忙しい人との上手なやりとり、3つのアプローチで解決

はじめに

こんにちは！株式会社SHIFT(以下SHIFT)の能力開発部で、コミュニケーション&リーダーシップ教育を担当している岡田洋輔(ようさん)です！

コミュニケーションの難しさは、私たちが職場で遭遇する課題の中でも、特に顕著なものの一つと言えますよね。その中でも、「忙しいあの人と、どうしたら上手くコミュニケーションがとれるだろう」と頭を抱える瞬間、あなたも一度は経験したことがありませんか？

特に、忙しい人へのメッセージ伝達は、通常のコミュニケーションよりも一筋縄ではいかないと感じることがあるため、このような悩みを持つ人は意外と多いものです。

さらに、「忙しそうだから遠慮した方がいいかな」という気配りから、結果的に本当に必要なコミュニケーションが避けられることもしばしば。

でも、このような状況を長く続けていると、お互いの間に溝が生まれ、単なるコミュニケーションの問題が、仕事全体の効率や成果にも影響を及ぼすリスクに繋がり兼ねません。 そのようなリスクを減らすためにも、どのようにアプローチすればよいのかを一緒に見ていきましょう。

漠然とした目的から具体的な解決策は見つからない

「忙しい人とのコミュニケーションの取り方に悩む」のは多くの職場の共通の課題です。この疑問の背景には、コミュニケーションの具体的な意図や目的がはっきりしていないことが原因かもしれません。

たとえば、多くの方が「忙しい人と上手くコミュニケーションをしたい」と考える背後には、実は「相手の負担を軽減し、効果的な意思疎通を図りたい」という思いが潜んでいるのではないでしょうか。

時間という限られた資源を持つ忙しい人とのコミュニケーションは、その価値が十分に理解され、有効に活用される必要があります。

そこで、まず初めに考えるべきは「どうして私はこの人とのコミュニケーションを重視しているのか？」という根本的な疑問に答えることです。その答えが明確になれば、効果的なアプローチ方法も具体的に見えてきます。

忙しい人とのコミュニケーションを深化させる3つのアプローチ

コミュニケーションとは、ただ言葉を交わすだけでなく、ただ情報のやりとりをするだけでもなく、相手との関係性を深め、信頼を築くための大切な手段です。そこで、忙しい人とも効果的に関係性を築き、コミュニケーションを深化させるためのアプローチのうち3つを紹介します。

アプローチ①：自分の意図を明確に伝える

あなたが何を考え、何を望んでいるのかを明確に伝えることが最初のステップです。例えば、プロジェクトの成功を目指して、相手との関係性やコミュニケーションの重要性を感じたら、積極的にその気持ちを伝えましょう。

「プロジェクトでの成功のため、○○さんとしっかりと連携し、綿密なコミュニケーションを図りたいのですが宜しいですか？」と、相手から許可をとりながら具体的に話すことで、相手を尊重しつつ、あなたの意図を理解してもらいやすくなります。

アプローチ②：相手の望むコミュニケーションを把握する

忙しい中でも、相手もあなたとのやりとりを大切にしたいと思っています。しかしその方法やタイミングは、あなたの予想と異なるかもしれません。直接、相手の希望を聞くことで、お互いにとって最も良いコミュニケーション方法を見つけることができます。直接聞いてみる勇気は、関係性を深める第一歩となります。

(補足: 相手が理解しやすい言葉を使ったり、相手のコミュニケーションスタイルに合わせたりすること も重要なポイントになります。ここについては、また別記事にて。)

アプローチ③：それに合わせて行動し、フィードバックを受ける

相手が、コミュニケーションの方法として「朝一番のチャットコミュニケーションが良い」と提案 した場合、それに従ってみましょう。そして、実際にその方法でコミュニケーションを取った後で、相手からフィードバックをもらい、さらなる改善や理解を深める材料にしましょう。

忙しくしている人は、つい自分からコミュニケーションをとることが減ってしまったり、やりとりがタンパクになってしまったりするため、あなたとのコミュニケーションを避けているかのような幻想を抱いてしまうかもしれません。

でも、大丈夫です！そんなことはありません。

あなた自身のためにも、そして相手のためにも、ぜひあなた主体で関係性を深めるためのコミュニケーションをとってみてください。

おわりに

私たちの日常には、コミュニケーションの取りづらい人や状況がしばしば存在します。

そんな中、上記の3アプローチは実際の場面で役立つツールとして活用できるでしょう。特に忙しい人や異なる価値観を持つ人との関係性を築きたい時には、これらのアプローチを参考にしてみると良いかもしれません。

そして、実践する際には、これらのアプローチは単に情報を伝達するためだけのツールではなく、相手との深い信頼関係を築くための手段であることを意識するようにしてください。真摯に相手を理解し、自らの意図や考えをしっかり伝えることで、円滑で効果的なコミュニケーションが生まれます。

最後に、良好なコミュニケーションは、一度築けば永遠に続くものではありません。日常の中で、定期的に相手との関係を見つめ直し、アプローチを調整することが大切です。常に学び続け、相手を尊重することで、日常のコミュニケーションがより豊かにしていってください。

今回の内容が何かのお役に立てると嬉しいです。では、また次回お会いしましょう！

P.S.
最後まで読んでくださり、ありがとうございます！

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執筆者プロフィール：岡田洋輔(ようさん)
現在急成長中、可能性に溢れるSHIFTの能力開発部でIT業界にとどまらない『人間力』にフォーカスしたコミュニケーション/リーダーシップ教育を担当。Made in SHIFTの知識が世界のスタンダードとなるように、日々邁進中。モットーは「コミュニケーションを通じて、人生にポジティブなインパクトを」。

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