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スケジュールの立て方~入門3ステップ慌てないとらえ方~

こんな量どうやって終わらせば・・・
なんて思いながら目の前の仕事に頭抱えてしまう時もあるかもしれません。
そんな中でも進めなきゃと思って時間惜しさにスケジュールやタスク表を作らず来た仕事をこなす方がいます。
ですが事前に仕事量がわかっている場合だと効率が悪いだけです。
効率重視ですべてが解決とは言いませんが、仕事の余裕を生むきっかけになれば、ミスや急ぎのタスクなどにも上手に対応できます。

そのためにも以下の3つを意識したスケジュール作成をしてはいかがでしょう?

1,タスクごとに前後の余裕を開ける

1つのタスクごとに前後を少し開けておきましょう。
5分などでいいです。
小中学校の授業の合間などに10分ほどの休み時間がありましたがあれのようなものです。
時間が空けば一服の時間にあてたりしておけば急なことが起こっても慌てずに判断できるでしょう。
ことの時、移動時間はタスクとしてスケジュールに入れてください。
ただし、前後余裕が空いてるからと言ってその中身をキツキツにしてしまっては時間内に終わることができなくなります。
あくまで心の余裕を持った状態のタスク量にしていきましょう。
私の場合キツキツにしないことでより時間が効率的に使えると考えています。
余裕がなくなるタスク量になりそうなときはタスクを減らすように優先順位を決めて判断、余裕のあるタスクは納期を事前に伸ばすなどをして対応しています。

2,時間軸で区切る(とらえる)

スケジュールは時間軸でとらえることが大切です。
場所や管轄での予定表で建てる人がいますが実際スケジュールはあくまで時間の管理です。
右左に動いてしまうような見え方をするのでなくまっすぐ一本になるようにスケジュールを立てると楽になります。
どんなに分野違いの仕事が待っていてもこのようにみると頭の切り替えがスムーズにできます。
もし切り替えることがなかなかできない人は切り替えのための動作を何か作ってみてもいいと思います。
一口コーヒーを飲む、トイレに行く、背伸びするなどそのたびに気持ちを変える動作を作っておくと気持ちを切り替えられます。

3,誰に任せられるかの把握をする

もし、急な仕事ができてしまったとき今残っているタスクをこなせないことが出てくるかもしれません。
そうなったときに誰にこの仕事が頼めるのかを必ず把握しておきましょう。
メモに名前を書いておくのもありです。
これをすることで何かあっても安心して仕事をすることができるでしょう。
逆に、自分にしかできない仕事になってしまう場合急なタスクのほうをほかの方に頼むなど即時判断がしやすくなります。


さらにスケジュール立てを駆使するために

3つのステップを実行し仕事をするとしないとでは仕事の可視化などができ気持ちの余裕が生まれます。
さらにこのスケジュールをよりよくするための方法を2つ軽く伝えておきます。
それは仕事の流れと自分を知ることです。
仕事の流れを意識して周りの動向なども入れておくと仕事の流れはスムーズになります。
そして自分を知ることで気持ちの良し悪しを把握して「このタスクは余裕があるから休憩なしで行けるかも」「次は大事なプレゼンだから切り替えるために長めに間取ろう」などいう意識をしてスケジュールを立てられます。
このやり方をもとにして時間を味方にすることができればよりよい毎日を手に入れられるでしょう。

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