保育園保護者会の会計を拝命した話～現状理解編～

こんにちは、菱田（sato.si)です。
先日保育園の保護者会の会計を拝命しまして、引き継ぎをしてきました。そのなかで「これはどうにかならないのかしら」と思う業務があったので、とりあえずそれについて僕が会計をしている間に改善の余地がないのか検討したいと思っています。
園によって状況が違うせいか、少し調べても僕が思っていたような情報がヒットしなかったので、会計に当たってしまって業務を効率したいと考える人のために、検討の過程をまとめてみたいと思います。

できれば変えたい！
めんどくさいなと思った習慣リスト

1．データ管理

同じデータが入ったUSBメモリが多分3つくらいある。会計が持ってるのと、会長・副会長が持ってるの。
まだ分からないけど、最新版管理できてるのかしら。
「家にPCありません、超アナログ人間です＞＜」みたいな保護者もいけど、その人にとってもクラウドの方が使いやすいのでは。
LINEWORKSの非営利団体プランがいいかもしれない？
と思ったけど、これにはdrive機能がないのか。
Googleドライブかな。そしたら個人がMicrosoft officeを持ってる必要がなくなる。印刷系が不安だけど。
管理者的な振る舞いができる人を毎年用意できるんだろうかという問題もある気がするが、USBよりマシでは？
最悪名簿入りのUSB無くす、みたいなインシデントが起きる気がするぞ。

2．会費の現金回収

保護者会費が現金回収。現金回収するためには以下の手順を踏む必要がある。

• 全世帯に対する会費明細と領収書の作成→明細を集金用の封筒に貼って先生に渡す

• 現金を先生から預かって自宅での現金保管

• 平日にATMで入金

会費明細と領収書のイメージ

吐きそう。少なくとも会費明細は封筒に直接印刷するように変えるけど、そもそも回収は口座振替とかにできないのかな。
小規模園で予算規模が10万円とかだから手数料割合が高くなりすぎるかな～。
ここはもう少し詳しく検討する予定。

3．口座の名義変更

保護者会は「人格なき社団」という団体カテゴリらしく、口座が作れる。けど、会計担当者が代表者ということになるらしく、毎年口座名義変更のために平日に銀行に行かないといけない。
吐きそう。
園長先生に共同代表？みたいになってもらって名義変更を回避するみたいなことはできないんだろうか。
ここももう少し詳しく検討したい。
どうでもいいけど、人格なき社団って響きがかっこよくて好き。声に出して読みたい日本語。

4．経費が必要になるたびにお金を下ろしに行く必要がある＆細かい諸々

経費が必要になるたびに現金を口座から下ろして、担当する他の役員に渡さないといけないらしい。

・精算…レシート毎に払い戻し→通帳に用途を記入→返金後レシートを会計ファイルに保管
・帳簿代わりに使用しているため、支出の項目ごとに出金し、記入が必要
・必要金額を合算して入出金するのは不可

引き継ぎ資料より

吐きそう。
デビットカード作れないのか。レシートはスマホで撮って写真を送るで終われないのか。
1のデータ管理がクラウド化できたらワンチャンあるのかもしれない。
そして、なんで通帳を帳簿代わりに使うんだろう。その方が楽なのか？

とまぁ今のところこんな感じ。

まぁ無理だとは思うんだけど、、、

今まで僕と同じような検討をした人は無数にいたと思うんだけど、あまりネットにも情報がないということは無理なんだろうなとは思うけど、せっかく会計になったのでいろいろと検討していきたいなと思う所存でございます。