起業メモ #41 電子帳簿保存法対応規程を作る
電子帳簿保存法について、領収書を紙で取っておかなくて済むくらいの認識で経理をやってきましたが、どうやら社内規程を作らないといけないことに気づいて、慌てて作ってみた、という顛末を記録しておきます。
自分で経理をやると仕組みが分かる
前職ではいわゆる現場で働いていたので、受発注関連の書類や立替精算など、経理に関連するところは「書類を発生する側」として関わってきました。その際は、記載漏れや費目違いなどで書類を差し戻されることも多く、複雑なルールがたくさんありそう、という印象でした。
起業して実際に自分で経理をすべてやるようになると、費目（勘定科目）をどれにしたら良いか迷うこともよくあります。その都度調べて、そもそもの考え方を理解していくので、だんだん経理の仕組みが分かってきました。
経理でとても面倒だと思っていたのは、書類をあつめて保存して、期末の決算時に収支が合うようにエクセルと闘うイメージがあったためです。しかし、いざ経理処理を始めてみると、ほとんどが日々の会計ソフトでの登録作業ですみそうで、当初のイメージと異なりました。どうやら、ここ数年でペーパーレス化が進んで、ほとんどが会計ソフト上で済むようになったからのようです。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、従来は紙での保存が義務化されていた税務関連書類を、特例として電子データでの保存を認める法律です。2022年1月の改正で決まったのは概ね次の3点で、改正後に猶予期間を経て、2024年1月から義務化されています。
自身が作成した帳簿は電子的な保存のみでよい。
紙で受け取った領収書などは「スキャナ保存」した電子データのみでよい。
電子取引を行ったデータは電子的な保存のみ。紙での保存は禁止。
https://www.freee.co.jp/kb/kb-deals/deals-records-in-electronic-form/
私が起業したのが2024年3月で、当初から電子帳簿保存法に対応した会計ソフト（freee会計）を使っていたので、従来の紙での帳簿保存を全く経験せずに経理を始められました。電子申請の普及と同じく、非常にラッキーなタイミングで起業したのだと思いました。
電子帳簿保存法対応には社内規程が必要！
起業して自力で経理をやるには非常に便利な電子帳簿保存法ですが、自社がどのようなルールに基づいて電子保存をしてゆくかを明確に定めることが法律で定められていました。具体的には電子帳簿保存法に対応する省令「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」第二条2項に、「備付けを行うこと」として4点挙げられているもののうち、4つめが相当します。
電子計算機処理システムの概要を記載した書類
電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類
電子計算機処理システムの操作説明書
電子計算機処理並びに電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類
https://laws.e-gov.go.jp/law/410M50000040043
自社の規程を作る必要があるということで、急に難易度があがりましたが、国税庁や税理士、会計ソフトの各サイトにて、参考になるテンプレートが提供されていました。私は、freee社から提供されているものを主に参考にしながら、実際にやっている経理処理の実態に合わせて対応規程を作ってみました。
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