【はじめての投稿】 生産性爆上がり！無料で試せる絶対導入すべき仕事術&Webサービス5選

はじめまして「サトちゃん」という名でnote始めます

プロフィールにも書きましたが
[あまりお金をかけずに日常業務を3倍早くする]
を目標に
自分が試みている事をnoteを通じて皆さんと共有できればいいなと思っています

ちなみに仕事は建築業界で造作家具の設計・制作・施工を行う会社に勤め、主に現場施工班の作業員を動かしています
いわゆる肉体労働者ですが事務的な事もやっているので半肉体労働者と言ったところですかね

なので会社内にいるよりは外に出ていることの方が多いです
そんな僕が会社にいる短い時間で作業するためにやっている事を少しだけ紹介します

僕の試み〈無料でできる編〉

まずは〈無料でできる編〉ということで
お金をかけずに今からでもできる事から書いていきます

1.Googleサービス

皆さんGoogleIDもってますか？
GoogleIDさえ持っていれば様々なアプリが利用できます

タスク管理：
 ・Googleカレンダー
 ・リマインダー
オフィス系：
 ・Gメール
 ・スプレッドシート
 ・スライド
 ・ドキュメント
 ・Googleキープ
 ・Googleフォーム
クラウド：
 ・Googleドライブ

プログラミング：
 ・Google Apps Script(GAS)
 ・App Sheet

その他：
 ・マップ

他にもいろいろなアプリが用意されてますが
僕が仕事で使っているのはこんなところです

それぞれの説明はまた別の記事に書くとして
中でもスプレッドシート、GAS、 AppSheetはマストです

Microsoft Officeを利用している人が多いとは思いますがオフィスは有料ですよね
最近はサブスクモデルもあるみたいですが、なんだかんだ結構なお金がかかってしまいます

しかしGoogleは無料で使えます
ドキュメント、スライドはあまり使わないのでわかりませんが
スプレッドシートはExcelとなんら変わりはありません
Excelでしか使えない関数も多少ありますが逆もしかり
なので、そん色なく使えます

しかもスプレッドシートは他の人と共有はもちろん同時編集も可能なのでそれだけでもかなり便利です

Excelとの比較などはキリが無いのでまた別の記事に託すとして

僕が今ハマって勉強しているのが次の２つです

・GAS
・AppSheet

GASは「Google Apps Script」の略ですが
Excelで言うところのVBAマクロ
まぁいわゆるプログラミングですね
僕も以前はGoogleにはマクロ機能が(たしか)無かったのでずっとExcel使ってましたが、GASの存在を知りあっさり乗り換えました

それに加えてAppSheetを使えばローカルで使うアプリなら自作できるので、出先でスマホから閲覧、入力も簡単にできるようになります

AppSheetとは、ちまたで話題の「ノーコード」といわれるコードを書かずにプログラミングができるサービスです

２つともまだまだ勉強中なので、学んだ事はこのnote内でOUTPUTしていきたいと思います

2.ペーパーレス

そこそこの会社ならばペーパーレス化が進んでいるかもしれませんが
僕の勤めている会社では何でもかんでも紙じゃないと嫌らしく
紙であふれています

僕は机に置かれた紙はスキャンして捨てます
メールをわざわざ出力して置いてあったりしますが
それもスキャンして捨てます
むしろスキャンする時間すら無駄だと思っています
メールなら転送すれば済むだろうと思いますが
みんな紙が好きみたいで…

少し話がそれましたが
人を変えるのは難しいので、自分でできる範囲はペーパーレスにしています

理由はこちら

・持ち運びにかさばる
・印刷する時間が無駄
・紙だと検索できない
・その場でしか見れない
・机が散らかる

などなど、ほかにもあると思いますが
今思いつくのはこんなところかなぁ
ちなみに紙代とか印刷代は会社が考えることで効率化とは関係ないので外してあります

3.プログラミング

先ほども触れましたが、GASによるプログラミングを実践しながら勉強中です

エンジニアやプログラマーの方に言わせたら
プログラミングのうちに入らない
と言われるかもしれないくらい初歩的な事しか出来ませんが
事務的な、特にスプレッドシートでやる作業の幅とスピードが格段に上がります

ルーティン的な作業ならPC開いた時にはもうすでに終わっています(いや本当に)

そして、僕がやっている程度のプログラミングなら全然独学で十分です
Web上やYouTubeで調べれば大体わかります

しかも通常プログラミングをしても実装するにはサーバー契約が必要だったりするのですがGoogleはその必要がないので初心者でも簡単に始められます

4.グループウェア

これは他人が絡むのでなかなか有効活用できていないのですが
みんなが理解して利用できれば、かなり効率UPにつながると思っています

ちなみに今使っているのはLINEWORKSです

これになった経緯ですが
これまで会社携帯は、この令和の時代にガラケーだったのですが
昨年末頃にグループウェアStockとSlackを利用して社内で情報共有をすれば無駄な時間が減りかなりの効率化が望めるという提案をしました

そしてグループウェアを使うならスマホが必要だろうということで
今年の春にようやくスマホ化になりました
その際に携帯屋さんに勧められたらしく
LINEWORKSを使うことになったという訳です

社員が出した利用目的まである意見より
社外から勧められたツールを優先するってどうなの？って感じでしたが
いずれは独自システムを作るつもりなので導入はなんでもいいやと思い、すぐに切り替えました

それに、どうせ複数アプリを使っても使いこなせない人ばかりなので
使い勝手はあまり良く無いですが仕方なく使っている感じです
(ゲームだといくつもできるみたいですがねぇ)

とはいえ上手くは機能していません
変化を嫌い、新しい技術を取り入れる事に抵抗があるのか？
覚えるのが面倒なのか？
(これまたゲームなら調べまくってやってるみたいですが…)

愚痴っぽくなってきたので次行きます

5.スマホ通知

これはやってる人からすると
「えっ？なんでやってないの？」
というレベルだと思いますが

会社のメールや先ほど挙げたLINEWORKSなどのグループウェア、予定やタスクなどをPCでしか見ない人、結構多いのではないでしょうか？

僕は仕事柄、たまにしかメールも来ません
なのでメールを確認する頻度も少なかったです
が、とはいえ、そのたまに来るメールを見逃して
急な対応が必要になったりもしていたので
やはりどこからでも確認できる方が良いと思い
スマホからも見れるように設定してあります

僕の場合
会社携帯はAndroid
個人携帯はiPhone
でアップルウォッチも持っているので
必要な通知はiPhoneに届くように設定してます

特に会社メールは必須の設定だと思います
返信もスマホからできますし
もしやってない人はすぐにやった方がいいでヨ

ただし通知ばかり来ると
「邪魔されて集中できない」
と、なりかねないので
通知の厳選はする必要があります
本当に必要な通知だけに設定しておきましょう

6.おわりに

最後まで読んでいただきありがとうございます

少し長くなってきたので
〈僕の試み有料編〉は
次回に回そうと思います

有料と言っても会社によっては用意してもらえる事が多いので、興味のある方はそちらもご覧ください

今回紹介した各項目の詳しい内容もまた、おいおい書いていこうと思っています

今後はGAS・AppSheet・スプレッドシートの有効活用を中心に記事を更新していこうと思っています

少しでも誰かの役に立てば良いかなという思いでやっていくので
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