会議は「事前に設計」するもの。可視化がプロジェクトの進行を加速させる【SuperGoodMeetings導入事例】
「会議後に議事録を1時間かけてつくるなら、事前のアジェンダ作りに時間を割くべき」——マーケティングエージェンシーのヴェネクト株式会社では、定例ミーティングのアジェンダ管理に「SuperGoodMeetings」を活用してくださっています。
変数の多いプロジェクトを多数手掛ける同社では、このツールによってどのような成果が生まれているのでしょうか。実際にツールを活用いただいているお二人に、お話をうかがいました。
会社紹介
ヴェネクト株式会社（2013年設立／社員数：30名）
データ調査・分析を軸に、戦略の立案から施策の設計・実行まで、一気通貫で行うマーケティング支援事業を展開しているヴェネクト株式会社様。あらゆるステークホルダーと共創してクライアントが抱える課題を解決し、企業価値の最大化に貢献するマーケティングエージェンシーとして知られています。
https://www.venect.jp/
【課題】これまで起きていたこと
・定例会議のアジェンダや議事録をその都度ドキュメントで作成・共有していたが、どうしてもフォルダやファイルが増えてしまい、管理が煩雑になっていた。
・過去の記録が振り返りにくかった。プロジェクトを進行する中で、「該当のドキュメントを探す」というひと手間が発生していた。
【成果】SuperGoodMeetings導入後の変化
・定例会議のアジェンダ作成、共有、管理がすべて一つのツール上で完結できるようになり、事前準備や確認作業の手間が削減された。
・複数のステークホルダーが関わるプロジェクトの進行がツール上で可視化されるため、意思決定の履歴など、正確な情報を全員が把握できるようになった。
・会議をスムーズに進めるために準備する項目があらかじめ入力欄として設けられているので、新たなメンバーにも説明がしやすい。
▲今回インタビューに答えてくださったのは、同社でテクニカルディレクターを務める加藤智司さん（右）と、牟田和貴さん（左）。各プロジェクトに対する技術支援や、テクノロジー領域のツール開発、ソリューション提供などを専門とするチームに所属。
多数のアジェンダ・議事録管理に難あり
—— ヴェネクトさんに「SuperGoodMeetings（以下、SGMs）」を導入いただいたのは、あるプロジェクトでご一緒したことがきっかけでしたね。
加藤さん（以下、敬称略）：そうですね。そのとき、コパイロツトさんがミーティングを仕切るためにSGMsを使っていて、当社メンバーから「このツールいいね！」という声が上がり、導入に至りました。
—— 事業の特性上、貴社ではミーティングや会議の数が非常に多いとおうかがいしました。
牟田さん（以下、敬称略）：そうですね。当社が手掛けるプロジェクトの多くは、クライアントやパートナーさんを含め、さまざまな立場の人たちが定期的にミーティングに集い、その都度、意思決定を重ねながら進行しています。そのため基本は、プロジェクトごとに定例会議の場が設定されています。
加藤：僕たちのチームは、チーム内の会議体と役員や広報部、管理部門とそれぞれ実施する会議だけで、合計6件の定例会があります。
—— SGMs導入前は、どのような方法でミーティングを進めていたのでしょうか？
牟田：ミーティングのアジェンダや議事録は、クラウドストレージ上でドキュメントを作成し、日付ごとのフォルダに格納して管理していました。ただこの方法だと、過去のファイルの閲覧がしにくいんですよね。フォルダをいちいち探す手間もかかっていました。
ファイルを分けず、一つのドキュメントにどんどん追記する方法を取っていたこともありましたが、記載量が多くなるのでわかりにくくなってしまう。情報は蓄積されていましたが、アクセスしづらい状態になっていたと思います。
プロジェクトの進行が可視化された
—— そうした状況の中で、「SGMs」を導入いただきました。お二人のチームでは、具体的にSGMsをどう使っているか教えてください。
加藤：まだまだ試行錯誤中なのですが、ミーティングの目的、種類によって使い方を変えていますね。
プロジェクトチームでは基本的に、自社メンバーに加えてパートナーさん、クライアントさんと定例ミーティングのアジェンダを共有するために使っています。
一方、社内の経営陣との定例会議では、参加メンバーが各自取り上げたいトピックをSGMs上に集約していくスタイルを取っていて、会議の席でそこから議題をピックアップしています。
—— 実業務でツールを触ってみて、使用感はいかがでしたか？
牟田：SGMsを使って定例会議のアジェンダを管理してみてはじめて、自分たちがいつも行っているミーティングの方法について、「なるほど」と腹落ちした感覚があるんですよね。
加藤：僕たちの仕事はゴールの形が定まっているものを作るのではなく、その都度、意思決定をして、できる限り早くPDCAサイクルを回しながら新しい道を作っていくことです。
だから「SGMs」を使ってみて、これは一般的なタスク管理ツールとは異なり、自分たちが手掛けるプロジェクトを可視化してくれるツールなんだな、と実感しました。
はじめは使い方に慣れず、めちゃくちゃ細かいことまで入力したりもしていましたが……（笑）。
—— ちなみに、また新たなツールが一つ増えることに対して、抵抗感はなかったのでしょうか。
牟田：それはなかったですね。これまでドキュメントで行っていた定例会のアジェンダ作成が、そのまま便利なツールに置き換わっただけですから。他のツールと機能が重複していることもない気がします。ヴェネクトがもともと行っていた定例ミーティングのスタイルに、SGMsがちょうど合っていたのだと思います。
精度の高いアジェンダを作る土台が生まれた
—— 導入いただいて約10か月が経ちます。何か、実感できる成果はありましたか？
牟田：まず、定例ミーティングごとのアジェンダを関係者が誰でもすぐ一覧できるようになったことで、過去の記録の確認と、新たなアジェンダの作成がスムーズになりました。いつの会議で何がどう決まったのか、履歴がわかりやすく可視化されて、コミュニケーションロスも減ったと思います。
加藤：改めてSGMsの入力項目を見てみると、本当によくできているんですよね。自分たちが日常的に行ってきたこともあれば、「こういう項目も準備しておくといいのか」と、新たに気づいた項目もあります。
また新しいメンバーが入ったときも、「この項目を用意して埋める必要がある」と理解してもらうところからスタートできるな、と。
当社が行うミーティングは関係者がとても多く、一つひとつの会をいかに有効に進められるか、会議をきちんと設計できるかどうかが、プロジェクトの成功に大きく関わってきます。
そのため、事前に精度の高いアジェンダを準備できるかどうかが進行の肝となる。そうした僕たちの感覚と、ツールの設計が一致していると思います。
—— 今後、SGMsに対して期待すること、もしくは改善してほしいことなどはありますか？
加藤：事前のアジェンダ作成・共有だけではなく、会議後の決定事項、ネクストステップなどもわかりやすく記入できるようになるといいですよね。
牟田：それができると最高です！ 「SGMs」は、会議の進行を単に効率化するツールではなく、「よりよい会議の在り方」を追求し、実践するのをサポートしてくれるツールだと思っています。
今回、僕たちは使い方に関して手探りではじめてしまったので、ぜひコパイロツトさんが想定されている「理想的な会議の仕方」そのものや、使い方の効果的な事例をもっと知りたいですね。
ミーティング活用ツール SuperGoodMeetings
SuperGoodMeetingsはミーティングの活用を通して、プロジェクトの推進をサポートするツールです。プロジェクトのマイルストーンとミーティングのアジェンダを可視化し、いまのタイミングで何を検討、決定すべきかを整理できます。
▼本ツールを用いたプロジェクト推進サポートにご興味のある方は、お気軽にお問合せください。
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編集協力：大島悠
撮影：村穂紀成（ユニバ株式会社）
企画・進行：平林悠子（株式会社コパイロツト）
COPILOT Inc. + UNIBA Inc. Project Sprint Team.
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