最強の会議進行、ここにあり

こんにちは🧚
今回は学生、社会人おそらく全員に有益であろうコンテンツを持ってきました👏🏻

ズバリ、定例ミーティングの進め方です！！！

この方法は、私が所属するコミュニティRaise your Flag(以下RyF)のコーディネーターさんたちが考案したもので、参考になるところがたくさんあったので共有させていただきます

せな流ミーティングの進め方

みなさんは定例ミーティングする時、どんな感じで進行していますか？
私がいつもやっているのはこんな感じ

せな流MTGの進め方 *参考にしないでください
1. 近況報告
2. つまづき
3. 解決策
4. 今後の方針

お恥ずかしながら、会議の進行の仕方をよく勉強していなかったので、これで満足してしまっていました…
私と同じような状態の方いらっしゃると思うので(え、いない？)一緒に勉強していきましょ＾＾

最強の定例会議進行

本来はスプレッドシート上にテンプレートがあって、それを埋めていく形で会議を行います
今回はテンプレ中の、これいいな〜の要素を掻い摘んでお話しするので、みなさんもご自身の状況にあわせてテンプレ作ってみてください！

その1：
事前に共有事項を書いてきてもらう

最強の定例会議進行は始まる前から違う！

あらかじめ参加者全員に、会議で話したいことをテンプレ上に記入してきてもらいます📝

これ、せな流MTGの進め方「近況報告」にあてはまるのですが、読めばわかるような共有事項を、わざわざ会議の時間を使って読み上げる必要ないですもんね…、時間を無駄に使ってしまっていました😵

その2：
事前に議題(話したいこと)を書いてきてもらう

共有事項と同じく、議題も先に書いてきてもらいます。特に議題がなければなしでOK

こっちはせな流MTGの進め方「つまづき」にあたりますね。流れとしては同じですが、やはり先に書いてきてもらうというところが大事なんですね。
もちろん、会議が始まる前に参加者全員が議題に目を通している状態になっている必要があります

その3：
事前にファシリテーターが時間配分を決める

MTG参加者が書いた議題に対し、
・決定に時間がかかりそうなこと
・会社にとって重要なこと
を基準に、ファシリが時間を分配します。時間配分が本当にそれでいいかどうかは、代表(最終意思決定者)に確認を取ります。
ここで、バッファ(余白の時間)は取らなくて大丈夫。会議は絶対時間内で終わらせるが鉄則なので、もしかしたら伸びるかも〜の配慮はご無用

その4：
決定事項、to do、締め切りを明確にする

いよいよ会議が始まります。事前に話し合う内容と時間は決まっているので、あとは進めるだけ。

そして、話し合いで決まったこと、それに対して何をするべきか、その期限はいつまでかを明確にします。

せな流MTGの進め方「解決策」はざっくりとし過ぎているので、きちんと"やるべきこと"と"締め切り"を決めておくのがポイントのようです

その5：
次の議題を決める

ミーティングが終わる前に次の議題を決めておくことで、次回のミーティングがスムーズに進みます。

せな流MTGの進め方「今後の方針」も同様の意味で使っているつもりでしたが、これまたざっくりとしすぎている。今後っていつまでだよ。「次の」とするところが重要なのではないでしょうか🐕

おまけ

会議をはじめる前にグランドルールを作っておくのを忘れずに！
今回のような場合だと、ルールはこんな感じ

会議進行グランドルール
・前日までに共有事項,議題を埋めてからご参加ください
・1議題あたり時間はファシリテーターが指定します
・終わらなかった部分は次回の議題に

まとめ

最後まで読んでくださりありがとうございました。

もしかしたらもっといい方法があるかもしれないし、状況に応じて対応するのが大切なので全く同じようにする必要はないと思います。
ただ、全体を通して絶対にどんな状況でも意識すべきだと感じたことがあります。それは、

みんながいる時でないとできないことなのか、一人でもできることなのか

参加している人の数だけ、時間を頂戴しているということを忘れないように！！

もし、こういうやり方おすすめだよ！こうすればもっと良くなるかも〜！っていうのがあれば教えてください☺️