リストから、今回のイベント向けに引用する設定をしていきます。

買い物リストはイベント名の設定と、Filter(絞り込み)を設定。

行きたいところリストは、BOOKMARKの中から関係するタグだけ引用するよう設定します。BOOKMARK内の関係するタグをすべて「+Add a filter」から「Or」で追加してください。ここではイベントのある「東京」のタグと、ごはんの場所を検討したいので「グルメ」に設定しています。

事前に入力しておくところは以上です！！お疲れさまでした！！！

＜反省＞＜LOG＞はイベント後に記入しておくと次のイベントの参考になったりするかなあと思って用意しました。活用していただければうれしいです！

FANFIC

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FANFICにはデモの作品ページが4つ登録されています。「同人誌」は本にする原稿、「そのほかの話」はpixivなどで公開する作品になっています。

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全作品の隣を押すと、「同人誌」「そのほか」で絞り込んで表示を変えるようにFilterで「分類タグ」「Is」「同人誌(そのほか)」に設定しています。例えばここを「状況」「Is」「執筆中」に変えれば、現在執筆中の作品の一覧だけが表示されるようになっています。お好みのタグを追加して、「+Add a view」から見え方を変更してみてください！

FANFICでのページもすべて基本的にはイベントページと同じ仕組みになっています。新しい作品を追加するときには、TOPページのFANFIC欄の下の方にある「+New」をクリック。

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ポップアップで新規作品ページが表示されます。同人誌作成用のテンプレとそのほか作品用のテンプレを登録しているのでどちらか選びます(なぜかテンプレが消えていたので修正しました…もしここにテンプレがない場合には再度DLしてください)。

今回は11/28 COMIC CITY SPARK 16合わせの新刊用に「同人誌作成用の記録テンプレ」を選択します。

実際につくってみたページがこちら！作品ページにもTODO欄がありますが、人によって書き方が全然違うと思いますので適宜お好みに合わせて変えていただければと思います。

中身はすべて適当に入れたもので、イベントページとほぼ同じなのでくわしい手順は割愛します。

イベントページではイベント名だった箇所が、作品ページでは「作品タイトル」になります。また進捗管理用タグが違うものになっているのでそこだけ注意してください…！

イベントページ ⇔ 作品ページ
イベント名(進捗管理用) ⇔ 作品タイトル名(進捗管理用)
イベント準備TODO(進捗管理用) ⇔ 執筆TODO(進捗管理用)

CALENDAR

11/28のイベントに合わせてページを追加するとTOPページはこんな感じになりました！イベントページの予定と作品ページの予定が両方カレンダーに入ってます！！これで進捗管理はばっちり！！！(たぶん)

予定はここからでも追加できます。それぞれのタグを選べば自動的にイベントページや作品ページにも反映されます。

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ちなみにTOPのカレンダーもここから新しいビューが設定できます。

条件指定して全部の予定をガントチャート表示にしたり…

「予定が多くて公式の予定埋まる！」ってときには新しくカレンダーを追加して、公式の予定だけ表示するようにもできます。

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新しく別のカレンダーを追加したときはメニューの「Calendar by」のところを確認してください。「どの日程のカレンダーにする？」という項目で、テンプレには「予定」とTODO管理の「作業期間」の2つの日程があるので「作業期間」を選ぶと作業したTODOの予定だけが表示されるようになります。やったことを確認したいときには便利です！