【400人集客！】オンライン新歓企画･運営のいろは②～ツールの下準備編～
こんにちは！学生団体Seaweed代表のかまだです。
今回はシリーズ第２弾ということで、オンライン新歓の下準備について描いていこうと思います。主に、使用したツールに焦点を当ててお話ししますね。
準備すべきことはざっくり分けて以下の４点です。
１．運営チーム内での連絡ツール（LINE、Slack）作成
２．新入生・参加団体との連絡ツール（LINE＠）作成
３．YouTube liveの設定
４．有料版Zoomの契約
私たちが開催したオンライン新歓は前例がないイベントだったため、運営側の私たちも手探り状態で進めていました。下準備と当日までの準備含めて、最低でも２週間はあった方がいいと思います。
では、１から順番に見ていきましょう。
１．運営チーム内での連絡ツール（LINE、Slack）作成
運営メンバーを集めたら、まず最初に連絡手段を確保しましょう。私たちはLINEのグループ機能を利用しましたが、圧倒的にSlackがおすすめです。Slackはトピックごとにチャンネルを分けることができるため、話題が重複する心配もありませんし、円滑にコミュニケーションをとることができます。
Slack初心者の方は以下の記事をご覧ください。
初心者でもすぐに慣れるので、是非利用してみてくださいね。
連絡手段が整ったら、Zoomなどでオンラインミーティングを１度行ないましょう。新歓までの方針や、役割分担など重要事項はテキストではなく、直接話した方が伝達ミスを防げます。
２．新入生・参加団体との連絡ツール（Twitter、LINE＠）作成
初回ミーティングで方針が固まったら、まずは宣伝用のTwitterアカウントを作成しましょう。団体名や説明、アイコンは誰が見ても分かりやすいように設定できるとgoodです。
※参考：埼大オンライン新歓2020アカウント
ちなみに、アイコンはCanvaというアプリで作成しました。基本機能は無料で使うことができますし、プロ並みのデザインを作ることもできるためオススメです。
次に参加団体と新入生との連絡手段ですが、私たちはLINE＠を使っていました。LINE＠は、①相手の未読・既読状態が把握できること、②LINE＠と同じ感覚でコミュニケーションがとれること といったメリットがあると思います。
しかし無料版だと、送信できるメッセージに制限があることや、アカウント数を絞ってメッセージの一斉送信ができないことなどのデメリットも多いです。そのため、申込用のGoogleフォームを用意し、そこでメールアドレスを回収。回収したメールアドレスから連絡を取る方が効率的かと思われます。
３．YouTube liveの設定
前回の概要編でもお伝えした通り、私たちはZoomとYouTube liveを連携させてオンライン新歓を行ないました。
この連携のためには、YouTube liveができる環境を整えることが必須です。そしてこの設定には最低でも24時間はかかるため、早めに取りかかる方が良いでしょう。
まず、チャンネルを持っていない方はYouTubeチャンネルを開設する必要があります。この作業は非常に簡単にできますので、下のURLから手順を確認してみて下さい。
チャンネル開設が完了したら、YouTube liveの設定に移ります。
a. チャンネルの右上にあるカメラのアイコンから、｢ライブ配信を開始｣をクリックします。
b. アカウント確認のため、電話の音声メッセージかSMSで確認コードを受け取ります。コードが届いたら、指示通りに入力してください。
c. 黒い画面に切り替わったら、このような表示が出てきます。
表示通り、最低24時間待たないと次の工程に進むことができないため、ここはひたすら待機です…。
d. アカウントが有効になると、この画面になります。これで基本設定は完了です。
「エンコーダ配信」を使って配信を行なうのですが、この後の設定はまた次の記事で詳しく解説しようと思います。
４．有料版Zoomの契約
Zoomは基本的に無料で利用することができます。しかし、今回のような大きなイベントを行なうときは有料版(Pro)を契約しましょう。
約2000円／月で利用できます。有料版で使える主な機能はこちら。
・3人以上のミーティングでも時間制限なし
・ホスト権限を共有できる
・YouTube liveと連携ができる(予約配信も可能)
他にも様々な機能がありますが、イベントで使うのは主にこの3つです。
私たちの場合は、運動系団体と文化系団体が並行で配信をしたため、メンバー2人が有料版Zoomを契約しました(※2つに配信を分ける場合はYouTubeチャンネルも2つ必要です)。
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いかがでしたか？今回は主にしようツールの下準備について見ていきました。次回は、イベント当日までの流れについてお話ししようと思います！
ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
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