上司、顧客の承認待ちを0にする方法

こんにちは。
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木下斉さんがオプトイン・オプトアウトについて話されていました。

オプトイン・オプトアウトとは

　オプトインとは、メールや広告などの受け取りに対して、自分で選択することを指します。例えば、あなたが「この商品の情報をメールで受け取りたい」と思ったら、そのお店や企業に連絡して「オプトイン」する必要があります。すると、お店や企業はあなたにメールを送ることができます。

　一方、オプトアウトとは、メールや広告などの受け取りを自動で決められることを指します。例えば、ある企業があなたのメールアドレスを持っている場合、その企業からのメールを受け取らないようにしたいと思ったら、「オプトアウト」する必要があります。つまり、企業に連絡して「このメールは受け取りたくない」と伝えることで、それ以降はその企業からのメールを受け取らなくなります。

木下さんはオプトインを承認を必要とする意思決定、オプトアウトを否認を必要とする意思決定というニュアンスで使われていました。

例えば、日本でよくある一つのことを決定し物事を進めるのに、上司のように承認を得る必要があるというような場合がオプトインで、承認ではなく否認したい人が意見を表明する必要がある方式をオプトアウトです。

オプトインは承認すべき人間の誰か一人でも承認がされないと前に進めません。オプトアウトは誰かが反対しない限り、どんどん前に進んでいきます。

実際の仕事で活用

私は、これらの言葉は知りませんでしたがオプトイン・オプトアウトを使い分けていました。どちらかというとオプトアウトを相手を騙すわけではないですけど少しずるい裏技的なニュアンスで使っていました。

文面的には下のような感じです。

○○ということで進めさせていただきます。
もし、ご認識と異なる場合がございましたらご連絡願います。

だいたいメールでこんな感じ

結果が重大になるような判断や「YES or NO」どちらもあり得る判断、自分の持っている情報では判断できないことはオプトインで、重大な結果をもたらさないような普段の仕事での判断、自分の知識でできる判断、明らかにこうすべきで承認者もこう判断されるはずという判断はオプトアウトで承認を得るようにしました。

承認者がすぐに承認が返ってくる人ならオプトインでまったく問題ないのでオプトインを主に使うのですが、まったく返信がなく、読んですらいないような相手に対してはオプトアウトを多用していました。

その際もCCでさらにその上の人間を証人として巻き込むことで保険をかけておきました。

承認が返ってこない相手に対してのオプトイン

それでも、リアクションが遅い、もしくはない相手に対してオプトインが必要になる場合もあります。

その場合は、木下が言うところの社内営業です。直接出向き説明しその場で承認を得るようにしました。承認が返ってこない人は忙しい、面倒くさい、判断したくないということが多いので、直接顔を突き合わせて迫ればだいたい承認が得られます。

まとめ

今回、自分が裏技的に使っていたことにきちんと名前があるということが勉強になりました。何か市民権を得たような感じです。オプトアウトを使用すると承認が原因でちっとも仕事が進まないことが多い人は劇的に仕事が進むようになります。使う場面を誤らなければ強力な武器になるでしょう。