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「認識のズレを補正する仕組み」で、社内のコミュニケーションを円滑に【SuperGoodMeetings導入事例】

社内で立ち上げたプロジェクトがなかなか進まない。コミュニケーションが円滑にできない。そんな課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

今回ご紹介するゴール・システム・コンサルティング株式会社では、「SuperGoodMeetings」を活用して社内のプロジェクト管理をアップデートされています。

「ツールを導入したことで課題が顕在化した」という同社では、どのようにSuperGoodMeetingsを使い、どんな成果を実感することができたのか、社員の方に詳しくうかがいました。

会社紹介
ゴール・システム・コンサルティング株式会社(2002年設立/社員数:10名)
ゴール・システム・コンサルティング株式会社様は、ベストセラー小説『ザ・ゴール』の基礎となっている「TOC(制約条件の理論)」を用いたコンサルティング会社として創業し、製造業の生産性革新や開発リードタイム短縮支援を行ってきました。TOC思考プロセスを応用した問題解決や合意形成を得意とし、近年では製造業に留まらず、組織やプロジェクトのゴール達成を「組織」「人」「しくみ」の3領域から面的に支援しています。
http://www.goal-consulting.com/

【課題】これまで起きていたこと

・プロジェクト管理には、主にOffice各ソフトやチャットツールを利用。各人各様のプロジェクト管理をしていた。

・2020年の外部環境変化を経て、社内プロジェクトが多数立ち上がり、その管理が必要になった。

【成果】SuperGoodMeetings導入後の変化

・SuperGoodMeetings導入と同時に「Project Sprint」を学ぶことで、プロジェクトマネジメントにおける課題が顕在化した。

・SuperGoodMeetings上に明文化された情報が集約されるようになったことで、コミュニケーションの仕方が変わり、組織にとってプラスになる動きが複数生まれた。

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▲今回インタビューに答えてくださったのは、小笠原剛さん(左)と但田真紀さん(右)。コンサルタントとして企業の経営コンサルティングに携わる傍ら、2020年は多くの社内プロジェクトを手掛けた。

社内プロジェクトの進捗管理のために導入

—— ゴール・システム・コンサルティング(以下、GSC)様に「SuperGoodMeetings(以下、SGMs)」を導入いただいたのは2020年6月でした。主に社内プロジェクトの管理を目的として使っていらっしゃるそうですね。

但田さん(以下、敬称略):はい。2020年の春頃から新型コロナウィルス感染拡大の影響を受けて、業務におけるコミュニケーションの仕方などが大きく変わりました。状況の変化に伴い、社内で取り組むべき課題をベースとした複数のプロジェクトが立ち上がったんです。

内容としては、私たちが掲げている「TOC」の理論を適用できるシーンをさらに検証する、提供しているソリューションをブラッシュアップする、新しいプロダクトの構想を練るなどさまざまです。

そのタイミングでコパイロツトさんからSGMsのご提案を受け、まずは社内のプロジェクト管理をするために使ってみることになりました。

—— SGMsを導入いただく前は、どのような形でアジェンダの共有や進捗管理をされていましたか?

小笠原さん(以下、敬称略):基本的にはExcel、Power Pointとチャットツールなどを組み合わせて使っていました。ただ自分たちが日々行っているプロジェクトの管理方法について、何か明確な問題意識を持っていたわけではありません。ツール導入に伴い「Project Sprint(※)」の考え方を学んだことで、課題が顕在化したと思います。

※「Project Sprint」……多様性のあるメンバーによる部門/組織横断のチームが、不確実性の高い環境・状況で、複雑なアウトプットを行うことを可能にするプロジェクト推進メソッド。>>詳細はこちら

はじめは「気軽なメモ置き場」として使用

—— はじめてSGMsを使ってみたときの感想をお聞かせください。導入にあたって、ハードルはありませんでしたか?

小笠原:正直なところ最初は、ずいぶん細かいことをつらつらと書かせるんだな、と思いました(笑)。頭の中では常にいろいろなことを考え、アジェンダを組み立てて会議に挑んではいましたが、実際に毎回、ここまで明文化して共有する習慣はありませんでしたから。

ただコンサルティングの仕事をしていると、フレームワークを使って情報を整理することにはそれなりに慣れているので、そこまで抵抗感はなかったですね。

私はいつも自分の頭の中でシミュレーションしていることや、考えたことの備忘録を書き出す場所としてSGMsを使うようになりました。

但田:私も気軽な議事メモ置き場のような感じで、直感的に使うことができました。すべての項目をきっちり入力していたわけではありませんが、個人的には労力をそこまでかけずに使い始められたと思います。

—— SGMsを使い始めてから、会議やミーティングの仕方は何か変わりましたか?

但田:変わりましたね。社内の会議の一部は、もうSGMsのアジェンダなしでは進められなくなりました。プロジェクト管理においては、わざわざOfficeツールを使うことも、ほとんどなくなっています。

ツールはもちろんですが「Project Sprint」の考え方を知ることで、ゴールやプロセスを明確に描きにくい課題にどう対処すればいいか、考えたことをメンバーと共有して進められるようになったのも大きかったです。

小笠原:私も変わったと思います。一言でいうと「欲張れるようになった」でしょうか。

今までは、「緊急かつ重要」な要件を話していると時間が過ぎてしまうケースがほとんどでした。それ以外のアジェンダは自分の頭の中にしかないので、優先度が低いものは自然消滅してしまうことが少なくなかったんです。

しかしSGMsを使うようになってから、チーム内で共有しておきたい細かな情報までが、ツール上に集約されて目に止まりやすくなったんですよね。「ここまで共有することが多いなら、別の機会を設けよう」と、社内でコンサルティングのノウハウを共有し合うポスターセッションが生まれたりと、新たな動きにもつながっています。

「メモの共有」によって社内のコミュニケーションが変化

—— 導入いただいてから約半年が経ちました。現在、実感されている成果や手応えがありましたら教えてください。

小笠原:まず、関わっているメンバーとのコミュニケーションの仕方が変わったと思います。これまでは自分の中で考えていること、口頭で話したことなどを特に明文化して共有する習慣がなかったので、お互いの認識や捉え方が微妙にすれ違っていても、補正できる仕組みがなかったんですよね。

各プロジェクトメンバーがSGMs上でアジェンダを作成したり、ミーティングの記録をつけたりするようになってから、そこに記録されている言葉をよく読み、内容を確認して、自分の認識とズレている部分をできるだけ細かく修正するようになりました。

但田:プロジェクトの内容が複雑になればなるほど、メンバー間でのすれ違いも増えますからね。

さらに、場合によっては明確な答えがない、不確実性の高いプロジェクトに取り組むケースもあります。自分たちで考えながら動いていかなければならないとき、SGMsがあればプロジェクト全体のマイルストーンに立ち戻ることができるので、自分自身の心理的な負担も減っていると感じます。

小笠原:メンバーがSGMsを使うようになって、当社の代表もすごく喜んでいるんですよ。わざわざ個々の社員に細かい報告を求めなくても、SGMsを見れば気になるプロジェクトの記録がすべて確認できるようになったので。アーカイブを簡単にさかのぼれるのも、メリットの一つですよね。

—— 今後は、社内だけではなくお客さまとのプロジェクトでも使っていただけそうでしょうか?

小笠原:そうですね。すべての方が同じ感覚でこのツールを使えるわけではないと思いますが、定例会議が必要なプロジェクトでは折を見て使っていきたいと考えています。

但田:目指すマイルストーンまで整理できれば、SGMsは活用できそうですよね。実際、導入を検討しているプロジェクトもあります。

—— 最後に、これからSGMsに対して期待すること、もしくは改善してほしいことなどをお聞かせください。

小笠原:現状では、マイルストーンでプロジェクトを管理する基本的な概念を理解できていないと、このツールを十分に活かすのが難しいと思います。私自身も、マイルストーンの考え方を学んでからかなり使い方がアップデートされました。いずれは、プロジェクトマネジメントの専門的な知識がない人でも使えるようになるといいですね。

ミーティング活用ツール SuperGoodMeetings

SuperGoodMeetingsはミーティングの活用を通して、プロジェクトの推進をサポートするツールです。プロジェクトのマイルストーンとミーティングのアジェンダを可視化し、いまのタイミングで何を検討、決定すべきかを整理できます。

▼本ツールを用いたプロジェクト推進サポートにご興味のある方は、お気軽にお問合せください。


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編集協力:大島悠(合同会社ほとりび
撮影:村穂紀成(ユニバ株式会社
企画・進行:平林悠子(株式会社コパイロツト
COPILOT Inc. + UNIBA Inc. Project Sprint Team.

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