定例ミーティングをうまく活用してプロジェクトを推進するには？ 「不毛な集まり」を脱却する場の作り方

ミーティングの進め方がうまくいかずに悩んでいる、プロジェクトリーダーやマネージャーの方は多いのではないでしょうか。

また参加する側として、会社で行われる会議やミーティングの目的がよくわからずに、「これは一体何のための集まりなんだろう……？」と、疑問を抱いた経験がある方もたくさんいらっしゃると思います。

不毛な会議・ミーティングから、なかなか抜け出せない。だからといって集まって話し合う時間をただ削減しても、プロジェクトがスムーズに進んだり、メンバー個々の生産性が上がったりするわけではないのが難しいところです。

どうすれば、目的のない「不毛な会議」から脱却できるのか。

今回は、プロジェクトを着実に前に進めるために効果的な「定例ミーティング」の場の整え方、運用のコツを解説します。

「報告」を目的とした会議だけでは、時代の変化に適応できない

企業で働いている方の多くはおそらく、組織が主体となって行われる情報共有の場をイメージするのではないでしょうか。しかし一口に「会議」「ミーティング」といっても、その定義や内容はさまざまです。

これまで一般的な企業で行われてきた会議では、組織内における「報告」や「共有」が主な目的となっているケースが多く、プロジェクトを前に進めるために必要な場としては、十分に機能しているとはいえませんでした。

特に社会状況が変化するスピードが早くなっている現在ではなおさら、従来通りのやり方では時代に適応できなくなりつつあります。だからこそ今、会議・ミーティングを実施する目的や進め方を、改めて見直す必要があるのです。

プロジェクトに紐づいた「定例ミーティング」とは

まずは会議・ミーティングを、組織に紐づくものではなく、個々のプロジェクト単位で行われるものとして捉え直してみましょう。

プロジェクトに紐づく形で行われる定期的なミーティングは、組織論におけるホラクラシーや、ソフトウェア開発におけるスクラムでも取り入れられています。

未来予測が難しく、状況の変化に合わせて柔軟に対応していくことが求められる現在のプロジェクト推進の領域でも、定例ミーティングを軸に、明確な目的に向かって少人数でトライ＆エラーを繰り返していく手法が有効だと考えられます。

プロジェクト推進を目的とした「定例ミーティング」を導入するには

プロジェクトチーム全体を巻き込んで定例ミーティングの運用をスタートし、継続して成果につなげるためにはそれなりの準備が必要です。ここでは大きく3つのステップに分けて、導入の仕方を解説していきます。

STEP1：定例ミーティングで「何をすべきか」を明確にする

「何のために参加しているのかわからない」と、メンバーにとって不毛な場にならないよう、まずはプロジェクトにおける「定例ミーティング」の目的と役割を明確にします。

何のためにミーティングを開催するのか、チームの時間を使ってどんなことを行うのか。目的と役割がクリアになれば、それらを実現するためには誰が参加すべきなのか、メンバーも自ずと絞られるでしょう。

参加メンバーが決定したら、必ず定例ミーティングの目的と役割を共有し、全員が納得できている状態をつくることが大切です。

STEP2：情報を共有する仕組みをつくる

プロジェクトを進行するうえで作成する、ミーティングのアジェンダや議事録、さまざまな成果物、参考資料など、プロジェクトに関する情報の保管場所、それらを共有する方法も、スタート時にきちんと決めておきましょう。

ミーティングで決定したタスクの割り振りや、過去のミーティングで議論した内容、意思決定に至ったプロセスなどを、メンバーがいつでも確認できるようにしておくことが重要です。

またプロジェクトそのものを行う目的や、ゴールに向かうまでの中間目標（マイルストーン）も、常にメンバーが閲覧できる場所で共有しておきます。プロジェクトの目的やマイルストーンは進行とともに変化することもあるので、常にアップデートを意識し、チーム内での共有と認識合わせを忘れないようにします。

STEP3：全員で目指す「理想の状態」を定義しておく

プロジェクトを推進していった結果、どのような状態に到達することを理想とするのか。長期的なビジョンやプロジェクトそのものの目的を踏まえて、チーム全員が目指す「理想の状態」をあらかじめ定義しておきましょう。

方法はどのようなものでも構いませんが、長期プロジェクトの場合は、2-3ヶ月ごとに中間目標となるマイルストーンを設定しておくことをおすすめします。

忙しくなればなるほど、人は目の前のタスクや作業をこなすことを目的としてしまいがちです。しかしチームメンバー全員が先の目標を把握し、それに納得できている状態が生まれると、一人ひとりがプロジェクトに自律的に関わっていく余白が生まれやすくなります。

定例ミーティング運用に必要な情報、機能を１箇所に集約

今回はプロジェクト推進において効果が生まれやすい、定例ミーティングのはじめ方について、大まかなプロセスをご紹介しました。

手がけるプロジェクトがなかなかうまくいかない、ミーティングの最適な進め方がわからないといったお悩みを抱えている方はぜひ、これまで多くの組織で行われてきた会議やミーティングの目的、進め方を一度リセットして、プロジェクトベースで「ミーティング」のあり方を捉え直してみてください。

今回ご紹介したように、新たな方法で定例ミーティングを実施していくには、さまざまな準備やコツが必要です。

長年にわたり、プロジェクト推進について実践と探究を重ねてきた当社では、定例ミーティングを効果的に運用していくために必要な機能を実装したクラウドサービス「SuperGoodMeetings」を提供しています。

ミーティングの最適な進め方を模索している方、新しいプロジェクト推進のメソッドにご興味がある方は、よろしければ一度、お試しください。

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