起業メモ #44 株主総会を開催する
会社にとって重要な事項を定める場合、株主総会を開催して議事録を残す必要があります。今回は一人株式会社での株主総会の開催方法を記録として残します。
株主総会と議事録
株式会社における重要事項の決定は、「株主総会」あるいは「取締役会」で決議する必要があります。
取締役会を設置している「取締役会設置会社」の場合、経営に関する多くの事項の決定は取締役会で行われます。一方、取締役会を設置していない「取締役会被設置会社」では、すべての重要事項を株主総会で決議します。
株主総会を執り行うには、株主の招集などの手続きがいくつかありますが、一人株式会社の場合は出席すべき株主が自分しかいないため、「議事録の作成」が主な実施事項になります。議事録には開催日時や場所、出席役員などに加えて、決議した議事の内容や結果を記載して保管する必要があります。
株主総会の議事録を作る
株主総会の議事録というと難しそうな印象を持ちますが、内容に応じた様々な雛形がネット上で公開されているので、それに習って作成すればそれほど難しくはありませんでした。特に参考にしたのは、法務局の変更登記申請書に添付する株主総会議事録の例や、freeeサポートページです。
最初に開催した臨時株主総会では、自分に支払う役員報酬の金額を決議しました。これは定款にも次のように書いており、株主総会での決議が必要でした。
取締役が報酬、賞与その他の職務執行の対価として当会社から受ける財産上の利益は、株主総会の決議によって定める。
作成した株主総会議事録は、記名押印して保管しました。保管期間は会社法の第三百十八条（議事録）に、「株主総会の日から十年間」と定められています。定款にも次のように書いていたので、確実に10年間保管できるようにしようと思います。
株主総会の議事については、開催日時、場所、出席した役員並びに議事の経過の要領及びその結果その他法務省令で定める事項を記載又は記録した議事録を作成し、議長及び出席した取締役がこれに署名若しくは記名押印又は電子署名をし、株主総会の日から10年間本店に備え置く。
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