[第７話]無人運営のための地元の巻き込み方～清掃・準備～
日本ユニストのインターン生で、和歌山大学3回生の大前です。
第6話となるこの記事では、地元の方々に協力していただいている宿の清掃と準備について、ご紹介します。
清掃と準備は、アルバイトとして雇用している地元の方々が担っていただいています。
2022年12月現在で、近隣にお住まいの主婦さん6人を雇用しています。
お子さんがいたり、他でお仕事をされていたりするため、配慮しながらシフトを調整しています。
お盆やゴールデンウィークなどの繁忙期には、清掃業者に委託する場合もあります。
TAKAHARAが開業した当初は、高原地区出身の日本ユニストの社員と繋がりのあった地域の方が手伝ってくださり、そこからどんどん紹介で広がっていきました。
実際に地域の方々に協力していただくためにどのような方法で連絡を取ったり、工夫を凝らしたりしているのか、以下でご説明します。
シフトについて
基本はアルバイトなので、時給制・シフト制で入ってもらっています。
シフトは１ヶ月ごとにまとめて確認します。その際にGoogleフォームとGoogleカレンダーを使っています。Googleフォームでシフトの募集を行った上で、Googleカレンダーで宿泊の予約情報と各アルバイトさんのシフトを一元で管理しています。
＜シフトの確認手順＞
宿泊の予約状況をメールで確認（SEN.RETREATの運営スタッフのみ把握）
↓
アルバイトさんにGoogleカレンダーで宿泊の予約状況を共有
↓
Googleフォームでシフトの募集を行う（前の月の20日まで）
↓
人数が足りていないところは再募集
勤務時間はお客様のチェックアウト後から次に宿泊されるお客様のチェックイン前の時間、10:30から14:30頃の約4時間となります。
基本的に準備は1人で、大人数の宿泊客が泊まった場合や、準備と清掃どちらとも行う場合は、2人で入っていただくこともあります。
やり忘れ、置き忘れを失くすための工夫
準備や清掃に関するタスクが多くあるため、対応忘れというミスが生じてしまう恐れもあります。
また、大阪にいる運営スタッフとアルバイトさんが物理的に離れたところにいるため、ダブルチェックをすることができません。宿泊したお客様が足りないものに気付いても、すぐに物品を届けることも難しいです。
アルバイトさんに向けた対応マニュアルがあるのはもちろんですが、さらにミスをなくすための工夫として2点行っていることを紹介します。
まず、1つ目がプランによってやらなければいけないことをその都度まとめて共有しています。基本的なマニュアルがあってもわかやまリフレッシュプランといった複雑なプランが多くなってきました。大人や子供の人数、ノンアルコールプランの希望等によって、その都度用意するドリンクの種類・本数が変わるため毎回表にまとめてわかりやすくしています。
その都度わかりやすくやることをまとめることで、アルバイトさんの負担を減らし、ミスをなくすようにしています。
2つ目は、業務終了後にチェックシートを必ずチェックしてもらい、運営スタッフにLINEにて報告・共有をしてもらっています。最後にチェックをしてもらうことで、モレをなくします。
まとめ
地元の方々の協力があるからこそ、宿の運営が成り立っていることを実感します。
運営スタッフとアルバイトさんが距離的に離れていることは一般的な宿泊施設と大きく異なる点ですが、離れていてもミスがないように、様々な工夫をしています。
また、運営スタッフが実際に高原や近露を訪れる際には、アルバイトさんを集めて意見交換も行っています。運営スタッフとアルバイトさんは普段、LINEで気軽に連絡を取り合っています。
信頼関係を築くことで、離れていても満足度の高い準備・清掃ができているのだと感じました。
次回は [第7話] 無人運営のための地元の巻き込み方～配送・食材～についてお話しします。
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