日々の業務効率をあげるタスク管理とは！？

営業マンだけでなく、ビジネスマン全体に言えることですが、
日々の業務のタスク管理が意外とできない人が少なからずいるようです。

少なくとも毎日始業までには、
その日のうちにやるべきタスクが6時間分はきっちりとスケジューリングされている必要があります。

6時間というのは、1日を8時間労働としたときに、実質作業できる最大の時間です。
最低2時間くらいは、想定外のタスクが入ったり、
集中できなかったりで予定したタスクができなくなる、という想定です。

それで、自分が6時間でどのような作業をどのくらいの量裁けるのかということについてですが、これが的確に把握できている人は私の感覚で言うと、100人に5人くらいです。

そもそも毎日スケジューリングがきちんとできる人自体も少ないのですが
（多くの人は、朝来て机についてとりあえずやるべきタスクを思いつく限り片っ端からとりあえずとりかかる。という仕事の進め方だと感じています）

スケジューリングができていても、そのスケジュール通りに日々業務を終えらえれる人は一握りです。

例えば、ルーチン内容のメール1通送るのに、どれくらいの時間がかかるか、さっと言えますか？

そして次は、実際に時間を計ってみてください。どれくらい合っているでしょうか。

人の時間の感覚は意外といい加減なものです。

私は、新卒で入った会社で、15分単位で自分のタスク管理をさせられていました。

当時は、時間にがんじがらめになって、相当ハードな日々でしたが、あの日々があったからこそ今では、おおよそ、自分の処理時間というものが正確につかめます。

なので、スケジュール通りにいかないことはほとんどないです。
まずは、何かのタスクを始める前に時計を見て、そしてそのタスクが終わったあともちゃんと時計をみて、どれくらいの時間がかかったのか、メモに残しておくといいです。

そうするとスケジューリングもしやすくなるので毎日のスケジューリングを怠らなくなります。

そのうち、毎日予定通りに仕事が終えられるようになり意図しない残業はなくなりますし、あるいはあらかじめ余裕のある日は、自分に与えられたタスクだけでなく、組織貢献につながるタスクにも手がつくようになります。

ぜひやってみてください。