死ぬ気で守れ！打ち合わせの鉄血則

打ち合わせするときに気を付けていることはありますか？

打ち合わせには鉄則がいくつかあります。特に大人数が参加する会議では1時間会議するだけで数万〜数百万円の人件費が消費されてしまうため、「時間＝お金」であることを意識して時間対効果の最大化を目指すべきです。

そんな鉄則の中でも、世の中の打ち合わせをしている全人類に死ぬ気で守って欲しい鉄血則についてお話させてください。（流血してでも守りたいので、鉄血則という言葉を作りました。）

血を流してでも守って欲しい一つのこと。
それは「打ち合わせのゴールを明らかにする」ことです。

もう耳にタコができるほど聞いているかもしれませんが、打ち合わせをする上で最も大事なことだと思っています。

打ち合わせのゴールを明らかにする。つまり、その打ち合わせの中で何をしたいのか、何を決めたいのか、冒頭で全メンバーにちゃんと伝えるのです。

簡単な例だと次のようなものがあるかと思います。

・提案書のレビューをして意見をもらいたい
・企画を説明して上層部と合意形成をしたい
・新システムに必要な機能をヒアリングしたい

これらのゴールを話さずに、いきなり資料の一行目から話し始める人が本当にいるのです。そうすると、参加者は目的が見えていないため、どこに注意して話を聞けばいいのか分からず、いわば「ゴール地点を知らないままマラソンを走らされている」ような感覚を覚えます。

ファシリテーターはゴールを明確にし、打ち合わせの参加メンバーを完走させる義務があります。

ゴールを冒頭で伝えることは最低限です。本来であれば、ゴールへと導くためのアジェンダを事前に練り上げて、議論すべきポイントをファシリテーターがしっかりと把握しておくことが大切です。

また、打ち合わせのスコープに含めないことを明らかにすることも、議論を脱線させないために有益です。つまり、打ち合わせの中で決め”たい”ことに加えて、決め”ない”ことも明らかにしておくのです。

そうすることで議論の焦点を絞り、本当に決めたい部分に十分な時間リソースを割いて話し合いをすることができます。

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偉そうに書いておりますが、私がこれらをちゃんと意識してするようになったのは社会人になってからです。学生のときには微塵も意識しておりませんでした。理由は、時間に対する感覚が全然違ったからです。

社会人の一分一秒は非常に貴重です。
密度の濃い打ち合わせができるようにこれからも意識していきたいです。